时间管理与沟通技巧

时间管理与沟通技巧寇增伟高级工程师在美资企业从事四年3D软件开发，在中兴网管二部GSM一科从事网管软件研发信条：想的到就能做的到！时间管理必要性时间管理基本法则提高工作效率沟通的概念沟通的障碍有效倾听工作中的沟通时间管理的必要性(一)-----白领的存状态学历贬值能力褪化时间管理的必要性(二)-----10美元的小故事注意事项工作繁忙的人与配偶或其他家人有意义的交流平均每天少于2分钟，与孩子有意义的交流平均每天少于30秒钟。人们一般每8分钟收到一次干扰，每小时约七次，即每天50-60次。每次打扰约5分钟，每天约4小时，也就是占50%80%的打扰无意义或极少有价值。在过去20年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。统计数据重点一些统计数据一些统计数据时间花哪了？7.5小时白日梦多一倍一个人如果工作桌乱七八糟，他平均每天会为找东西多耗费一个半小时，每周7个半小时。75%的人都说自己很累，10个人有9个会在会议开始的时候做白日梦。我们会记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。时间管理任务树时间管理基本法则（一）帕金森法则英国著名历史学家，揭示机构或公司管理人员持续膨胀的规律。任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关，往往有不断迫近最终时限的魔力。帕雷托法则意大利经济学家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“80/20原理”，又叫二八法则。在投入与产出、努力与收获、原因和结果之间，普遍存在着不平衡关系。少的投入，可以得到多的；关键的少数，往往是决定整个组织的产出、盈亏和成败的主要因素。时间管理基本法则80/20法则帕金森法则确定几件影响重大的重要事情，用非常短和清楚的时限来计划并执行他们。减少工作时间来做最重要的事情只做重要事情以减少工作时间。时间管理基本法则(二)艾森豪法则将事件按重要性依照A、B、C、D的优先顺序安排，把时间尽量用在B上，也就是作好计划，这样，A类所占用的时间缩短到最少（救火的工作）。C的部分可以授权，D的部分能不做尽量不做。时间管理基本法则很重要很紧急-----立刻亲自处理很重要不紧急-----计划性处理不重要很紧急----授权委任不重要不紧急----当作没看见核心依据分配资格矩阵考核项目成本小练习按照艾森豪法则，分析下列事情属于哪一类？下午五点钟，科长分给我一个外部故障，要明天早上解决。下午四点钟，文员发邮件要下班前提供打的发票。借得书今天到期，下午需要去趟图书馆。已经中午12点了，还有活没干完，中午就不吃饭了，吃饭这件事？经典实践科长催了好几次，要今天下班提交，还没写完经典实践科长催了好几次，要今天下班提交，还没写完小练习按照艾森豪法则，分析下列事情属于哪一类？科长月初布置了任务，安排本月中旬提供一篇经典实践家里孩子生病发高烧，奶奶不知道怎么去医院看病。马上要下版本，刚来了个EC要处理完做到版本收到问卷调查，对其他部门和科长考评。又要做广播操，真烦，还不如上会网。做操这件事？上班打来电话，说孩子高烧需要去医院，又收到开发经理邮件一个EC要处理完做到今天版本。科长打电话催今天提交经典实践，怎么办？每日行事安排技巧-----德式时间管理执行乐事经常检讨事件取舍：以完成自己人生目标一小步为主，不是只为别人做事，勇于拒绝说“NO”。性质分析：授权（委外代工）谁适合做，定完成时间和时段，相关任务一并处理。要包含20%弹性时间。“……一个没有时间管理的人，将成为别人时间管理的一部分。”排定顺序执行时段事件取舍性质分析排定顺序:按重要性排序，按顺序一件件做。执行时段:利用80/20法则执行，每天只安排50%时间，其余留给弹性时间，突发事件及休息时间。执行：人喜欢“快乐”感觉，做自己喜欢的事，目标引起强烈的动机。避开干扰，专心做事，集中联络和琐事处理。检讨：利用宁静时间自我省察，训练自己习惯渐渐的改变重点小王的一天倒霉的一天快乐的一天提高工作效率(一)-----桌面保持干净整理工作环境：让一切看起来更整洁和有条理，需要时能花最少的时间最小的力气以最快捷的获取最需要的东西。整理你的档案柜。清理你的办公桌。给个人电脑桌面和文件存储打扫卫生。提高工作效率（二）-----邮件处理整理电子邮件沟通方式选择电子邮件书写技巧电子邮件的整理收件箱成为未处理工作的备忘录提高工作效率（三）-----开会正确管理开会时间开会一定要非常慎重开会要注意的细节节省时间好方法对目标、任务等按优先级进行排序，从优先级最高的事物着手。1为自己创造一小时的宁静，集中精力完成最重要的事。2不要把时间表排得满满的，留下机动时间应付突发事件。3处理重要事情使用大块时间，聚精会神地做手头的事情。43当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。节省时间好方法和拖延做斗争，如果事情重要，马上做。1把大的、艰难的任务细分为小的、容易部分。2减少例行事务，委派、减少或推迟优先级低的任务。3迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易43学会委派别人做事，相似的事情放在一起处理节省时间好方法避免完美主义1设时间限制。如做决定时，不超过3分钟。2在行动以前，彻底地思索整件工作。3沟通沟通是一种能力，不是本能(如果我们…)我们在年轻的时候，就应该训练…著名的成功大师卡耐基说：“所谓沟通就是同步。每个人都有他独特的地方，与人交际则要求他于别人一致。沟通目的表达情感流通信息激励员工改善绩效控制成员行为沟通的基本问题别人的事与我无关心态Mindset我的想法就是答案自私自我自大关心五伦以内沟通的基本原理关心concern注意他人的状况和难处会不会想到别人注意他人的需求和不便注意他人的状况和难处沟通的基本要求沟通的过程‘收讯者编码发讯者渠道解码技巧影响编码的四个条件态度知识文化背景沟通渠道渠道（扭曲）课堂练习每两个人共分一张A4白纸将半张纸撕成一样大小四条。将每一条放到另一条中间部分。找一个人说明下列的写法。开会（一）通病：没有明确的目标和程序、没有准备、主管失控、无法发言或离题、盲从或默然、无人负责也无人跟踪、太多人参加。开会是一种瘾。开会是一种体现自己权威和满足感的表现欲。开会（二）谁参加、谁主持、谁控制谁先发言（由下而上，有外而内）谁负责与谁跟踪。谁在浪费时间（材料不该在会场读）谁结论沟通障碍地位之差异(专门术语)来源的可信度认知的偏误(忌讳招女员工)情绪的影响(大门、侧门、偏门)沟通组织障碍组织氛围负面、人性、改善决策信息过滤从上往下(power),从下往上(危机)缺乏反馈如何解决分析和思考讲话有重点善用比喻要求回报，事前弄清楚，事后负责任简化语言主动倾听主动倾听利用反馈有效倾听提问题不要批评控制情绪集中精神不要打断停止讲话沟通的方向往上沟通没有胆（识）水平沟通没有肺（腑）往下沟通没有心（情）让上司了解你自动报告工作进度。-让上司知道对上司的询问有问必答，而且清楚–让上司放心充实自己，努力学习才能理解上司的言语-让上司轻松。接受批评，不重复犯三次错误–让上司省事不忙的时候，主动帮助他人–让上司有效毫无怨言的接受任务-让上司圆满对自己的业务，主动提出改善计划。-让上司进步。Q&A