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保险股份有限公司信息技术文档管理办法第一章总则第一条为规范保险股份有限公司（简称：公司）信息技术部技术文档（简称：技术文档）归档工作，规范产品开发过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。第二条为了更好地进行技术文档管理，信息技术部应指定一名文档管理员，专门规范管理文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。第三条技术文档按存储介质分大体可分为电子文档和纸质文档，分别采用不同的管理方式。技术文档按性质分大体可分为：行政管理文档、技术管理文档、商务类文档、项目技术文档、生产系统相关文档、程序文档、数据文档和其它。第四条文档的保密和安全根据文档安全管理需要，大致可划分为四个保密级别：(一)Ⅰ级：具有极高的保密需求，部门指定文档管理员负责。(二)Ⅱ级：具有比较高的保密需求，部门只允许某个团队或少部分人具有操作权限。(三)Ⅲ级：限制性保密需求文档，只允许部门内部操作使用，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发的文档。(四)Ⅳ级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档。第二章文档的管理要求第五条技术文档管理总体要求如下：(一)制度完备。部门应建立健全合适的信息技术文档管理办法，以维护档案的完整与安全。(二)科学分类。部门应积极地将科学的管理手段引入档案管理工作。部门应立足实际，可在文件分类、编号方式等方面进行创新，以提高工作的效率。(三)按时移交。部门各成员应定期（每月）主动地将相关技术文档移交部门文档管理员，同时还应保证移交文档的质量。(四)控制权限。对于上级主管部门、监管部门以及本部门文件，除绝密级和规定不准调阅、翻印、复印外，按规定经部门负责人批准后可以进行调阅、翻印。调阅、翻印或复印机密文件应经部门负责人及运营总监批准后方可进行调阅、翻印。(五)专人负责。信息技术部文档将由部门文档管理员负责文档的调阅和归档工作。在发生调阅过程时，文档管理员负责统一翻印标有密级的文件，同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印发范围。翻印的文件将视同正式文件管理。(六)统一存放。文件将统一按《信息技术文档归档目录结构》（见附件一）规定的目录结构存放。第三章电子文档的管理方法第六条电子文档管理内容按大类分，可以分为部门管理类电子文档、开发类电子文档、运行类电子文档。(一)部门管理文档：部门各类行政及技术管理文档、项目商务类电子文档、项目立项期所需电子文档等。(二)开发电子文档：包括项目开发期所需电子文档和相关过程管理文档；(三)运行电子文档：项目投产期（上线）所需电子文档、项目运行期电子文档、系统备份文档、服务器配置文件、数据库配置文档、网络参数配置文档；其中，项目商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书，及其它商务文档；立项期所需电子文档有需求、立项签报、项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案，及其它补充文档；项目开发期所需电子文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、系统环境光盘、项目开发进度周报、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）及其它补充文档；项目投产期（上线）所需电子文档有用户使用手册、技术运维手册（安装手册、投产系统配置文档）、故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报，及其它相关文档；项目运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告，及其它文档。第七条电子文档保密级别(一)Ⅰ级：业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、部门管理文档等；(二)Ⅱ级：需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等；(三)Ⅲ级：技术管理制度、内部管理制度等；(四)Ⅳ级：项目管理文档、开发过程文档等。第八条电子文档归档存放管理(一)Ⅰ级安全级别电子文档采用异地备份存放管理。(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档统一存放在公司文件服务器指定目录或录入文档管理系统，同时避免重复归档和归档遗漏，并进行定期备份。第九条电子文档查阅管理(一)Ⅰ级安全级别根据严格地审批流程才可查阅；(二)Ⅱ级安全级别要登陆到相关域，由相应负责人员授权才可查阅；(三)Ⅲ级及以下安全级别必须登陆到公司内网才可查阅。如因工作和业务原因需要借阅，需填写《信息技术文档借阅单》（见附件四）。第十条电子文档修改和撤销(一)Ⅰ级安全级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作，并履行严格的登记制度。不允许非负责人修改、撤销。(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档的修改和撤销要严格按照资料管理员要求，由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销。(三)电子文档的权限管理分配第三章纸质文档的管理方法第十一条纸质文档管理内容按大类分，可以分为部门管理类纸质文档、开发类纸质文档、运行类纸质文档。(一)部门管理类纸质文档：部门各类行政及技术管理文档、项目立项期所需纸质文档、项目商务类纸质文档等。(二)开发类纸质文档：包括项目开发期所需纸质文档等；(三)运行类纸质文档：项目投产期（上线）所需纸质文档、项目运行期所需纸质文档等；其中，项目商务类纸质文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、到货确认书、验货确认书，及其它商务文档；立项期所需纸质文档有立项签报（包含项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案），及其它补充文档；项目开发期所需纸质文档有测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）及其它补充文档；项目投产期（上线）所需纸质文档有技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报，及其它相关文档；项目运行期纸质文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告，及其它相关文档。