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——1源通和经理人培训之时间管理9/4/2019培训内容9/4/20192•时间的特点•影响成效的因素•有效利用时间的技巧下面哪些做法是对您的描述：•先捡那些有兴趣的事做吗？是否•先做容易的事再做困难的事吗？是否•先做紧急的事再做重要的事吗？是否•按事情发生的先后顺序处理它们吗？是否•不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗？是否9/4/201939/4/20194时间的特点时间是一种特殊的稀缺资源不能再生不能被节省或储存下来对每一个人都均等是有限的影响成效的因素环境因素访客电话邮件等候会议危机9/4/20196自我因素混乱拖延社会交往社会接受度完美度十大时间杀手•1、不分轻重缓急，一次想完成太多事情，不懂得统筹安排•2、电话与不速之客，等待与各种干扰来袭•3、工作环境杂乱•4、不会说“不”的“老好人”•5、拖延的坏习惯•6、沟通不良，做无用功•7、事必躬亲不懂授权•8、不必要的会议•9、没有目标或缺乏计划，没有设定完成期限•10、官僚作风89/4/2019案例：马经理的一天•上司打电话让马经理去谈话，谈了关于人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、客人来访等，谈话延续到10点。•准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资问题，解释到10：20。•找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示其他工作，马经理的思路和时间被分割和打断，布置工作一直延续到11点。•对文员报上来的文件等进行批示、处理，阅读文件、各类报告、建议书等，到12点，还有一部分没过目。•匆匆吃了饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起总经理交代的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。为什么时间总不够用8：3010：0010：2011：0012：0099/4/2019案例：马经理的一天•与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应是下属的职责，马经理准备亲自做相关计划。•招聘计划、招聘人员资格、招聘渠道及广告发布等内容拟定占去了马经理2个小时时间。•刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了会个人的私事和公司最近的传闻。•召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作，但会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。•下属走后，已经下班时间，没有时间完成报告，马经理只好带着未完成的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。为什么时间总不够用13：0014：0016：0016：3017：009/4/201910马经理的时间哪儿去了–为什么时间总不够用上司召见低效会议官僚作风事必躬亲电话打扰会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。喜欢下属事事请示和官僚汇报的作风，下属的不断请示和汇报，大大浪费了自己的时间。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。对公司员工解释薪酬问题，这本不属于马经理的事，有薪酬主管对下属工作不放心，事必躬亲，替下属做工作，结果每天埋在事务性工作里。9/4/201911有效利用时间的技巧时间管理方法一：有效的计划•做好每日计划•周工作计划安排9/4/201912确定工作目标9/4/201913计划适当授权角色目标如何利用你的时间更有效地工作澄清你的工作—和你的老板保持一致9/4/201914石块、碎石、沙子和水9/4/201915石块、碎石、沙子和水9/4/201916紧急不紧急不重要重要第一象限第三象限第二象限第四象限I碎石II石块III沙子IV水•防患于未然•改进产能•建立伙伴关系•发掘新机会•规划•危机•紧迫的问题•有限期压力的计划•不速之客•电话、信件与报告•不重要的会议•必要而不重要的事务•受欢迎的活动•繁琐的工作•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动重要性和紧急性•重要性：与目标有关的活动凡是有价值的，有利于组织和个人目标实现的事情9/4/201917•紧急性：是指必须立即处理的事情显而易见且拖延不得，但不一定很重要的事情9/4/201918•上级主管和你在工作的优先顺序上可能会有所不同---澄清你的工作目标和你的上级保持一致•工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。