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培训课件主讲人:郭雅玲日期：2010年3月26日时间管理TimeManagement主讲内容时间管理测试时间管理理论及概念时间管理十一条金律时间管理的运用及案例时间管理的十种方法TimeManagementTimeManagement•“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从茫然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又从遮掩着的手边过去，……”。•朱自清的一篇《匆匆》引起了多少人的共鸣。面对时间，有的人怨天尤人，老是抱怨时间对他不公平；有的人却能轻松驾驭时间，取得事业上的成功，实现自己的人生价值。同样是每天24小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如；而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然有忙不完的工作？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其是什么原因，效率不同是其中的一个重要因素，而效率的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。此次培训力求提供一些实用的策略和战术，提供一些简明扼要的时间管理方法，以供大家更加合理的安排时间，有效地利用时间，提升部门的竞争力。时间管理测试请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是时间，“时间就是金钱”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件9、当其他人想占用我时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”。结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18~22分：你的时间管理状况良好。23~27分：你是值得学习的时间管理典范。了解了自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的原因有主观和客观两大方面，而根源是主观原因，例如：做事目标不明确；缺乏优先顺序，抓不住重点；做事有头无尾；没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；事必躬亲，不懂得授权；不会拒绝别人的请求等打扰是第一时间大盗日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。可见，打扰是第一时间大盗。做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。下面，让我们学习一下如何管理时间，掌握一些时间管理的方法和理念。那么，什么是时间管理呢？时间管理的理论及概念“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”“人生有涯”，将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”彼德·德鲁克说：“时间是最高贵而有限的资源。”时间管理是有效的运用时间，降低变动性。时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间管理理论有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。●第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。●第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间管理十一条金律金律一:要和你的价值观相吻合你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要最有价值的事。金律二:设立明确的目标成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;金律三:改变你的想法当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。金律四:遵循20比80定律生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。金律五:安排“不被干扰”时间每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。金律六:严格规定完成期限巴金森在其所著的《巴金森法则》(ParkinsonsLaw)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。金律七:做好时间日志把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。金律八:理解时间大于金钱用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?金律九:学会列清单•把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。金律十:同一类的事情最好一次把它做完假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。时间管理的运用及案例•运用“坐标法”进行时间管理•一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此管理者应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。•如果以“轻—重”为横坐标，“缓—急”为纵坐标，我们可以建立一个时间管理坐标体系(见图)把各项事务放入这个坐标体系!大致可以分为四个类别:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。•我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”。长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。•这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）：第一象限“重要紧迫”的事件。处理危机、完成有期限压力的工作等。例如：救火、抢险等必须立刻做第二象限“重要但不紧迫”的事件。防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。第四象限“不重要但紧迫”的事件。不速之客、某些电话、会议、信件。比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。第三象限•“不重要且不紧迫”的事件，者是“浪费时间”的事件•阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。•比如娱乐、消遣等事情——有闲工夫再说。时间管理的运用及案例卡耐基时间管理美国有一个非常有名的企业家叫卡耐基，他是一个大企业家，也是一个大慈善家，还是一个演说家，经常有人请他去演讲成功的秘诀，非常忙，所以，他最大的遗憾就是时间不够用。因此，他悬赏10万美金，看谁能够找出一个方法让他的时间够用，他愿意付给那个人10万美金（那个时候的10万美金等于现在的500万美金）。于是信件如雪片般飞来，他请了十几个助理，按照他的要求去筛选，筛选出符合他原则的，才交给他看。他从这其中看到一个方法，于是他就照着去做，一做之下果然有效，从此时间够用。他也依照自己的承诺，付给那个提供方法的人10万美金。实际上那个人给卡耐基提供的方法很简单，共分三步：第一，把事情依轻重缓急，按照优先顺序排列；第二，衡量自己的能力和努力，确定自己是有能力没努力，还是很努力但是没能力。依此估计自己一天可以完成几件事；第三，根据自己的能力和努力，知道一天可以完成哪几件事，然后按照优先顺序表上最前面的那几件事，全力以赴，专心做好，其他的事暂时不要去管。实际上，人们不是真的事情多，而是因为每件事情都没有做完，留下一些尾巴，事情才会越积越多。如果每天全力以赴把该做的事情都做完了，不要留下尾巴，每一天可能只要做好五六件事就够了。时间管理就是专心去做最该做的、能力和努力可以完成的那几件事，其他的事先不要管他，这是时间管理的妙诀。时间管理的十种方法1、有计划地使用时间。2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。5、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。6、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。7、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事