时间管理与工作计划定

时间管理与工作计划Agenda-4设计课时：3HR课程目标1.认识时间管理2.掌握时间管理的流程规划。3.了解计划的步骤与要点4.了解证券人员的时间管理与计划技巧应用第一部分：认识时间管理1.什么是时间管理2.时间管理的理论发展3.如何运用四代时间管理方法4.时间象限的解析•时间管理就是自我管理•自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很对地做完,叫做效能•时间管理就是事前的规划或长期的计划什么是时间管理时间管理的重要性•时间是资本和无法更新的收入。•任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手。•管理好你的时间就能管理好你的工作。计划管理关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。▲待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。▲待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。▲待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一起床就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。▲每季季末作出下季末的学习工作规划；每月月末作出下月的学习工作计划；每周周末作出下周的学习工作计划等。常用的时间管理工具记录自己的时间•美国管理学者P·F·Drucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。•试行三天，全面记录，分析“漏洞”所在常用的时间管理工具时间ABC分类法将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项学习和工作优先顺序，粗略估计各项学习和工作时间和占用百分比；在学习和工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。常用的时间管理工具时间“四象限”法著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”,时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的学习与工作上。常用的时间管理工具重要和紧急的不同重要的事：你个人觉得有价值且对你的使命,价值观及首要目标有意义的活动,来自内在的需求，对自己而言要事有时并不紧急但需要更多的时间,并且天天做。紧急的事：你或别人认为需要立刻处理的紧急时间或活动,来自外界影响你的生活與工作次序。我们可以用这两个要素及对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图”时间管理象限图重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急危机,急迫的问题,有期限的任务,会议,准备事项1、准备事项2、预防工作与计划3、价值观的澄清4、关系的建立5、真正的休闲充电6、授能自主管理干扰,一些电话,电子邮件,一些紧急的事件,凑热闹的活动1、细琐、忙碌的工作2、一些电话3、浪费时间的事4、“逃避性”活动5、无关紧要的信件6、看太多的电视20%15%65%1%1.选择目标2.优先矩阵3.自我控制4.时间规划与表单应用5.时间管理障碍排除第二部分：时间管理流程规划选择目标•连结使命宣言•审视自我角色•80/20法则緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩优先矩阵1、哪些事情妨碍你花更多时间在第二象限的重要活动上？2、列出下周你可能面对的一个属于第一象限（紧急且重要）的事件或活动，你可以在第二象限中做些什么准备来降低第一象限的影响？专注第二象限，从而减少来自第一象限的压力当面对怀疑是第三象限但却列在第一象限的活动时，用下列问题来检视自己：我内心深处的“事”是什么？我真的必须做这件事吗？假使我不做会发生什么事？我如果延迟或不做，这件事对我跟他人相处或与组织的情感帐户上会产生什么影响？杜绝不重要的活动自我控制1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.规划下周的活动时,回顾,评估你表现好的地方及应该要做哪些改变来协助你达成目标,时时检查你的进度,会让你从中学习与进步,你必须在每周末评估你的学习成果，反思你的使命宣言，然后应用于下周活动的规划。4.保持良好的体力;养成运动的习惯5.身心均衡地发展;培养良好的嗜好目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标1251008064483627181212020406080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十1251008064483627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十1251008064483627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十如何列管重要计划•将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来,并算出每个计划的效益.(如下一页所示)•在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定,红线的右手边)•有项目结束之后下一个项目就可以往左递补每个计划如何给予评分•先将所有计划列出来,分成短中长期(自行定义)•分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照:重要性,急迫性及成功机会来给分数.最好给5分,最不好给1分•将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划杜绝拖延•除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快•不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th学会授权•韩非子.