第十二条纸质文档保密级别(一)Ⅰ级：各种项目商务类文档、各类软件授权许可、各类签报、部门联系单等；(二)Ⅱ级：各类项目立项、开发和运行类文档、各种技术类文档等；(三)Ⅲ级：部门内部学习、培训用书及相关光盘资料、各类行政文档等。第十三条纸质文档归档存放管理各级别文档经由部门指定的文档管理员负责归档、整理、存放。第十四条纸质文档文档查阅权限Ⅰ级、Ⅱ级文档必须履行查阅登记流程，需填写《信息技术文档借阅单》（见附件四），经过部门负责人审核后才可查阅。查阅后应及时登记归还。第十五条纸质文档修改和撤销(一)Ⅰ级文档的修改和撤消必须经过部门负责人和运营总监审批后才能执行相关操作；(二)Ⅱ级及Ⅲ级安全级别文档的修改和撤销由部门文档管理员授权或登记后才可修改和撤销。第四章项目文档管理第十六条项目文档归档(一)项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。(二)部门文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，并分配相应权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。(三)部门负责人应会同文档管理员定期（每季度）检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。第十七条项目文档调阅(一)公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《信息技术文档借阅单》（见附件四），经所在部门经理批准后提交给信息技术部文档管理员，经由信息技术部审核后，开放调阅权限。(二)合作公司人员因工作需要调阅文档，必须由项目经理填写《信息技术文档借阅单》（见附件四），经信息技术部审核同意后，开放调阅权限。(三)调阅的权限统一设置为：只读（如属于电子文档）。(四)对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。(五)对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。第十八条项目文档编集(一)项目经理应在项目实施全过程中注意组织好项目文档的收集和整理，在项目组正式解散之前基本完成文档编集工作。项目进入收尾阶段，项目经理应主动发起项目文档的集中归档工作。项目经理应负责将编制好的《项目文档归档范围》（见附件二）和《项目文档清单》（见附件三），以电子方式提交部门经理审核。(二)根据项目生命周期的通用管理流程，项目文档应参照《项目文档归档范围》（见附件二）所确定类型和范围进行归档。若有未列入该清单的项目文档，也可视其存档价值纳入归档范围。(三)项目经理应事先确认项目文档的密级。密级定义方式参见《项目文档归档清单》（见附件三）备注说明。(四)项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。(五)电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式，应确保相关电子文档无病毒感染。(六)涉密文件、商务合同与凭证，或其它必须以纸质方式保存的文件应在封页的明显位置标注文件编号，同《项目文档归档清单》（见附件三）中登记的编号一一对应。涉密文件应在文件编号旁同时标注文件密级。(七)项目经理在正式归档前应做好项目文档的备份保存。项目文档编集完成的产出包括：填写完整的《项目文档归档范围》（见附件二）、《项目文档清单》（见附件三）以及与清单一一对应的各类电子文档和纸质文档实体。(八)《项目文档归档范围》（见附件二）用于反映项目文档管理的规范性，审核侧重于检查项目管理各阶段文档记录是否完整，若有“必选”文档未提交的，其说明理由是否合理、充分。《项目文档归档清单》（见附件三）用于反映项目文档编集的完整性，审核侧重于检查清单所列文件是否按《项目文档归档范围》（见附件二）中已承诺内容编集在案。(九)部门文档管理员应按《项目文档归档清单》（见附件三）对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，部门文档管理员有权要求项目经理对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范。(十)部门文档管理员代表部门对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。第五章附则第十九条本管理办法由信息技术部负责解释和指导。第二十条本管理办法自下发之日起实施。附件一信息技术文档归档目录结构一级目录二级目录三级目录权限人电子文档归档目录结构部门管理文档行政管理文档部门技术管理文档部门商务类文档合同及附件部门、相应经办人招标书部门、相应经办人应标书部门、相应经办人评分表部门、相应经办人保密协议部门、相应经办人谈判会议纪要部门、相应经办人商务结果确认签报部门、相应经办人合同审核表部门、相应经办人印章使用申请单部门、相应经办人付款记录表部门、相应经办人到货确认书部门、相应经办人验货确认书部门、相应经办人其它部门、相应经办人立项期电子文档需求部门、相应经办人立项签报部门、相应经办人项目开发计划部门、相应经办人财务预算表部门、相应经办人业务可行性分析报告部门、相应经办人技术方案部门、相应经办人其它部门、相应经办人项目开发技术文档需求规格说明书部门、项目组概要设计说明书部门、项目组详细设计说明书部门、项目组源代码部门、项目组系统环境光盘部门、项目组项目开发进度周报部门、项目组测试记录及测试报告单元测试部门、项目经理、运维组业务联测部门、项目经理、运维组压力测试部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组生产系统运行文档项目投产期电子文档用户使用手册部门、项目经理、运维组安装手册部门、项目经理、运维组技术运维手册部门、项目经理、运维组投产系统配置文档部门、项目经理、运维组故障处理及应急方案部门、项目经理、运维组技术验收报告部门、项目经理、运维组业务验收报告部门、项目经理、运维组投产请示签报部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组项目运行期电子文档生产系统问题部门、相应经办人故障处理跟踪单部门、相应经办人数据权限变更申请单部门、相应经办人系统日常巡检报告部门、相应经办人其它部门、相应经办人程序文档