时间管理台湾

時間管理Howtousetimewisely李銘義義守大學副教授[e-mail]為什麼要時間管理?這張鈔票給你給你了以後…•你想拿他買什麼東西?•每個東西你願意花多少錢來買?•要先買什麼?•再買什麼?•如果有人跟你要，你會給他嗎?•如果有人要和你合購，你會答應嗎?操控時間的秘密操控時間的秘密•目標(Design)你想要什麼?•時間分配與先後順序(Plan)你要如何一步步地達到目標?你願意花多少時間在每件事上面?•你一小時值多少錢?成果＝時間價值ｘ投入時間你能創造多大的時間價值?OtherPeople’sTimeOtherPeople’sTime小明小華摺紙飛機5架/min4架/min摺紙蛙5隻/min2隻/min各自摺10機10蛙2+2=4(min)2.5+5=7.5(min)小明摺20蛙小華摺20機4(min)5(min)休息是為了更快地走路更多小技巧•優先思考重點,ex:先說結論•找出核心時間•站著開會•善用工具來創造時間價值•睡眠的方法•哪些事會浪費時間?時間即生命•「生命是以時間為單位，浪費別人的時間等於謀財害命；浪費自己的時間，等於慢性自殺」－魯迅懶惰的青蛙住在田邊的青蛙對住在路邊的青蛙說：「你這裡太危險，搬來跟我住吧！」路邊的青蛙說：「我已經習慣了，懶得搬了。」幾天後，田邊的青蛙去探望路邊的青蛙，卻發現他已被車子壓死，暴屍在馬路上。原來掌握命運的方法很簡單，遠離懶惰就可以了。拖延必付出代價•延遲起床遲到•延遲交功課一星期扣5分•延遲答覆詢問將失掉顧客•延誤機械修理故障後花費更大•遲遲不去慢跑容易縮短生命•一直不去看牙醫牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。為什麼拖延？喜歡做的事情熟悉的事情容易做的事情花費時間少的事情已排定時間的事情資料齊全的事情經過籌劃的事情别人的事情有趣的事情緊急的事情不喜歡做的事情不熟悉的事情難做的是事情花費時間多的事情未排定時間的事情資料不齊全的事情未經籌劃的事情自己的事情枯燥的事情不緊急的事情對策(1)─改變思想1.切香腸法，逐個擊破，逐步解决2.用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。3.改變自己愛拖延的思維方式•開始工作會痛苦完成工作會開心4.避免過分的追求完美對策(2)─坐言起行•建立目標•寫下優先順序•分配時間•坐言起行•再檢討再改進工作紙—愚公移山•有哪件事你一向想做,因抗拒心理,遲遲未開始•試找出一些有效的步驟克服之第一、二、三、四代時間管理概念時間管理的目的不在節省多少時間，而在幫助你我得到更好的生活，追求生命的價值！階段重點內容工具第一代備忘錄順其自然、時間追蹤隨身攜帶備忘，方便填寫或刪除紙條(Thingstodolist)備忘錄(memorandum)時間管理觀念與方法上的演變階段重點內容工具第一代備忘錄順其自然、時間追蹤隨身攜帶備忘，方便填寫或刪除紙條(Thingstodolist)備忘錄(memorandum)第二代規劃與準備事先規劃、安排工作與行程、標明期限行事曆、日記簿、MSOutlook時間管理觀念與方法上的演變階段重點內容工具第三代規劃、訂定優先順序、操之在我釐清價值、追求效率、操之在我訂立「中、長、短期」目標編排優先次序計劃表、組織表時間管理觀念與方法上的演變階段重點內容工具第三代規劃、訂定優先順序、操之在我釐清價值、追求效率、操之在我訂立「中、長、短期」目標編排優先次序計劃表、組織表第四代客觀的「最重要的事」人生的四大需求得到滿足(物質、心理、社會、精神)根據自然原則/農場法則訂定及達成目標-一週計劃表-探討生命中最重要的東西-認清角色-第二象限目標-堅持與正面想象-評估及自我欣賞時間管理觀念與方法上的演變事件緊重表緊急不緊急重要第I類:--又緊急又重要第II類:--不緊急但重要不重要第III類:--很緊急不重要第IV類:--不緊急不重要事務分類緊急不緊急重要第I類危機急迫的問題有期限壓力的計劃第II類防患未然改進產能建立人際關係發掘新機會規畫,休閒不重要第III類不速之客某些電話信件某些會議與報告受歡迎的活動第IV類繁瑣的工作某些信件電話有趣的活動偏重三及四類事務的人IIIIII緊急但不重要IV不緊急不重要結果:不重要--全無責任感--工作不保--依賴他人/社會機構維生偏重第三類事務的人IIIIII緊急但不重要結果:--短視近利不斷做危機處理,不懂預防被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力,怪罪他人人際關係浮泛,甚至破裂IV偏重第二類事務的人III不緊急但重要結果:--有遠見,有埋想平衡紀律自制少有危機IIIIV偏重第一類事務的人I又緊急又重要結果:--壓力筋疲力盡危機處理忙於收拾殘局IIIIIIV堂課：「好plan,好好plan」1.將表一二行程填入緊重表2.