公文格式的数字顺口溜

公文格式的数字顺口溜公文作为一种格式规范、结构严谨的特殊文种，诸多行文细节都有详细的标准规定。这些规定根据其类别，大致可以分为定性和定量两大类。笔者通过梳理《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）（下简称《格式》）等文件，现就公文格式中部分定量规定加以总结提炼，希望能为广大机关文字工作者提供一点参考。一、字体字号“234”一篇公文中，大多数人都知道正文使用3号仿宋字体。但公文除正文外，还有诸多构成要素，其字体字号皆不大相同，故在制发公文时很容易出现错用字体种类和大小的情况。其实《格式》对公文各要素的文字大小及其种类有着明确规定（由于《格式》未对“发文机关标志”的字体大小作出明确规定，故本文不对其进行分析），通过分析，不难发现一篇完整结构的公文，其字体种类大约有6种类别，字号大小一般情况下仅有三种尺寸，分别为：2号、3号和4号。公文要素字号大小具体规定见下表：因此，我们只需记住特例，便可一次性理清公文格式中不同要素的字体大小。通过观察上表不难发现，一篇公文中，除标题使用2号字体、版记（抄送机关、印发机关和印发日期）和页码使用4号字体外，其余文字一般使用3号字体。如此就很容易区分开不同要素的字体大小，从而保证公文中字号不会出现错误。二、页边尺寸“5678”部分初涉办公室工作的年轻人在起草公文时，常常新建一个word文档便开始起草文件，其实word文档中默认的页边尺寸与《格式》的要求相差甚远。因此在起草公文时，个人建议首先对页边距进行调整。根据《格式》要求，公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。同时《格式》要求：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。因此可以很容易算出公文用纸下白边为35mm±1mm、右白边为26mm±1mm。四个白边的尺寸从下白边开始，逆时针读数，分别为35mm、26mm、37mm、28mm，四者的尾数连起来刚好就是“5678”，这样记数会容易很多。因此在起草公文时，应该首先在word“页面设置”中选择“页边距”附签，将页边距分别改为“上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米”，即可以准确地将公文的页边距固定下来。三、文字磅数“29、35”实际工作中，笔者经常发现不少同事对公文的行间距不是很了解，公文正文中经常出现26磅、27磅和28磅等种类的行间距。究其原因，一方面是《格式》未对行间距作出浅显直白的规定，另一方面《格式》虽规定“一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心”，但部分同事未正确设置页边尺寸，导致出现了不同类型的行间距。其实《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离。3号字字高约5.54mm，加上3号汉字高度的7/8的距离，故一行约等于10.39mm，而1磅约等于0.353mm。换算成Word文档中的磅值，正文3号字行距为29.4磅，取29磅左右。同理，公文标题2号字字高约7.7mm，加上3号汉字高度的7/8，一行约等于12.54mm，换算成Word中的磅值为35.5磅，取35磅即可。通过试验，我们将正文3号字的行距设置为29磅，结果刚好符合《格式》规定的“一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心”的要求，证明正文3号字行距29磅、公文标题2号字行距35磅是比较切合《格式》规定的。四、分隔线高“25、35”公文中除文字、符号和数字外，很容易被人忽略的就是分隔线。完整的公文格式中有两类分隔线，一是版头中的分隔线，一是版记中的分隔线，两条分隔线分别将正文与版头、正文与版记分隔开来。其中《格式》对版记中的分隔线作出了明文规定，要求版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。所以在绘制好分隔线后，将分隔线的宽度设置为15.6cm，即可满足与版心等宽的要求。此外，由于0.35mm、0.25mm换算成磅数后分别为1磅和0.7磅，因此将分隔线的粗细设置为1磅、0.7磅，便可得到《格式》所推荐的两种分隔线的高度。除上文提及的相关数字外，公文中涉及数字的部分还有“版头的分隔线位于发文字号之下4mm的居中处”“页码的左右一字线上距版心下边缘7mm”等规定，在此不做阐述。不可否认，公文格式除了上文提及的部分量化规定外，还有诸多定性的规定以及细节上的规定。公文写作人员需要牢记，在公文写作中认真加以区分，以保证公文在格式上符合《格式》等有关规定的要求，从而达到提升公文的质量和水准的目的。