时间管理的艺术

时间管理的艺术左海云鲁讯不吃鱼；陈景润挨批时也能作自己的事；拿破仑不睡觉；康德的行动规律可对钟；……你知道吗？你有这样的感觉吗？•自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；•没有时间与家人多处一会儿；•没有时间多读书；•没有时间尝试新的事物；•没有业余爱好的时间。•总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。你知道你的工作时间有多少吗？•假如你的寿命是80岁，1岁至20岁不谈，你60岁到80岁是老年时期，处于半退休或退休状态，也不谈，那么你一生的黄金时间为40年。•一般人早，中，晚三餐，平均需要2.5小时，一年用去912小时，40年便用去36480小时，相当于4年时间。•人每天睡眠8小时，一年睡眠2920小时，40年就是11.68万小时，即13年。•每天用于交通时间平均可达1.5小时，40年便是2.19万小时。等于两年半。•如果你每天用于和亲友，同事聊天，闲谈，打电话的时间或平时闲聊的时间是1小时，40年就用去1.46万小时，等于一年半。•周末看电影，搓麻将，打球，听音乐，看书？平均每天花去3小时，40年用去4.38万小时，等于5年。•每人每天必做的三件大事：刷牙洗脸，大小便及洗澡，以及女士化妆，男士看报纸的时间。以上各项按每天1小时计，40年就是1.46万小时，即1年半。•一般人平均花在看电视上的时间大约40年要用去4.38万小时，即等于5年•如果你一年有7天休假，40年等于0.672万小时如果你每天都做白日梦或浑噩1小时，40年就是1.46万小时，把以上各项相加虚度时间总数3.59万小时。等于4.1年。•现在你还剩多少时间用于工作呢？•很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。•其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存在。•一天就是二十四小时，不多也不少。•不管你是谁，都是一样的。•所谓时间极少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已。•时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情。请回忆记录自己工作时典型一天的活动，包括所想所作的事(从起床到晚安)。这位校长为什么这么忙？•时间内容地点•7:00-7:30检查学生校徽校门口•7:30-7:50检查教师早自习出勤教学楼•8:00-8:45代高一语文课教室•8:50-10:00同总务主任研究送疯病教师入院办公室•10:00-10:20视察全校课间操操场•10:25-11:50同教学主任研究学生打架处理意见办公室•12:00-12:30帮助伙食团收饭菜票食堂时间内容地点•14:30-15:15上初三政治课教室•15:20-17:20帮助退休老师搬家职工宿舍•17:20-18:00打死乱放养的鸡两只职工宿舍•19:00-20:00张老师上门要求调动工作家中•20:00-21:00家长反映教师打骂学生家中•21:00-22:00王科长要求让他孩子插班家中•22:00-23:00前往某职工宿舍捉奸职工宿舍——对自己工作时间的分析自己时间哪里去了？你这样想过吗？•想法一：“我的习惯就这样，不好改”•想法二：“时间管理有什么用，计划赶不上变化”•想法三：“时间掌握在别人手中”•想法四：“时间管理太麻烦”时间管理的好处•有效•成功•健康有效时间管理的障碍目标不清楚无计划没有说不的能力干扰更多的干扰未活动的时间一时有太多事情压力及工作疲劳完全在工作没有玩乐下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法总结你的时间掌控我们是每分钟的主人否则便是每分钟的奴隶我们利用时间否则时间利用我们我们要如何做?时间管理的历程用完consume用好utilize用对right效率效果效益四代时间管理理论•第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。四代时间管理理论•第二代理论强调计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。四代时间管理理论•第三代理论是目前最流行的，讲求优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。四代时间管理理论•第四代理论是在前三代的基础上，以原则为重心，配合个人对使命的任职，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。•可达成的Attainable•符合实际Realistic•有时间限制的Timed设定目标（SMART原则）•明确的Specific•可衡量的Measurable20%的工作占整个工作80%的价值集中精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作80/20原则•80%的结果来自投入的20%的时间•80%的价值集中在20%的项目上•80%的销售额是源自20%的顾客•80%的工作失误来自20%的管理不当•80%的看报时间都花在20%的版面•80%的病假来自20%的员工Ⅳ第四象限不紧急不重要（不做）Ⅲ第三象限紧急不重要（授权）Ⅱ第二象限不紧急重要（多做）Ⅰ第一象限紧急重要（快做）重要不重要紧急不紧急四象限分析法四象限法解析Ⅳ•忙碌琐碎的事•广告函件•电话•逃避性活动•闲聊天Ⅲ•干扰、电话•信件、报告•会议•迫在眉睫的事•符合别人期望的事Ⅱ•做规划、计划•人际关系的建立•准备工作•预防措施•提升自己的能力•抓住新机会Ⅰ•紧急状况•迫切的问题•限期完成的工作•计划好的会议紧急不紧急重要不重要优先順序•执行•授权•延后•删除优先順序1.重视紧急2.先做可提早完成之事3.延后之事制定期限制定计划•必须事先对工作做出计划•必须按照计划去执行、去实施•必须留出处理不可预计事务的时间怎样做好时间计划——任务待办单法1、任务待办单——有效的时间计划方法今日待办事项任务类型完成者完成情况备注12……2、怎样填写任务待办单首先列出计划中今天要完成的工作；其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：必须要在两个小时内完成B类：必须在当天完成C类：三天之内要完成3、填写任务待办单的注意事项明确每天工作任务中的重点任务在高效率时间段安排高价值的活动百灵鸟型猫头鹰型混合型注意平衡性和交替性注意连续出现的工作任务把任务待办单变成自己的习惯！学习何时该说“不”•您无法做一切事情•避免接受去做您无法完成的事情•要与您的目标一致使用您等候的时间•在大众交通車上•等医生•等飞机•等候电话•您提早到达使用您等候的时间读信件写信或备忘录读书或听录音帶专心手头的工作•集中目标•调整干扰养成良好的习惯你要知道什么是好的时间管理习惯？对于领导人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的。好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。良好的习惯可以在有意中形成。工作效率低、办事拖拉时间观念差，工作时磨磨蹭噌工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次经常被电话、不速之客干扰上班时间不紧凑，晚上加班干什么事情都愿意管，认为自己很忙才好没有目标、没有计划、人云亦云零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间没有时间安排表，由别人来安排不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯√每天要花10分钟作计划√要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划√每周都将你的工作排出优先顺序√能在高效的时间里做完你的重要工作√有明确的生活和工作目标必须养成的习惯生命中的大石祝您成功