时间管理的10大技能

时间管理的10大技能如果我告诉你我有十个小贴士可以帮助你管理你的时间—无需费力、没有花费、也不用其他什么器具，将会怎样？这是戴夫•纳瓦罗在《规划你的日子》中许诺的解决你的时间管理问题的免费技能。这些建议来自戴夫的时间管理课程。（对于那些立即不假思索地说，显然这些光盘要花钱买的人，让我解释一下，他将这些内容编辑到一系列博客帖子中，因此人们无需花钱就可以得到所有好处。很酷的做法。）想了解更多吗？请查看他的解释所有十条技能的全部博客帖子。我保证你会发现一些帮助你将你的时间用到正途的有用技巧。十大技能帮您实现时间管理如果自由市场可以为所欲为，您定会紧跟生产力的热潮，聘用身价不菲的规划者，用复杂的组织工具武装自己，订阅十几个流行的Web应用，参加5000美元的研讨会，好让自己能够“完成工作并且做到要事第一”。问题是技术解决不了您的时间管理问题。这些问题无法通过单纯的“组织起来”或者使用“意志力”得到解决。改变人与时间的心理关系，改进使用时间的方法才能解决这个问题。所有以技术为基础的解决方案都会强迫你采用他人的操作模式，抛弃您现有的工作方法（因为他们声称你的方法是错误的），改用别人的工作作风。这样的方法几乎没有什么效果（除非你已经是那种工作作风的推崇者）。不要误解我的意思——天底下的Da*idAllen们和Ste*enCo*ey们都是有价值的贡献者（只要你不把他们奉若神明）。但如果您认为好的系统能够包治百病就不太现实了。其实您并不需要一个更好的系统，您只需要逐渐转变您对待时间、注意力以及结果的方法，就可以按照您所喜欢的方式使用时间。当有人强迫你使用他人的系统，那种体验将非常痛苦。从另一方面来看，能不能只关注如何改变现有的工作方式？能不能继续现有的工作作风并培养新的工作习惯？下面就为您介绍时间管理方法。当您准备跳出他人思考模式，着手建立自己的模式时，关注以下十大技能能够让您的人生发生骤变（无论您个人采用何种“系统”）。逐步改善其中任何一个（或者全部）技能，首先解决一些简单的问题，再进一步解决更难一些的问题，能够给你的工作带来持久的变化。当您开始取得小的胜利，您就更容易坚持下去并达到您所期望的结果。让我来告诉你如何运用这十大技能。技能1–保持激励/战胜自我怀疑时间管理的第一个技能是掌握持续激励的艺术。我知道在参加过时间管理研讨会以后或者购买了新的时间规划系统以后我们很容易受到激励，但通常最初的激动都会消失，您又会回归旧的模式。出现这种情况可能有几个原因。也许您选择的系统需要大量的执行工作，也许您在尝试改变无法让您达成期望的旧习惯时遭到了阻力，也许对于您来说保持事物原有状态也许不好，但尚可接受。无论是什么原因，都让您碰了壁。激情散去以后，您开始怀疑自己掌控时间的能力。这可不是你所要面对的情况，至少你以后不会再碰到这种情况。您马上就会学到保持激情并更好的管理时间的方法。您将会认识到你应该加强自信，让自己相信这一次您将动真格的了。这一次您将坚持到底，您信心坚定，目标明确，您一定要每天拿出实际行动来，最终完全掌控自己的时间。这就是掌控时间的起点——要么您完全接受，要么就是您确实无法掌控自己的时间。底线是如果您对自己的自我管理能力以及生活能力有所怀疑，您的行动就会大打折扣。您并不是真的要掌握时间，因为在某种程度上来说您生活在怀疑之中，一直怀疑自己是否能够管理自己的生活。想一想你那些与时间管理有关的思想包袱，想想您觉得无法应付手头全部事情的那些时候。想想每次当您不得不拖延时间或者强迫自己保持注意力时的挣扎。这些粗暴的感觉压迫着你。但实际上，它们全部存在于你的头脑中。您可以采用一种系统的方法将这些感觉转变为其他能够使您相信自己可以掌控时间并采取主动的感觉，即使您有大量来自内部的阻力也没有关系。这种方法将事情从“要我做”变成了“我要做”，就能将时间管理的痛苦大大降低。在全部十大技能中我建议您首先关注技能1，因为它能够保证您贯彻全部技能。尽管如此，接下来我们将进下一个话题：时间管理的第二个技能。