时间管理和GTD

Z时间管理和GTD2012-08ZZWHY：为什么需要HOW：如何做别人是怎么做的？五大理论四大法宝发展阶段我要怎么做——GTD理念思路方法Review：简单回顾Z目标：快乐工作、快乐生活现实：各种乱……累得吐血，事情也做不完，还挨老板骂；无所事事，时间在不经意间流逝；计划不如变化，计划总被变化打乱，结果堪忧；浪费太多时间在不重要的事情，或不需要做的事情上；同一件事情做了很多遍；最重要的事情没做好、没做完甚至根本没时间做，或者忘了做了；……WHY：为什么需要：Z理想工作模型：一个成功的事业型男女的工作模型白天处理各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望——这一切是在完全地摆脱了一天工作的纠缠之后，自然而然引发的结果。成功路线：你的成功可能取决于：你花大量的时间在思考什么问题，采取了哪些行动？从工程师到副总监，必然要处理大量繁杂琐碎的事务，很多事情都必须自己去做；但你必须快速处理这些琐事，留出时间思考公司前景和个人前途。时间管理是你的必经之路——快来掌握时间管理吧！WHY：为什么需要：ZWHY：为什么需要HOW：如何做别人是怎么做的？五大理论四大法宝发展阶段我应该怎么做——GTD理念思路方法如何做起？Review：简单回顾Z第一代：任务管理：便条和备忘录；第二代：规划未来：强调行事历与日程表，注重规划；第三代：要事优先：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划。讲究精力的合理分配，争取最高的工作效率；第四代：个人管理：平衡个人与集体、生活与工作。HOW：理论发展阶段：Z1、六点优先工作制理念：一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。方法：1.把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。2.每天按从1到6的顺序，全力以赴地完全地完成。——源自效率大师艾维利HOW：5大理论Z2、帕累托原则理念：1.生活中80%的结果源于20%的活动；2.要把注意力放在20%的关键事情上。方法——四大象限：1.重要且紧急——必须立刻做。2.重要不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。3.紧急不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，可能无关大局。4.不紧急且不重要——有闲工夫再说。基本要求：提升对事情重要性的判断力。——源自19世纪意大利经济学家帕累托HOW：5大理论Z3、麦肯锡30秒电梯理论理念：1.高效工作；2.要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。方法：凡事要在最短的时间内把结果表达清楚；凡事要直奔主题、直奔结果；凡事要归纳在3条以内。——源自全球最著名的管理咨询公司麦肯锡HOW：5大理论Z4、莫法特休息法理念：1.人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松方法：一件事做累了，试着换另一件事来做。——源自莫法特HOW：5大理论Z5、GTD原则：一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。——源自DavidAllenHOW：5大理论Z1、SMART导向理念：1.目标导向；2.目标管理。方法：明确性（Specific）；衡量性（Measurable）；可行性（Attainable）；相关性（Relevant）；时限性（Time-based）。——源自管理学大师彼得德鲁克HOW：四大法宝by华为Z2、关注第二象限的四象限原则类别相关事宜处理方式一、重要且紧急处理危机、完成有期限压力的工作等。收缩二、重要不紧急防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划扩张三、紧急不重要不速之客、某些电话、会议、信件。收缩四、不重要不紧急阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。舍弃HOW：四大法宝by华为Z3、赶跑时间第一大盗的韵律原则理念：减少干扰：每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，占68.7%（5.5/8）；方法：一是保持自己的韵律（节奏）对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email）要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等二是要与别人的韵律相协调不要唐突地拜访对方了解对方的行为习惯基本要求：认清每一项工作的目的和预期结果，以判断精力分配；养成一种习惯，让自己保持一种工作节奏；与别人的时间取得协作。HOW：四大法宝by华为Z4、执着于流程优化的精简原则理念：崔西定律：难度=执行步骤^2例：完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。方法：能省就省，编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节。