•越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要确定优先处理次序9/4/201919•日常行动只规划60%；•对不期而至的活动规划20%；•突发事件20%。确定优先处理次序9/4/201920如果偏重处理第一类事物…IVIIIIII灭火队员既紧急又重要压力精疲力竭忙于处理危机到处灭火，收拾残局时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁9/4/201921IVIII菜鸟紧急但不重要短视近利轻视目标与计划工作无重心缺乏自制力危机处理III缺乏自制力、短期行为严重，喜欢巧言令色，人际关系浮泛，头重脚轻根底浅！如果偏重第三类事物…9/4/201922IV既不紧急又不重要IIIIII全无责任感没有正确的方向依赖他人或社会机构维生工作没有头绪和重点，长久工作不保！偏重第四类事物…9/4/201923II重要但不紧急有远见有原则善于平衡善于把握时间对危机有预见及行动结果：运筹帷幄，决胜千里！偏重第二类事物…小结9/4/201924偏重于石块一类事务的人，他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断“三步药方”•把要做的事情列一份清单•从最重要的事情开始做起•每天都这么做9/4/201926如何提高工作效率1、了解自己每天工作时段的特性，并善用之；2、以PLANDOCHECKACTION(戴明环）的方式安排工作；3、保持良好的体力，养成运动的习惯。4、身体均衡地发展，培养良好的爱好。一日之计在于昨天下班前。一周之计在于周六、日。一月之计在于月底。279/4/20191、工作时段分配法则早上中午（13：00-15：00）下午晚上活力充沛，冲劲与勇气兼具（Do）思考迟钝，适合散心，放松（Check）冷静，沟通（Action,Plan）放松，人文，思考1、发球（Email）2、电话敲定事情，做事情。3、给下属方向，规划架构。4、执行进行中专案。1、面对面跟进2、检查3、沟通与协调1、思考问题2、写计划，更新并追踪行动计划3、更新与修改进行中专案1、花一小时阅读或写作9/4/2019282、每周工作性质分配法则星期一、二星期三、四、五星期六、日备注活力充沛，冲劲与勇气兼具（Do）思考迟钝，放松，沟通（Check）冷静，思考（Action,Plan）1、大型专案丢球2、组内专案丢球3、给予组员做事方向/做事重点4、创造议题1、跟进星期一、二所丢的球2、调整、更新计划3、议题收尾4、倾听，沟通1、想想目的是什么，意义何在？2、有没有办法提升自己价值3、计划/规划299/4/2019先问自己以下这几个问题1、你一天花多少时间看Email？2、你看Email的时间是连续的，还是片断的？3、你的Email有没有分类？4、你回信时是边看边回，还是分类后集中回信？5、你进Email信箱先看信，还是先发信？319/4/20193、如何管理你的Email9/4/201935时间管理方法二：授权授权是上级向下级分配工作的过程,它通常与一个管理者的责任相关联是可以帮助你节约时间的有力武器可以增强一个管理者的聪明才智把工作授权给下级,是给下属发展的机会不是用来惩罚下级不是让管理者摆脱自己不喜欢做的事情！9/4/201936制定所分配工作的目标制定需要的结果制定下属的权力范围及规定制定完成工作的限期询问下属的意见及疑问定期跟踪进展并及时修正如何授权9/4/201940时间管理方法三：控制和约束帕金森定律：对于一个不称职的管理者，他可能有几种解决的办法？工作往往会越拖越长，最终耗尽所有可用时间9/4/201941制定有效的工作计划，并按照执行有效的处理电话有效的处理不速之客改善拖延的习惯高效的会议控制和约束42备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话机被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀，却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料改善环境--从办公桌开始9/4/201943只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件都是最新的最频繁使用的文档极易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌无用的东西及时清除清理办公桌9/4/2019每日活动记录表姓名：日期：活动起止时间使用时间计划/中途插进重要性及紧急性评语489/4/2019注重结果，而不是只是忙忙碌碌Concentrateonresults,notonbeingbusy9/4/20195253希望我们能够珍惜时间提高自己生命的价值保尔柯察金（钢铁是怎样炼成的）：人最宝贵的是生命，生命每人只有一次，人的一生应当这样度过：当他回忆往事的时候，他不会因为虚度年华而悔恨；也不会因为碌碌无为而羞愧9/4/20199/4/201954让我们现在就开始做吧!谢谢！9/4/201955