时间管理与效率达人-老师版

1《时间管理效率达人》王启君教授(台湾)老師版2王启君老师成功大学EMBA美国乔治亚大学短期EMBANLP神经语言专家历任跨国公司职业经理人厦门大学EDP、MBA专聘讲师主讲课程：《以问题为导向的管理与创新思维》《頂尖人物(NLP)自我管理修炼》《EMT卓越职业经理人的十项修炼》《用行动学习法”打造学习型组织》《中高MTP主管管理才能强化营》《管理者情商修炼与领导力》《跨部门沟通》《职业幸福感----情绪与压力管理》《赢在执行力》《职业化素养提升》《团队建设与管理》《有效激励员工》《时间管理》3学习三原则忘记外界的事快乐地参与奉献你的体验4课堂要求禁止吸烟课间休息洗手间紧急出口关闭移动电话5效率达人-效率心态第一篇6变动的年代，无论企业经营或个人生涯规划都面临极大挑战；你的竞争力何在？明天的你又会在哪里？胜出或败退，现在正是思考的时候！时代洪流中，竞争优势何在？7Page77十倍速时代不确定的年代适应速度反应速度创新速度变革速度不是你在作什么是人家在作什么相对的比较8影响工作的三个重要因素态度技能9Page9•心态是人的一切心理活动和状态的总和，是人对周围社会生活的反映和体验，它对一个人的思想、情感、需要、欲望有着决定性的影响，它决定一个人对待工作，对待生活的态度。优秀因为态度效率达人-心态10Page10效率达人-心态11Page1112承诺书我承诺：今天是一个全新的起点。我要用勤奋摧毁懒惰的习性；我要用行动驱赶放纵的内心；我要加倍努力，我的潜力无穷我放眼未来，勇往直前！我承诺：我要接受新思维，运用新方法，使用新工具创造辉煌！我承诺：不管我昨天的成绩如何，我将全身心投入到效率模式的学习中！我坚信，只要我100%的投入，改变将从这一刻开始！我坚信，我一定能成为高效率人士！13效率达人-时间管理与效率工具第二篇14•人最宝贵的资产有两项:•一项是头脑---我们每天都要动脑•一项是时间---管理时间的水平决定你的成就•人每星期有168小时;56小时睡觉,21小时吃饭休息•剩下91小时---平均每天13小时由你来决定;依照你的目标来实现生命的价值!认识时间管理你希望成為什麼人?效率达人-时间管理15•因为我们不知道究竟什么对我们最重要，•所以每件事好像都很重要,所以我们不得不每件事都做。•有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。•每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，•究竟什么对我们最重要。因为我们不知道.•究竟什么对我们最重要，成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“我没有时间!!”忙人的告白效率达人-时间管理161.时间管理不是以时间为对象的管理2.时间管理就是自我管理,效率管理3.管理的关键在于掌握4.自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效时间效率管理的内涵效率达人-时间管理171.无法储存2.无法取代3.供给毫无弹性4.无法失而复得时间的特性效率达人-时间管理18时间效率管理的目的在于同时获得三效：效果：确定的期待结果。效率：以最小的代价或浪费获得结果。效能：以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。效率达人-时间管理19时间的价值•可以支配的时间就是财富本身。——马克思•世界上最珍贵的东西就是时间。——爱迪生•人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。——伏尔泰•要充分利用时间，每一事务都要安排时间。——富兰克林•时间是最高贵而有限的资源。——彼德·杜拉克20下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？测测你的时间安排是否合理21下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理22总结你的时间效率掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法1——4“yes”23时间浪费到哪里去了？•不速之客电话打扰•会议•缺少目标、计划、优先次序•同时要做的事太多•搁置未完成任务•缺乏自我约束•经常需要重新阅读同一材料•对每天规定的目标只完成一半，却不知为何•每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上•漠视自己的行动计划变得越拖越长•当需要时，无法找到重要的文件•由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找什麼是時間管理?鑽石STORY效率达人-时间管理24练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3.你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话4.有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时5.明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6.明晚有一场演唱会每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）25练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：7.你在图书馆借的书明天到期8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份10.明天下午2点到4点有一个会议11.你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）26练习：13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14.