分析自己屬那一類型3.對自己類型感滿意?4.想想可如何分配時間,例如…5.四類都可能要做,但要留意比重成功靠記錄計畫是靠先〝寫〞出來，不是單〝記〞在腦。「做不完定律」•組織中有所謂的「做不完定律」•集中精力在重點工作上，設定正確的優先順序•配合能力與承受量把工作授權，留更多時間給重要的事。「重點法則」，可以分為四個層次：（一）藉ABC法分辨什麼是重點工作。（二）運用80/20原則，花全力處理重點工作。（三）用最簡單的方法，最有效的方法，簡化或處理非重點工作。（四）從結構面改善工作內容及流程。（一）藉ABC法分辨什麼是重點工作。1.A任務：最重要，使用15%時間，任務價值65%。2.B任務：中等重要，使用20%時間，任務價值20%。3.C任務：較不重要，使用65%時間，任務價值15%。4.依任務的意義與價值分配時間，從最重要的任務下手。（二）運用80/20原則，花全力處理重點工作。日常工作中一個較小的部份比相對的大部份擁有多得多的價值。（三）用最簡單的方法，最有效的方法，簡化或處理非重點工作。1.把同樣的工作集中處理、批次處理。2.改變工作流程、簡化工作方法。3.將較不重要或緊急的任務授權出去。4.對即不重要又不緊急的任務要保持距離。（四）從結構面改善工作內容及流程。1.仔細解讀工作內涵，找到新的工作模式。2.簡化步驟，使用新的有效工具，改善工作效率。3.進行外部溝通，改變及簡化工作流程。4.試行上級溝通，從改變工作定位、工作分工或者增加人力來改變。時間管理：80/20原則(定律)不緊急緊急不重要可做可不做容易做-耗費時間快點做，但可逐漸制度化重要慢慢做，且一定要做不容易做-拖延快點做常常是百分之二十的關鍵努力產生百分之八十的績效。「時間就像海綿裡的水一樣，只要你願意擠，總還是有的。」——魯迅古今中外許多成功人士都是「晨起人」，例如:織田信長、拿破崙、曾國藩、寶來副總裁白文仁、君悅總經理DavidPacey、台塑集團董事長王永慶等...他們的成功之道，就是利用早晨時光，思索局勢、規劃未來……想成功，先從晨起開始！早起一小時，人生大不同知名美學家蔣勳，清晨六點開始工作「每一個清晨，從黎明日出的微光看花，靜坐在花前，像參悟生命的來日方長……是生命的燦爛之花。」蔣勳，每天早上六點就開始工作，在花甲之年開創生命新價值。新任韓國總統李明博，每天四點起床李明博每天清晨四點半起床，運動一小時，閱讀一小時，從不間斷……這位CEO的總統，以早起的習慣鍛鍊堅韌的意志力。快看變成「晨型人」的小祕訣！然而，每天早上，仍有許多人難以離開溫暖的被窩…為什麼總是爬不起來、甚至愈睡愈累？如何才能成功擺脫賴床，成為「晨型人」呢？秘訣1：早睡早起調整生理時鐘，起床時間每兩週提早半小時，漸漸達到早上五點就起床。秘訣2：晚飯之後禁甜點、宵夜早餐可以吃得很豐盛，但是夜間若腸胃活動太旺盛，會影響睡眠品質，造成隔天起不來或睡不好。秘訣3：避免熬夜上網夜間上網容易不知不覺沉迷於遊戲或聊天，也會使腦部活動過於旺盛，造成失眠。秘訣4：春、夏開始執行晨起計畫對早起沒信心的人，可以選在春、夏開始進行，會更容易養成早起的習慣。「晨型人」的四大好處清晨五點就起床，除了利於時間管理，還有四大好處：「變美麗、變苗條、變健康、變聰敏」好處1：變美麗早睡早起是免費的最佳美容法，而且不必擦一大堆保養品，氣色自然就會好，而且皺紋會減少。好處2：變苗條早起可讓身體正常代謝，脂肪和廢物不會囤積在體內，若配合晨間運動效果更佳。好處3：變健康早起可讓體內循環良好，使抵抗力變強，減少感冒生病的機率。好處4：變聰敏早上頭腦清楚，吸收能力強，又有充分時間好好閱讀，比在通勤時擁擠的車廂內閱讀效果更好。堂課：作息圓餅圖•成分時間數比例•上課%•讀書%•休閒活動%•休息+睡覺%•生活瑣事%•其他%堂課：任務管制表•任務：必須要做的事。•優先順序：將任務內容的優先順序排列出來，第一優先的寫1，第二優先的寫2.，依此類推。•計時：預計要花多少時間來完成任務。•啟動時間：幾點開始進行，幾點結束。•完成結果：每完成一項任務內容就在後面完成空格內打圓圈，表示已完成。如果沒有完成的，就在完成的空格內打X，並且在後續行動說明原因及何時繼續行動。堂課：消除時間殺手•(1)電話干擾：一般人在接電話後習慣聊天一陣子，很浪費時間；•(2)開會：不重要的會儘量不要召開，開會一定要準時開始及結束，要好好地計劃，才不會浪費時間；•(3)不速之客：臨時有人敲門拜訪，一閒聊就花掉數十分鐘，所以儘量花費數分鐘即結束；•(4)救火：即總是在做應急的事情；•(5)拖延的習慣；•(6)猶豫不決；•(7)過度承諾；•(8)個人組織能力不佳；•(9)缺乏目標；•(10)缺乏優先等級；•(11)缺乏完成期限。赫曼.赫塞~諾貝爾文學獎作家「生命究竟有沒有意義並非我的責任，但怎樣安排此生卻是我的責任。」時間管理李銘義副教授義守大學通識教育中心TEL:07-6577711ext5241E-mail:[e-mail]