搜索
121.事先規劃好你的時間與步驟,以收事半功倍之效。3•每天空出一段時間來規劃事情。•拿一個小時來訂計劃,可以有二到三倍的效果出現。•你可以在上班之前比較安靜的環境(家裡或辦公室)訂計劃,或是當作上班的第一件事,或是在下班前訂第二天的計劃。•將時間加以分段,最好是以十五分鍾為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作,在一段段時間裡加速完成。•學習絕對專心,同時做兩三件事,像電視機選台器一樣。4「做正確的事」要比「按正確的方法把事情做對」來得重要。52.分析工作的優先順序,按照輕重緩急作處置。6依據優先順序•要掌控時間,就必須先能掌控自己。•設定個人目標,以便根據目標,分析工作的優先順序,按照輕重緩急做處置。•經常評估所設定的優先順序。7根據緊急性與重要性決定:•重要而且緊急:馬上辦。•重要而不緊急:好好規劃。•不重要但很緊急:1.馬上辦,但只要花一點時間;2.請人代辦;3.集中處理。•不重要也不緊急:有空再辦。8要將你的百分之百的時間,用於關鍵問題的處理。93.找出自己最有效率的時段以安排工作內容。10•早上八點至十點:精力顛峰,適合做規劃。•早上十點至十二點:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。•下午一點至二點:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。•下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。•下午四點至五點:適合技術性作、處理衝突問題。11•在效率最高的時段,你可以集中精力於:棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。•在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。•在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。12我們無法管理時間,我們只能管理自已與時鐘的關係,這需要組織與架構。134.組織你的辦公桌及辦公室,提升工作效率。14你可以這樣清理你的辦公桌:•挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。•可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽掘或桌面。•與工作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉。•一年半載內不會再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個東西最壞的結果是什麼?如果沒什麼大不了,就別猶豫了。•運用5S技巧－－整理、整頓、清掃、清潔、教養。15把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站:•辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其他辦公家具。•每天要用到的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。•將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。16不管理好自己的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。175.進行充分的授權,將工作分配給部屬、助理或秘書。18•找出哪些工作可以授權他人去做。•將工作交給能處理得最好的人。•信任對方,尊重對方。•清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。•授權不是推卸責任,你一樣要負起追蹤的責任。19秘書或助理不是花瓶,你應該和他們相互信賴,建立團隊工作紀律,發展出合作關系。•每天固定時間與他們討論工作內容,讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望,清楚知道你要什麼。•鼓勵他們分擔更多的責任,並允許他們發展自已的行事風格,可以做決定,而不是當你的影子。•給予充分的支持、認同與尊重。20成功的主管奉行兩個原則:在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定;直接向你負責的人應該提出答案,而不是問題。216.活用記事本管理時間22找一本口袋大小的記事本帶在身邊：•記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。•列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。•把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。•隨時記錄一些新想到的做法。•達成的項目就割掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。23像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。247.運用有效的方法取得資訊。25如何在短時間內得到最多的資訊？•在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。•不斷的學習如何加快閱讀的速度。•與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。•養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。•養成在等待的時候閱讀的習慣。•要求部屬在文件上做摘要。26鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。•閱讀前先了解自己的目的。•有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。•先讀標題。•讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。•想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。27有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。288.改變拖延的習慣，即時行動。29終結拖延的六個方法：•問自己：現在最重要的是做甚麼？而非問：我現在最想做甚麼？•先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。•將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。•不要等所有資料都到手才開始工作，有甚麼就做甚麼。•找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。•設定誘因激勵自己準時不拖延。30無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。319.技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。32•儘量少在自己的辦公室接待訪客，最好使用訪客接待室。•開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。•不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。•坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。•可能的話，明確的時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。•儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。•說些暗示性的話，例如：「我想這就是結論吧！」「我很感謝你來看我。」等。33選擇時間就是節省時間。3410.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。35•運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做運動。•縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。•養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。•定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。•錯過鬧鐘、找不到車輪匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。•無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。36忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。37節省時間的十個妙方•事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍這效。•分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。•找出自己最有效率的時段以安排工作內容。•組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。•進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。•活用記事本管理時間。•運用有效的方法取得資訊。•改變拖延的習慣，即時行動。•技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。•練就健康的身體，保持身心最佳狀況。