时间管理与日程安排

男领导女领导男秘书女秘书时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析一、时间管理（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABCD时间管理法（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”——拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（二）跨越时间陷阱（返回）1.要事第一（ABCD法则，大石头理论）2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.办公桌上的清理运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。（三）ABCD时间管理分类法（重点分类法）1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中2、列表分析ABC时间管理分类见表2-13、确定ABCD工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要而紧迫（1）不重要（2）紧迫（3）影响小或无后果D不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉5、实行ABCD时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析四类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类……F每天坚持如上步骤分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要而紧迫（1）不重要（2）紧迫（3）影响小或无后果D不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉实训：利用ABCD原则，对你本周内要完成的任务，进行归类周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析实训：利用ABCD原则，进行归类案例导入：小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，交给了李经理。李经理叮嘱小菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明天8点以前给我打个电话叫醒我。”小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经9:00了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所以早上起晚了，来不及叫经理起床。本案例，工作人员在那些方面失误？第二节日程管理学习目标:1、掌握日程管理的内容和原则；2、学会制作日程表的方法3、学会日程表的变更与管理一、日程管理的内容秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：1.各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。2.商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。3.参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。4.到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。5.组织的各类重大活动的安排。6.领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。二、日程管理的基本要求：1.统筹兼顾:所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。2.安排规范:就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。3.效率原则:日程表的安排要体现效率原则。4.突出重点:采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。5.留有余地:安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。6.适当保密:领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。7.事先同意:在安排领导的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。其他：常提醒领导；领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表；已进行完的日程要及时标出案例：会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！”b、“老总，李总已到。还让李总等多久？”c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”在以下这些时候不要为上司安排约会：（1）上司快要下班的时候。（2）上司出差刚回来。（3）节假日过后上司刚刚上班。（4）上司连续召开重要会议或活动。（5）上司的身体状况不是太好的时候。（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。三、日程管理的形式1、日程表的种类（1）年计划表如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等（比较粗糙）。如有必要，也可按照半年如：2013年6月——10月学院主要活动安排表（2）月计划表如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等（3）周计划表如经常性的工作、业务等（4）日志如各种临时性活动等2、专项活动方案年预定表（未完）一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议周预定表（未完）22日(一)～28日(日)日期星期上午下午备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行四、制作日程表的方法1、年度日程表不必要太细，只要把年度一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以。2、月内日程表根据年度日程表进行安排的，上面注明上司出差，开会等重大事项。每个月连续制作。3、本周日程表一周之内的主要活动，如开会、外出拜访客户、听取汇报等记在这个表内，这是上司一周之内具体安排的基本依据。4、当天日程表依据周日程表制定出来。点评：当天的活动中，重要的是接待外商B公司代表团，参观考察和宴请不可更改。高层会议安排在周一。中午视察半小时，来回赶路，且联营厂可能午休。下午活动偏松五、日志系统1、日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵——以时间为线索;横——以事务为线索。2、日志的方法（1）手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划注意事项秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议3、上司工作日志的内容（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式