技能2-面对现实你将要掌握的第二个技能就是我所说的“实战检验”，它主要是关注您每天如何支配时间。你看，我们都希望能够合理的支配时间，但是我们经常偏离目标或者浪费了成就大业的机会。我们都这样做（除非您你有更简单的确定时间支配情况的方法），否则你就无从得知您到底损失了多少生产力。您知道生活是怎么一回事。每一天的无时无刻您都要面对一个严峻的现实：您不是忙于当天应该要做的事情，就是忙于一些无关痛痒的事。您要么是“务正业”要么是“不务正业”。更可怕的是，平均每个人有50%的时间都没用在正事上，而做着一些能帮助他们实现生活目标以外的事情。我怎么知道呢？答案是一个被我称为“实战检验”的小工具。它不过是一张跟踪调查表，过去我经常用它来帮助客户认识他们到底有多少时间用错了地方，并且用来确定出现这种情况的原因，是因为他们每天的选择有问题，还是因为他们每天都忙于应付突发事件。这些无关紧要的事情就是拖您后腿，让您偏离目标的事情。除非您掌握了追踪时间使用情况的工具，否则您就会浪费大量能够挣更多钱的时间，或者浪费了您梦寐以求的休息时间。这就是您需要这个“实战检验”工具的原因。掌握了这个工具，您就能够发现如何改进自身使自己坚持每天做正事。事实上，每天坚持每隔一个小时记录一下时间的使用情况本身就能极大的提升生产力。（不相信吗？试一天你就能看到不同。）用一只铅笔一张纸，或者Excel表格都可以进行记录。这是您的系统，您可以纵容自己的偏好。任何能够让您轻松记录全天活动的方法都可以。活动圈现在，将您每天要做的事分为几类，我称之为活动圈。您可以想象一下一个由四个圈组成的牛眼形的靶子形状。位于中间的牛眼我们称其为计划圈。每天严格完成计划工作的时间归于此圈。当然，这是牛眼，因为您希望每天忙于正事的时间越多越好。在这种状态下，您能够完成大量的工作，时间已经失去意义，您的工作效率已经高过屋顶。其实你知道，我也知道，生活不会只存在计划圈。如果真的只有计划圈存在，您的工作清单将会非常之短，您现在也不会听我在这讲话。实际上，绝大部分时间里您都在努力争取进入计划圈，因为您一直被各种突然事件以及自己的坏习惯挡在计划圈以外。在这种情况下，您就进入了第二个圈，也就是围在牛眼外面的那个圈。这个圈被称为反应圈，这时您在忙于应对一些发生在您周围的紧急情况。有时离开目标工作处理一些紧急情况是有意义的。例如，如果您正在寻找新业务，然后有人给你打电话要完成一笔交易，还要给你开支票，那么接电话就是一个很好的反应行为。也有可能真的发生了非常紧急的情况，您必须冲到医院去看某个您非常关心的人。生活总给你抛出各种问题，你总要做你该做的事。事实上，我更愿意将这种情况称为亚反应行为，它更像是一种智能反应。但是另一方面，也有很多不用离开计划圈就能处理的事情。您不是必须要这样做——或者说您没必要现在就做。您肯定知道这都是什么事——都是一些看似紧急，看起来似乎应该马上完成的事情。但它们并不是那时的最好的选择，它们本可以等等再做或者安排到另外一个时间再做。但是您出于对紧急情况的反应或者想要拜托您原本应该关注的任务，您就会跳出来开始进行这些工作。您可以通过抗拒“芝麻换西瓜”的冲动来避免这种情况的发生。现在在您希望花费大部分时间的计划圈和毫无疑问也要占据部分时间的反应圈外面是最糟糕的遗憾圈。我甚至不用解释您就知道这是什么意思。当您回首这个圈子中发生的事，您会对自己说：“上帝啊，我真希望我不曾浪费时间来做这些事”。有时您花时间做遗憾圈中的事情是因为您想转移自己的注意力或者试图逃避生活中的某些事情。有时您只是因为生活闲散不知道应该干些什么，或者您想做一些琐碎的事情。但是由于您没有追踪时间去向，所以这样的事情一再发生。如果您追踪了时间，您就会充满了远离遗憾圈的渴望。远离这个圈子的方法就是追踪你的时间，并记录你所做的事情属于哪个圈子。就像记账能够防止过度消费，追踪时间能够提高您的时间意识，于是您就不会浪费那么多的时间。当您发现自己正在远离计划圈，您就会比追踪时间之前更容易回到正轨。