你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗15.你想好好洗个澡16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17.你身上只有5块钱，需要取钱18.大家明天晚上聚餐19.你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20.这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21.你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22.星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业时间23.你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24.下个星期二，你要参加一次业务考试27这份事件列表中的各种事件划分不同的优先级，按优先顺序把它重新排序，然后根据这些事件，制定一周的时间安排表。在这些项目中，有些是互相冲突的，有些是富有弹性。如何制做一份合理实用的计划表呢？在制做时间表以前，：1先把要做的事情全部看一遍2确定每件事情的重要等级3根据重要程度把事情重新排序时间表可以按照下面的格式：效率达人-时间管理28哪些事情你会放弃不做?为什么?29哪些事情为最高优先?为什么?认识时间管理30上个事件中可以分为几个价值类别：健康看牙医，洗澡，等等家庭给老家里打电话，等等友情买礼物，回信，聚餐，拜访朋友，等等爱情准备烛光晚餐，等等工作简报;会议;学习节目，整理材料，考试.，等等金钱晚上兼职面试，等等兴趣看演唱会，等等效率达人-时间管理31时间星期二星期三星期四星期五星期六08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.00每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）32星期一星期二星期三星期四星期五8:00检查、回复邮件，早饭检查、回复邮件，早饭检查、回复邮件，早饭8:309:009:3010:00开会评审项目10:30整理会议记录11:00聊天上网站，看新闻，检查邮件检查，回复邮件11:30吃午饭吃午饭吃午饭12:0012:3013:0013:3014:00和同事聊房价的话题被老板拉去训话约朋友周末出去玩14:30给老总汇报工作15:00检查，回复邮件15:30写自己的博客，忘记拜访客户检查，回复邮件上网寻找和客户沟通的技巧，检查邮件16:00看新闻，聊天16:3017:00检查回复邮件17:3018:00和同事聊天，准备下班网上看电影，聊天写行业分析报告给营销团队开会午休和同事聊天痛定思痛，立即打电话和客户沟通女朋友有事情，提前下班拜访客户请求客户的原谅硬撑到11点和客户吃饭回到办公室和同事发牢骚，聊天心情不好，网上聊天，检查邮件写自己的博客开会上网聊天，检查邮件拜访客户安抚对方对服务的投诉上网聊天，检查邮件和女朋友吃午饭打印明天项目的会议资料听歌写文档和同事聊天写营销计划写营销策路上网站，看新闻，检查邮件和同事一起玩游戏制作销售汇总表和同事一起玩游戏33任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：1明确你的价值观2确定你的目标3对你的目标按优先顺序排列4明确你的任务5对任务按优先顺序排列效率达人-时间管理34M2高度重要低度紧迫M1高度重要高度紧迫M4低度重要低度紧迫M3高度紧迫低度重要重要性高紧迫性高•时间价值矩阵(艾森豪定律卡內基ABC法則)35重要不重要紧急不紧急象限Ⅰ危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限Ⅲ干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限Ⅳ细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视要事第一的时间策略－时间矩阵36重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情优先矩阵37高效能个人/组织紧急不紧急重要不重要20-25%65-80%15%1%优先矩阵38艾森豪法则•1.每日下班前;将明日的工作事项白纸黑字的写出来.•2.将工作事项排列优先等级重要且紧急的事A类重要但不紧急的事B类紧急但不重要的事C类不紧急也不重要的事D类并将个类再分优先等级如A1、A2….B1、B2..效率达人-时间管理39艾森豪法则3.工作时先做A类再做B、C类4.下班时将未工作事项及明日工作依第二步骤重新排列优先等级5、周而复始、坚持到底!效率达人-时间管理40效率达人-时间管理4180/20原则80%的绩效来自20%的重要时间•去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域•集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题•在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作4220/80法则的例子•80%的营业收入来自20%的客户•80%的讨论出自20%的与会者•80%的客诉来自20%的客户•80%的人口集中在20%的地区•80%的看电视时间都花在20%的节目•80%的物料成本集中于20%的物料•80%的员工问题都出在20%的员工43每日任务中期目标长期目标价值观拖延中断与干扰杂乱的空间组织因素社会因素个人问题時間效率金字塔效率达人-时间管理44效率达人-目标与计划45九宫格执行计划法•1、找一个明确的目标•2、天马行空的思考方案•3、进行可行性评估•4、找出适合方案•5、方案功能性展开•6、详细的执行计划•7、行动、监督、检讨、改善效率达人-46目标计划九宫图47•第一、每天从事一件明确的工作，而且不必等待别人的指示就能够主动去完成；•第二、到处寻找，每天至少找出一件对其他人有价值的事情，而且不期望获得报酬；•