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外外贸贸部部开开展展计计划划书书一一..外贸部定性及定位外贸部定性及定位二二..外贸部流程外贸部流程三三..外贸部工作要求外贸部工作要求四四..外贸部的贸易条件要求外贸部的贸易条件要求五五..外贸部业务的开展及要求外贸部业务的开展及要求六六..外贸部客户分析外贸部客户分析七七..建议及备注建议及备注一一..外贸部定性及定位外贸部定性及定位11））工作前沿性工作前沿性22））桥梁作用桥梁作用33））形象作用形象作用44））工作要求工作要求一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。说外销部门是公司与客户之间的纽带。基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。则。一一..外贸部定性及定位外贸部定性及定位二二..外贸部流程外贸部流程11））外部外部22））内部内部33））所需资料表格所需资料表格44））工作的特点及要求工作的特点及要求二二..外贸部流程外贸部流程------内部外部内部外部大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际业务部的工作主要是文求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。的工作。做到各种信息都有记录。二二..外贸部流程外贸部流程------所需资料表格所需资料表格11））样办单：（样办单：（SAMPLEFORMSAMPLEFORM））业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配件认后，外贸业务部也应要求各配件供应商打样确认，以确保质量交货期。供应商打样确认，以确保质量交货期。样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要填样办样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要填样办单，单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。另外：要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后在通知供应商生产。在通知供应商生产。2)2)报价单：（报价单：（QUOTATIONFORMQUOTATIONFORM））同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到同客人面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交报价单，报价单填写要标标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存货时间等。报价单由主管或业务员留存。。二二..外贸部流程外贸部流程------所需资料表格所需资料表格3)3)形式发票：（形式发票：（P/IP/I））这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后等。经部门主管或经理确认后要让要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4)4)成本分析单（成本分析单（COSTANALYSEFORMCOSTANALYSEFORM））在报价时，业务员要做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后在报价时，业务员要做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少可以上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时。利润如低于定：部门操作时。利润如低于5%5%刚要求征求经理的同意。因客人要求刚要求征求经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。故有此要求。二二..外贸部流程外贸部流程------所需资料表格所需资料表格5)5)生产加工单：（生产加工单：（ASSEMBLLINGFORMASSEMBLLINGFORM））在订单确认后，要根据同客所签合同，把客人的要求转成易于生产在订单确认后，要根据同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。6)6)采购单：（采购单：（PURCHASEORDERPURCHASEORDER或或P/OP/O））这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核发再传交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。二二..外贸部流程外贸部流程------所需资料表格所需资料表格7)7)验货报表（验货报表（INSPECTIONFORMINSPECTIONFORM））公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及昀终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及查。中期验货及昀终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货时通知主管或经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况。主管也有责任询问每张订单的情况。的情况。主管也有责任询问每张订单的情况。8)8)财务跟踪单：（财务跟踪单：（ACCOUNTFOLLOWACCOUNTFOLLOW--UPFORMUPFORM））公司要求会计处要