HOW：四大法宝by华为ZWHY：为什么需要HOW：如何做别人是怎么做的？五大理论四大法宝发展阶段我应该怎么做——GTD理念思路方法Review：简单回顾Z基本概念一个将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统；理念和目标快乐工作；平衡个人与集体、生活与工作如何做到？1、通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，把大脑空出来；减少遗漏、重复的工作；自动化事务性工作，减少工作压力；2、优化过程和方法：把你的时间和精力放在更重要的思考、规划、任务分解、结果监控等；做正确的事；GTD：GettingThingsDoneZ基本方法管理你的行动；管理的是你的行动。不是时间，也不是你自己——需要改变的是你自己的行为模式；从当前活动和任务的最底层入手——从任务分解开始；前期界定和筛选很重要，事情来的时候，直接扔进你的分类体系中——事务体系化、结构化；解放你的大脑；任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题；利用工具，而非大脑来记录待办事项——解放你的大脑。GTDZ原则：一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。步骤：收集整理组织回顾行动GTD：方法论Z理念：把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在“inbox”里；把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的“inbox”里——把一切赶出你的大脑；成功收集的三个必要条件1.每一个悬而未决的事情都必须存储于你的“inbox”里，而不是在你的大脑里。2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。3.你必须定期地清空“inbox”。GTD步骤一：收集ZGTD步骤二：整理Z对象：参考资料；下一步行动。工具1.文档管理系统；2.工作任务/待办事项。等待清单：委派什么人做什么事，什么时候review；下一步清单：如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作——任务分解。未来/某天清单：延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等——个人建议明时间，未完成再调整。注：与to-dolist的区别在于它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。GTD步骤三：组织Z回顾：每周（定期）进行回顾与检查；更新，可以确保GTD系统的运作；制订未来一周的计划工作。执行：根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。GTD步骤四、五：回顾与执行ZWHY：为什么需要HOW：如何做别人是怎么做的？五大理论四大法宝发展阶段我应该怎么做——GTD理念思路方法Review：简单回顾Z基本理念任务分解强制执行、坚持到底重规划目标导向+任务分解方法时间管理基本理念+GTD；积累事务分类体系、建立事务快速处理机制、积累专业知识。工具基本的任务管理工具，如MLO、Gtask等等如何做起？Z可能的工具：outlook系列googletask系列evernote系列MyLifeOrganized其他我的选择标准子任务支持——任务分解、积极思考的体现；跨平台支持——至少保证手机和电脑的互联；操作简单。我的选择重点考虑子任务支持——鱼和熊掌尚不能兼得；PC：MyLifeOraganized，doit.imAndroid/ios：GTasks，doit.imGTD工具ZWHY：为什么需要HOW：如何做别人是怎么做的？五大理论四大法宝发展阶段我应该怎么做——GTD理念思路方法Review：简单回顾ZWhy：为什么需要？理想：想要快乐生活和工作理想中的工作（生活）模式是什么样的？但总是有各种各样的问题问题的根源在哪里？——各种乱解决问题的关键是什么——时间管理基本理念+GTDHow：如何做？别人是怎么做的？时间管理的发展5大时间管理工具“时间管理”的四大法宝我要怎么做——GTD思想理念：平衡个人与集体、生活与工作基础方法管理你的行动解放你的大脑GTD基本概念原则步骤：收集、整理、组织、回顾、行动回顾对GTD的理解从何做起？任务管理工具强制自己做规划、计划积累简单的处理规则Review——纲要Z原则总则：快乐工作、快乐生活基础：自律平衡：平衡个人与集体、生活与工作集中优势兵力原则：集中精力解决大问题——《战争论》进攻第一原则；自我管理优先原则：偏重思考、规划、任务分解、结果监控；关注第二象限的四象限原则；方法行动指南：管理你的行动，解放你的大脑；过程：思考、规划、行动、思考（回顾、总结）；偏重：合理分配时间和精力，重心倾向于思考、规划、任务分解、效果监控等大处着眼：目标导向，定期梳理目标、调整计划；SMART；小处着手：从当前活动和任务的最底层入手，设定完成期限——任务分解；要有积累：日常事务事务分类体系、处理机制、专业知识库等；工具不强调工具（狭义）时间管理基本理念+GTD思想基本的任务管理工具可以解决80%的时间管理问题Review——方法、原则、工具Z非常感谢！