八经–下君,尽已之能–中君,尽人之力–上君,尽人之智•诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.•为何事必亲躬?–因为怕部属取代–不放心部属,不信任部属–要求标准过高懂得拒绝•会花太多时间,时间不够会牺第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要•不好意思拒绝请托的原因–接纳请托比拒绝请托容易–担心触怒请托者–想要做广受爱戴之好人–不知如何拒绝他人之请托•每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事良好工作习惯的养成第三部分：工作计划1.计划的重要性2.计划的三个特性3.订定计划应注意的事项4.计划的步骤与程序•提供正确的方向•提供准备的参考•提供执行的依据•提供控管的要点•提供评估的标准计划的重要性定义：决定目标及如何达成目标的一个程序。1.要能配合上级主管的目标、方针2.要能实现自己的任务3.要能成为行动的依据及评价工作成果的重要基准计划的三个特性•规划planning决定范围•时程scheduling决定进度•管制controlling决定结果•必须符合计划的目标订定计划的注意事项计划的步骤Step1确认目的•企业组织或个人想要达到的境地或希望实现的结果。我们期望得到的成果是什么？•这个成果对组织整体目标达成有何关联与贡献？•这个成果对个人及相关人员有何种意义?重点：确认企业组织的存在的目的确认个人的目的•目前真实的状况。•收集情报，以有效掌握事实的全貌•区辨事实与意见的差异•依据事实分析现况，以找出真实情况•运用5W2H将课题明确化重点：以现有资源为发展的基础WHY(為什麼)WHAT(事物)什麼事(情況)/什麼東西/什麼設備WHO(對象)對手/客戶群/主事人員/協助者WHEN(時間)時機/期限/日期/期間WHERE(地方)何地/區域/範圍/場合HOWTO(方法)執行方式/前進步驟/路徑/程序HOWMUCH(錢)成本/利益/費用/預算/代價Step2把握现况目的是企业组织、单位或个人想要达到的理想的境界。•目标是应是目的的更细化、更精确化的描述，应有必要性和必定性的关系。•将总目标划分为长、中、短程之阶段目标，•清楚连结目标与目标之间的关系•运用SMART目标重点：焦点法则Step3设定目标Step4制订工作计划执行方案重点：建立精准的行动步骤与对话确认目标达成之手段与步骤•明确任务职掌•作成系统化构想•掌握成功关键要素，作成推动方案•是什么因素或问题阻碍预期成果的达成？•明订时程表与管制计划•事先排除阻碍计划推动之因素(Empower)•预先规划应变计划以确保弹性Step5落实执行执行就是付诸行动。•全力以赴，以身作则•善用内外资源•任务分配与命令下达•教育训练、与辅导•随时与其它人保持联系•追踪与调整•Step6检讨与结案•检讨工作执行后优缺点和错误。•成果检讨与回馈•标准化/改善对策•下期工作计划重点：建立善的循环系统1.准时参加晨会，记录价值内容2.明确自己的目标，订立目标、分解目标3.月计划，周计划，日计划的建立4.将要做的工作建立备忘录，排出优先秩序，确认完成时间，突出工作重点，充分合理安排工作时间来提高工作效率。5.做好PDCA管理，事件归类（紧急、不紧急、重要、不重要）6.每天给自己两到三个小时的学习时间，学习专业知识和营销技巧。7.总结每天的工作，把未完成的工作重新安排8.。。。。。。。。。。。。。。。。。第四部分：新进证券营销人员的时间管理与计划技巧应用新进人员日计划8：30---9：30参加公司晨会，记录价值咨询信息、政策、任务分解、不懂的专业知识（晚上回家查询或请教同事）9：30---11：30驻点营销/户外营销11：30---12：00吃饭12：00---12：30休息12：30---13：00看书或者是新闻13：00---15：00驻点/营销客户15：00---17：00整理客户资料（拜访客户）制作明日工作备忘录总结今天工作，根据备忘录制作明日工作计划19：30---21：00学习专业知识（看书过证/专业学习）21：00---23：00学习专业知识（看书过证/金融讯息）明确自己的目标，订立目标、分解目标目标群体开户数引进资产拜访新客户晋升考试新人1-50-10万10交易+基础入职第一个月5-1020-30万20入职第三个月10-1580-100万50新进人员完成目标的周计划每周电话回访客户10个每周上门拜访2---3个每周统计有意向客户，并整理客户需求每周学习时间不少于15小时以上总结月分解目标的完成进度的跟踪做好PDCA管理，事件归类1紧急2不紧急3重要4不重要新进人员完成目标的月计划每月电话回访客户40个上门拜访15个每月统计有意向客户，筛选客户，分解客户周期：1、有意向短期成交2、有意向中期成交3、有意向长期成交4、没有意向成交每月学习时间不少于60小时以上总结月分解目标的完成进度的跟踪每月总结营销过程中的问题，并寻求答案本课程练习•列出您在未来一周的工作安排，区分它们的性质：待处理工作/事项重要/紧急重要/不紧急不重要/紧急不重要/不紧急备注1.2.3.4.5.6.7.重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急办理入职手续；掌握工作基础技能；准备从业考试；了解工作流程；参加岗前培训；与同事沟通交流。每日晨会与同事沟通感情；20%15%65%1%重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急办理入职手续；掌握工作基础技能；准备从业考试；了解工作流程；参加岗前培训；与同事沟通交流。每日晨会与同事沟通感情；20%15%65%1%重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急办理入职手续；掌握工作基础技能；准备从业考试；了解工作流程；参加岗前培训；与同事沟通交流。每日晨会与同事沟通感情；20%15%65%1%重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急但不重要不重要且不紧急带客户开户；带客户转托管；紧急询问；客户日常维护；工作日志；填写客户信息卡；客户投诉客户走访20%15%65%1%价值80%的工作价值20%的工作事项一：提供咨讯事项二：