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时间管理法焦莉丽2013.7.30什么是时间？有人说，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”假设：有家银行，每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也无任何规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天用，也不能节余归自己。也就是说，前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何对待这笔钱？那么，时间到底是什么当然，每天不留分文地全数花完才能得到最大价值！你可能不晓得—其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是「时间」每天「时间银行」会为你在帐户里自动存入86,400秒供给毫无弹性无法储蓄无可取代无法失而复得时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。时间是一种供给毫无弹性、无法积蓄、无可取代、无法失而复得的宝贵资源你的时间,每分每秒都在消亡,包括此刻……区别仅在于，这一刻是否有意义，怎样让它有意义。如果，我们平均80岁寿命？1-20、60-80——忽略不计，余40项目每天耗时40年耗时结余我们剩下多少年的时间去创造生命的价值？一日三餐小时年年交通小时年年电话小时年年看电视、上网小时年年看报、聊天小时年年刷牙、洗脸、洗澡小时年年休假、白日梦闹情绪、身体不适小时年年???1-20、60-80——忽略不计，余40项目每天耗时40年耗时结余我们只有3.3年的时间去创造价值！我们如何管理它？睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年人的一生应该这样来度过的：当他回首往事时，不因虚度年华而悔恨，也不因过去的碌碌无为而羞耻。——保尔·柯察金问问自己•你经常来不及吃早餐吗？•每周你不止一次要加班工作吗？•会出现忙碌了一天，却又不知道忙了多少事情吗？•会出现偶尔时间很紧张，偶尔又闲的闷得慌吗？•你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？•你是否总觉得计划赶不上变化？•你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？•你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？•“没时间”是你的口头禅吗？•你忘记了重要承诺和约会。如果你有5个问题回答是肯定的！你就需要学习如何有效地进行时间管理！认识时间管理由于时间所具备的四个独特性——供给毫无弹性无法积蓄无可取代无法失而复得所以时间管理的对象不是「时间」，它是指面对时间而进行的「自管理者的管理」如何面对时间的流失而进行自我的管理——将过去做为现在改善的参考把未来做为现在努力的方向立刻去运用正确的方法做正确的事耗时因素分析1、电话11、没有沟通或沟通不准确2、不速之客的干扰12、下属的训练和发展不充分3、会议（预约、没预约）13、拖延、犹豫、做白日梦4、争吵、发火14、不会说“不”5、缺乏目标、时间计划、优先计划15、做事不能善始善终6、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性16、很少交派下属办事7、无效率的代表、委托人17、员工不足或工作不力8、做无用的尝试18、闲谈私事过多9、同一时间，想法、尝试过多19、缺乏自我约束10、不现实的时间期望20、缺乏协调和团队精神21、错误的倾听31、怨天忧人22、缺少反馈32、压力、紧张23、争议、个人问题33、不充分的工具与设备24、忧虑、恐惧、焦虑34、信息不完全或信息来的太迟25、不充分的计划、错误的变更35、不充分的登记系统26、约会等待时间过长36、过多的文案工作、邮件、读物27、记忆本身37、宠物、外界活动28、差的记忆38、不耐烦、办事急燥、草率29、对结果行为的迷惑39、不懂该事先做的事30、疲劳、讨厌40、对交派下去的工作很少检查请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失中最经常出现、最浪费时间的5个因素！1.2.3.4.5.时间管理误区之工作缺乏计划误区一•因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；•不做计划也能获得实效；•不了解做计划的好处；•计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；•不知如何做计划。导致后果•目标不明确•没有进行工作归类的习惯•缺乏做事轻重缓急的顺序•没有时间分配的原则误区二•职责权限不清，工作内容重复•事必躬亲，亲力而为•沟通不良•工作时断时续导致后果•不知道什么最重要—每件事都去做—没时间去想什么最重要时间管理误区之组织工作不当忙人的恶性循环时间管理误区之时间控制不够误区三•习惯拖延时间。•不擅处理不速之客的打扰。•不擅处理无端电话的打扰。•泛滥的“会议病”困扰。导致后果•对时间麻木•时间安排无序•离目标越来越远时间管理误区之整理整顿不足误区四•不擅处理文件归类•桌面杂乱无章导致后果•浪费时间•不容易专注•没目标方向，无连贯性时间管理误区之进取意识不强误区五•个人的消极态度•做事拖拉，找借口不干工作•唏嘘不已，做白日梦•工作中闲聊导致后果•荒废时间•毫无进步如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，则可能随时被社会所淘汰！世界上所有的成就都是「现在」所塑造的如何做好时间管理？明确目标有计划、有组织地进行工作分清工作的轻重缓急合理地分配时间与别人的时间取得协作制定规则,遵守纪律时间管理六项基本原则原则一明确目标目标是指……你想或期望通过努力而取得的一个确切的、明确的结果。制定目标有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。