时间管理浅谈新知

时间管理浅谈新知前言时间的特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。前言时间的特性：时间不可以缺少，时间不可以替代，时间不可以存储，时间不可以增减，但时间可以管理！莫等闲/白了少年头前言据调查：一个活到72岁的美国人一生的时间分配：睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年你应该如何分配管理你有限的时间呢？前言•时间的价值年收入（万元）年工作时间（天）且工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80时间就是金钱！你的时间价值几何？前言时间的价值•你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值•钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的•浪费多少时间，就会浪费多少钱•规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益前言浪费他人的时间，无异于谋财害命！——鲁迅浪费自己的时间呢？前言时间管理•时间管理的定义：在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。“减少时间浪费，有效利用时间”•时间管理的目的：将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。前言为什么要做时间管理？时间管理就是自我管理！缺乏时间管理•容易感到恢心、愤怒和焦虑•没有多大的成就•缺乏自尊•没有办法真正的享受生活•一团糟的状态前言时间管理的理论发展第一代时间管理理论第二代时间管理理论第三代时间管理理论第四代时间管理理论磨刀不误砍柴工！前言第一代时间管理属于备忘录型优点：应变能力很强，压力小缺点：随意忽略整体规划忙碌中调配时间和精力前言第二代时间管理属于记事薄规划与准备优点：1.追踪约会事件2.达成率比较高缺点：产生安排的习惯注意到规划未来的重要前言•第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序优点：以价值为导向提高生产率缺点：忽略了自然法则缺乏远见分配有限的时间和精力、争取最高效率前言•第四代时间管理属于自然法则和罗盘理论优点：效率高方向对以原则为重心、兼顾重要性与急迫性时间管理的方法原则时间管理的原则原则一：80/20原则原则二：目标ABC原则三：四象限法则时间管理的方法原则原则一：80/20原则(柏拉图原理）協助我們，將大多數時間投入在能帶來更高回報的工作上，結果=生產力提高，工作量降低運用柏拉圖原理的三個步驟：★確認要達成的目標★確認達成目標下的關鍵重要活動★重新安排時間，將更多時間投入在關鍵重要活動上80/20原则•在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.80/20原则投入时间的80%(“次要的多数”问题)投入时间的20%(“重要的少数”问题)产出的20%产出的80%造成时间管理的方法原则如何坚持80/20原则？•列出全部工作项目•对工作按价值进行分类•分配自己的时间和精力常见误区：•面面俱到——都想做好•完全主义——都想做完•平均分配时间和精力时间管理的方法原则原则二：目标ABCA：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的运用ABC分析法来设定优先顺序C任务A任务B任务65%20%15%15%20%65%由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成)占所有任务组合的百分比时间管理的方法原则原则三：四象限法则(优先原则）把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事做起每天都这么做准备工作客户管理建立关系（内、外)团队培养个人成长、学习危机有限期的任务安全事故投诉重要紧急ⅠⅡⅢⅣ不速之客某些会议某些电话很多流行活动打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧尽量避免扩大Ⅰ尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量避免Ⅳ事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。偏重各类事务的结果不紧急紧急重要Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局不重要Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂活在第II象限身体健康愉快假期和谐的人际关系真正有效的授权确定自己的个人使命长期的职业生涯规划品格的培养关于人生的思考ⅡNONO活在第II象限ⅣⅠⅡⅢ65-80%20-25%1%15%高效能人士的时间安排普通人的时间安排ⅣⅠⅡⅢ25-30%50-60%15%2-3%有效管理时间四大技巧技巧一：明确目标•树立时间观念•设计职业生涯•切实的短期目标•合理进行目标管理技巧二：分清轻重缓急•运筹时间，充分应用•只做最重要的事情•时间管理矩阵•20/80原理的运用技巧三：制订计划表•六项工作法•制订有效计划•逐步实现远期目标•自我激励技巧四：立即行动•克服拖延•有头有尾•重视今日有障时间管理的四种观念•视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）•视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）•视时间为神物：忘记时间•视时间为奴隶：工作狂工作狂的害处工作效率降低养成拖延的习惯（珀金森定律）可能导致工作的失败！“工作狂”的原因勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活常见问题及对策•我们为什么那么忙？------（浪费时间的内因与外因）•目标及其设定•如何授权？•良好习惯的建立浪费时间的外在因素及解决方法(一)•电话干扰的原因及解决方法•不速之客的原因及解决方法•用人不当的原因及解决方法•社交闲谈的原因及解决方法电话干扰的解决方法•浪费时间的原因：1.害怕冒犯别人2.希望保持消息灵通3.自我膨胀4.享受社交的乐趣•阻绝干扰1.