等一下……好的，在这里，您可能会认为追踪时间听起来似乎并非没有痛苦，如果您不得不这样做，看起来还是挺难的。如果您真的这样想，那么，这只是一个摆脱工作的借口，因为刚开始做这项工作的回报是如此之高，而且工作量又是如此的小。这不像是你必须每过10分钟就停下工作在纸上进行记录，它更像是在工作过程中停一下写几个字，让您意识到自己刚刚停下了什么工作（或许是因为您正要分心或者偏离轨道）。事实上，在你每天坚持这项工作以后，它会变得越来越容易。到第三天，您将会认识到由于您变得更加专注，您每天至少挤出了1~2小时的生产力。而这一切只不过是因为您每天花了5分钟的时间在纸上涂涂抹抹或者更新电子表格而获得的。在您思考如何利用这些时间时，您就会变得更具责任感。技能3–导流技能第三个技能就是掌握引导的艺术。掌握这一技能，您的压力将减少50%。导流是一个简单的概念，您以前大概也听说过，但还没有来得及认真的付诸实践。这是关于管理生活中活动流的概念，就是那些等您处理的待办事项。您有100万件事情要做——100万个您必须完成的小小承诺。现在我称其为承诺，而不是任务。因为任务只会越堆越多，而承诺一定会实现，你说是不是？您希望自己更能实现承诺，那么让我们以这种方法重新开始您的行动。您每天从不同来源获得所有这些承诺：收电子邮件，电话以及邮件，与他人交谈会产生新的承诺。您在信封背面，即时贴上涂写，您在汽车上，在工作中，在沐浴的时候想着您要做的事情，在生活的每个角落里您都在为工作计划中增加新的条目——如果您做了记录。问题是，绝大多数人缺乏始终如一的管理所有这些承诺的方法。即时贴可能会丢失，电子邮件可能被其他邮件所湮没，邮件会一层一层的摞在一起，记录了工作计划的小纸条可能找不到了，与别人的对话也会被遗忘。无数的事情都会跳出来将您固定在反应圈中，忙于处理当时看起来最紧急的事。这就是大多数人的生活，它会消磨您的生产力。凭经验，您已经知道为此您丢失了多少时间。导流时代您所创建的这些渠道，实际上就是获得新承诺的方法。也许是您出门在外随身携带的笔记本，也许是您电子邮件中一个特殊的文件夹，或者是一个小录音机等等，所有能够让您在当场进行记录的工具。您在某种程度上已经在这样做，但是要想达到100%，关键就是您要提前决定使用某个方法来处理这些进入的信息。您建立了多个导流渠道？您可不仅仅是用信封或者用脑子来记录信息。当导流渠道完成以后，您就建起了一个优雅高效的获取全部承诺的方法，然后每天用几分钟时间将所有的承诺汇集一处（例如某个特殊的笔记本或者电子表格）以进行管理。一旦承诺被汇总起来，您就可以将其从笔记本上勾掉，删掉电子邮件，抹掉录音，因为您不再需要它了...您可以在同一个地点按照最适合您的方式进行管理。这个管理承诺的方法看似不够轻松，但是它的回报相当疯狂。当所有的事情都被集中在一起让您的心态非常平和，使得您更能分清事情的轻重缓急。您不必让所有的事情在脑中乱做一锅粥，您应该将所有要做的事情保管在同一个地方，随时准备采取行动。您再也不用去找一张放错了地方的纸。事情不会从天而降，您的生产力将极大提高。从长远来看，由于这个方法消除了压力，担心以及工作超载带来的痛苦，因此它是无痛的。如果您的承诺汇集体系尚未建立，请开始考虑着手创建吧。技能4-保持责任感制定目标是一回事，真正负责的完成目标则完全是另外一回事。责任是完成工作的关键，能使我们迅速完成工作并很少浪费时间。现在我们来谈谈这个问题。任何严肃目标的达成都要经过若干阶段。首先是设定目标——假设你要开办一家企业并在未来12个月里挣到50000美元。很好，不过设定目标只不过迈出了第一步，您接下来要做的第二步就是将这一目标分解为几个步骤，也就是制定一个项目计划。许多人并不这样做，他们认为自己能够直接完成目标，然后他们就会奇怪为什么他们从来没有实现过目标。他们中偶尔也有成功的，但往往比预期晚了很多年。因此，制定计划是达到目标的第二步。第三步就是给项目设几个阶段性的里程碑——这个你懂。比如三个月内我要完成这么多，六个