在选择或制定目标时应考虑两个方面——1.目标要符合自己的价值观2.要了解自己目前的状况✿成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。SMART原则S-Specific具体的，不能笼统M-Measurable可衡量的A-Attainable可达到的，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标R-Relevant相关的，指目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性T-Timebased基于时间的，指完成目标的期限有效的目标冲洗并清洁这辆汽车经常温习学校功课对所有客户提供更好的服务需大大减少投诉的数量今天下班以前尽快处理不具体不可衡量时间约束不清楚每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外每天至少花一小时温习数学功课在24小时内回复每位客户的电子邮件在目前的基础上，将客户投诉数量减少50%今天下午18：00以前明天到公司第一件要做的事情将大目标子目标化写下一个大目标写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小目标，即第一层树杈写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解所谓有计划、有组织地进行工作，就是——把目标正确地分解成工作计划通过采取适当的步骤和方法最终达成有效的结果原则二有计划、有组织地进行工作目标任务描述输入方法、步骤、工具输出完成考核标准开始时间结束时间原则之三分清工作的轻重缓急紧急不紧急重要不重要Ⅰ重要且急迫Ⅱ重要不急迫Ⅲ紧急但不重要Ⅳ不紧急也不重要紧急不紧急重要不重要Ⅰ•危机•急迫的问题•有限期的任务，会议的准备事项Ⅱ•准备及预防工作•计划•关系的建立•培训，授权，创新Ⅲ•细琐的工作•浪费时间的闲聊•无关紧要的信件•看太多的电视Ⅳ•干扰，一些电话•一些会议•一些紧急事件•凑热闹的活动偏重于第一象限结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ偏重于第三象限结果：短视近利缺乏自制力，怪罪他人危机处理轻视目标与计划ⅡⅣＩ偏重于要第四象限结果：全无责任感依赖他人或社会机构维生危机处理忙于收拾残局ⅡＩⅢⅠⅡ结果：有远见，有理想平衡，纪律，自制少有危机✿运用「四象限」法则——在正确的时间做正确的事！案例小故事：穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事长。原则之四合理地安排时间这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了帕累托定律（也称80/20定律）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的，按事情的「重要程度」编排行事优先次序的准则是建立在「重要的少数与琐碎的多数」的原理的基础上。80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；……80/20原则启示启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。误区：面面俱到——都想做好；完全主义——都想做完；平均分配时间和精力。80/20法则团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例造成的-当你面临很多工作而不知所措时，应该想到帕累托原则-锻炼自己寻找20％重要工作，并解决它。-因为我们不是全能，也不想做完美主义者，能力、时间、空间总是会受到限制的。-所以另80％的工作没有完成，就不再显得那么重要了。✿把时间用于少数重要的事。掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。原则五与别人的时间取得协作团队尊重协作时间安排原则六制定规则、遵守纪律在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。分析自己使用时间的方式和状况1、实施步骤-熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）-在表一中列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类-在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一-准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中-在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码-该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数-然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上-将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反-为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100-检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习-再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。如表三表一：时间使用清单表时间统计表二：一星期时间日志与简略分析表时间表三一星期时间总结表时间统计拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：1、我如何浪费我的时间？未来有何途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何