处理2.转接3.暂缓4.速办5.清净时间运用电话节省时间•暗示他谈话即将结束•提到有时间限制突然造访的不速之客1.解决方法延后处理把访客转交给别人另外安排时间2.回答问题简明扼要长话短说门户开放的不速之客•解决方法1.学会过滤2.转移地点3.站起来说话4.不要让别人找到你用人不当的原因及解决原因：员工能力不足1.公司雇人程序出错；2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。解决的方法：1.教导员工善用时间2.提升员工时间管理的成本意识社交闲谈的原因及解决•解决方法：过滤访客与电话衡量办公地点是否恰当设置一些暗示社交时间的结束技巧浪费时间的外在因素及解决方法(二)•权责混淆的解决方法•沟通不良的解决方法•进度失控的解决方法•资料不全的解决方法权责混淆的原因及解决•权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素：1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。权责混淆的解决1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定2.权责对等交出职责时一定要授予同等的权利主动检讨并提供对等的职权沟通不良的原因及解决浪费时间的原因：•不明白事情的重要性•没有时间•没有倾听•沟通的目的不明确•时机不当•沟通的机会不够沟通不良的解决1.学习改善沟通技巧的步骤2.学会做好一个倾听者3.使用恰当字眼4.运用非语言式的沟通改善沟通技巧•弄清目标；•排除偏见•及时记录•用字谴词是一件非常重要的事情进度失控的原因及解决•浪费时间的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告资料不全的原因及解决•浪费时间的原因：1.不明白事情的重要性；2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。•解决方法：1.认清事情的重要性，排除优先顺序2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。浪费时间的外在因素及解决方法(三)•会议耽误的原因及解决方法•文件复杂的原因及解决方法•工作搁置的原因及解决方法•旅行不当的原因及解决方法会议耽误的原因及解决•浪费时间的原因：1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的2.会议没有议程3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会4.开会没有计划5.会议过多或会议时间过长6.不能准时开会，或者不能准时散会7.开会时间有外来干扰8.讨论脱离议程的内容浪费时间9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决10.没有追踪对会议的执行情况会议耽误的解决方法•会议要有目的，没有目的就不开会•召开会议首先安排会议的议程•对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法•安排适当的计划•会议的时间和次数要适当•务必准时开会和散会•应付干扰、提高效率的办法就是指定规则•对于脱离讨论议题的解决办法•会要有议，议要有决，决要有行•追踪会议决议的执行文件复杂的原因及解决•解决的方法对于优柔寡断解决的方法不要拖拖拉拉学会授权抛开完美主义及时销毁过时的文件档案要分类存放对于各自工作的解决方法量力而行要有系统读速要快文件复杂的解决方法•文件读一遍后处理掉•不做授权给别人的事•文件过期一定要销毁•给档案表明寿命符号•不在一个时间做很多事工作搁置的原因及解决•浪费时间的原因：1.不明白问题所在2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确3.没有自我奖励4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混乱，没有条理6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性7.没法把事情分派出去，授权不当8.接受干扰9.变更优先程序10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成工作搁置的解决•应明白问题的所在•对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法•自我奖励•遇到急事不立刻反映•桌上东西安排的井井有条，条理分明•强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度•学会授权•排除干扰•更新，重新安排优先顺序•取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料旅行不当的原因及解决•浪费时间的原因1.旅行的目的不明确2.没有发觉替代的方法3.忘了需带重要物品4.没有善用旅行时间5.旅行安排的时间不好6.旅行归来后办公桌上堆积如山7.变更，或者重新安排行程浪费时间旅行不当的解决•首先要弄清楚旅行的目的•寻找替代的方法•列好清单•做好安排，达到最佳的结果•把你工作准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山•在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法浪费时间的内在因素及解决方法(一)•危机应付的原因及解决方法•计划欠妥的原因及解决方法•贪求过多的原因及解决方法•事必躬亲的原因解决方法危机应付的原因及解决1.不明白事情的重要性2.没有预期会发生问题3.反映过度把问题当危机看4.忙着救火5.做事拖延6.工作时间预算的不切实际7.机械故障、人为错误8.部署不愿透漏坏消息9.因重要人物提出要求而引起的过度反应10.进度失控危机应付的解决•记录危机工作日志，分析危机的来源•预期意外事故的发生•不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情•预防星星之火•担任主管角色的人应该主动积极，做好总结•低估状态，增加缓冲•动用最能迅速有效调整弥补的资源•培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息•弄清楚他们真正的要求是什么•把所有重要计划都安排好时