集团公司公文处理办法

XX集团公文处理办法（试行）第一章总则第一条为促进XX集团各公司公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，依据《国家行政机关公文处理办法》及XX集团公司对公文处理的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条公司的公文是本公司在经营管理过程中所形成的有具有效力和规范体式的公务文书。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，必须做到及时、准确、安全。在公文处理中，严格执行保密法规和纪律。第三条本办法只适用于XX集团各公司日常工作中形成的文书管理，各技术类、研发类等专业性公文的管理可不适用本办法。第二章公文种类和格式第四条根据《国家行政机关公文处理办法》规定，结合本公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要等。（一）决定对重要事项、重大活动或重要制度的安排、发布，任免、奖惩相关人员，集团总部变更或撤销集团、子公司的相关机构。（二）通知适用于各公司转发集团总部和不相隶属公司的公文；发布规章；集团总部传达要求各公司办理和需要各公司周知或者共同执行的事项。（三）通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向集团总部汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复集团总部的询问。（五）请示适用于向集团总部请求指示，批准。（六）批复适用于答复各公司请示事项。（七）函适用于各公司之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向集团总部请求批准等。（七）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条公文格式（一）公文份数序号为准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，本办法规定将带有密级的公文要编制份数序号。编制的份数序号用三位阿拉伯数字，即“1”编为“001”置于左上角第一行顶格。（二）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用四号黑体，顶格标识在第一行右上角；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（三）紧急程度如需标识紧急程度，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第一行，紧急程度标识在右上角第二行。（四）发文机关标识报告、会议纪要用汉仪中宋简体32号标识，其余文种用红色黑体32号标识，居中排布。（五）发文字号发文字号用四号仿宋体，居中排布。发文机关代字一般为2-4位，代字取发文机关、部门的前一两个字，决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一发文机关的代字应统一。（六）公文标题用三号黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送机关标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（八）正文每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。（九）附件在正文下空一行，空两字用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号。（十）成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。（十一）印章要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。（十二）主题词“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号仿宋；词目之间空一字。主题词一般不超过四个。（十三）抄报、抄送、抄发机关标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的公司对齐；在最后一个公司后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位;抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位;抄发机关是将公文发往的相关下级单位。（十四）印发机关和印发日期用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（十五）页眉、页脚和页码除第一页外均要求使用统一的页眉页脚，页眉左上角使用XXLOGO标，右上角标注XX集团，5号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米；页码第一页在页脚底端居中标注，其余各页在页脚底端右对齐标注。页眉、页脚、页码用宋体小五号标识。第六条公文使用范围（一）本套红头文件须特定文种在特定范围内使用，文体包括：通知、通报、决定；文件内容范围：各公司向政府机关或外单位行文；各公司的决策类、通知类、重要规章制度类文件；各公司重要人事任命类、各部门负责人的奖惩通报类文件；集团总裁及董事会要求的其他类文件等。各公司内部的普通类文件可根据实际情况，使用本公司原有的公文模板。（二）红头文件只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行行文。（三）各子公司向集团公司、各子公司向下属部门行文，必须以公司名义或指定行政部门名义行文，其他部门一律不得以公司名义发文。（四）各子公司内部之间进行行文，以部门名义行文。第七条公文用纸和结构层次（一）公文用纸一般为A4型，左侧装订。（二）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第三章公文办理第八条发文办理（一）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（二）各公司向上行文，公文送负责人签发前，应当由行政部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。（三）公司相关负责人签发文件，均需填写《文件审批单》（详见附件1）并与公文一起归档保存。（四）公文正式印制前，行政部门应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（五）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（详见附件2）。（六）具体流程详见附件3。第九条收文办理（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。（二）各公司、各部门上报的需要办理的公文，统一送行政部门综合办理。行政部门应及时送负责人批示。对不符合本办法规定的公文，经行政部门负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。（三）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部门并说明理由。行政部门向发文部门说明情况。（四）收到上级部门下发或交办的公文，行政部门填写《文件签收单》（详见附件4）并及时进行登记并填写《收文登记表》（详见附件5）后送领导批示，或者交有关部门办理。（五）领导审阅公文需填写《文件审阅单》（详见附件6）并与文件一起归档保存。（六）送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部门负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。（六）草拟、修改和签批公文，用笔必须用黑色钢笔或签字笔，不得在文稿装订线外书写。（七）具体流程详见附件7。第四章公文处理原则第十条坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第十一条必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。第十二条必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过行政部门批准并送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。第十三条公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。第十四条各公司、各部门行文必须使用全称或通用规范简称。第五章公文立卷、归档和销毁第十五条公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。第十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。第十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。第十八条公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。第十九条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。第二十条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。第二十一条不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并经行登记。第六章附则第二十二条本办法由XX集团负责解释。第二十三条本办法自发布之日起施行，公司公文处理原有规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。附件：1、《文件审批单》2、《发文登记表》3、发文流程图4、《文件签收单》5、《收文登记表》6、《文件审阅单》7、收文流程图