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世纪东方国际旅行社会议管理制度培训纲要2008年元月会议管理制度的章节组成•第一章会议分类•第二章会议的召开、内容与流程•第三章会议纪律•第四章会议主持与记录规范•第五章会议发言与请假规范•第六章会议室使用规范第一章会议分类一、公司例行工作会议；二、公司非例行工作的主题会议；三、公司临时或紧急工作会议；四、公司组织的各类培训和集体活动；第二章会议的召开、内容与流程一、例行工作会议例行工作会议是指公司日常工作当中已经确定了会议主题、日期、与会人员等内容的例行性会议。第二章会议的召开、内容与流程1、周例会2、月度经理总结会议3、季度部门工作与预算评估会议4、季度成本审核与评估会议5、季度产品会议6、年中会议7、年终会议第二章会议的召开、内容与流程1、周例会周例会指各个部门或跨部门每周定期组织召开的例行会议。周例会一般包括以下主要内容：a.按上周例会纪要检查上周工作执行情况；b.讨论和分析上周工作当中出现的问题，并确定解决方案；c.明确本周工作安排并形成会议纪要；会议与会人员为各个部门全体员工，或者其它会议指定人员。会议时间一般由各部门自行确定，会议时长一般不超过一个小时，大的部门不超过两个小时。第二章会议的召开、内容与流程2、月度经理总结会议月度经理总结会议指公司召开由各个部门经理参加的总结上月工作，计划下月工作会议。月度经理总结会议一般包括以下主要内容：a、各个部门经理按上月例会纪要检查自己上月工作执行情况；b、讨论和分析各个部门上月工作当中出现的问题，并确定解决方案；c、明确本月部门工作安排并形成会议纪要；会议与会人员为公司部门经理以上及管理人员。会议时间一般在每月第一个周六，会议时长为一天。第二章会议的召开、内容与流程3、季度部门工作与预算评估会议季度部门工作与预算评估会议指公司召开由各个部门经理参加的检查本季度计划与预算情况，调整和明确下季度计划与预算数据的季度工作会议。季度部门计划与预算评估会议一般包括以下主要内容：a、各个部门经理阐述本部门上个季度计划和预算完成情况；b、通过计划与预算分析，对上个季度的工作提出问题并分析，明确下个季度中问题改进方法；c、提交解释并确定下个季度的计划与预算数据；会议与会人员为部门经理以上全体管理层。会议时间为每个季度开始的第一个周六，会议时长一般为一天。季度会议召开时，与当月月度经理会议内容合并。第二章会议的召开、内容与流程4、季度成本审核与评估会议季度成本审核与评估会议指公司召开的由相关部门经理参加的检查、调整下下个季度的系统欧洲成本标准的会议。季度成本审核与评估会议一般包括以下主要内容：a、欧洲销售部门和操作部各自提出上个季度中出现的成本问题；b、操作部提出下下个季度系统欧洲地接成本的调整方案；c、讨论并确定下下个季度系统欧洲地接成本的调整方案；会议与会人员为各欧洲单团销售经理、系列团欧洲产品经理、操作部经理及各组长、销售及操作主管副总、财务经理、负责成本分析的财务人员。会议时间为每个季度最后一个月的第二个周五，会议时长一般为两个小时至半天。第二章会议的召开、内容与流程5、季度产品会议季度系列团产品会议是指公司召开的由各个产品经理和主管领导参加的，审查和确定下下个季度各条产品线产品上线工作的计划与安排。季度系列团产品会议一般包括下主要内容：a、各个产品经理分析阐述本产品线本季度的整体销售情况，并对下个季度的产品上线和销售情况做出预估评测；b、各个产品经理提出下下个季度的产品计划，并做出分析；c、明确各个产品线下下个季度的产品策略与计划；会议与会人员为各个产品经理及其主管副总。会议时间为每个季度最后一个月的第三周周五，会议时长一般为半天至一天。第二章会议的召开、内容与流程6、年中会议年中会议是指公司对上半年的整体经营管理工作进行总结，并对下半年的整体工作进行调整与安排的会议。年中会议一般包括以下主要内容：a、公司上半年整体经营情况通报与分析；b、公司下半年整体工作安排与调整计划；c、相关重要战略性主题的讨论与学习；会议与会人员为公司全体管理人员及各部门管理梯队员工和业务骨干人员。会议时间一般为每年七月份的第一个周六，会议时长一般为两至三天。年中会议召开时，与当月月度经理会议和季度经理会议内容合并。第二章会议的召开、内容与流程7、年终会议年终会议是指公司对本年的整体经营管理工作进行总结，并对来年整体工作的战略方向和具体目标进行全员沟通的会议。年终会议一般包括以下主要内容：a、公司本年年度整体经营情况的通报与分析；b、公司来年整体工作战略方向与具体指标的沟通；c、年度优秀员工的表彰与奖励；d、公司全员联欢晚会；e、全体管理层对于相关重要战略性主题的讨论与学习；会议与会人员为公司全体员工（值班人员除外）。会议时间一般为每年一月份的第二个周五，会议时长一般为二天至三天。第二章会议的召开、内容与流程二、非例行工作会议•非例行工作会议是指为了解决在日常工作当中临时出现的问题，或需要对相关主题进行讨论，在事先提前通知与会人员的情况下，所召开的临时性会议。•非例行工作会议的与会人员、会议主题和会议时间等一般都由会议组织人负责提前组织并通知确定。•通知的提前时间一般为一天。第二章会议的召开、内容与流程三、临时或紧急工作会议•临时或紧急工作会议是指为了处理突然出现临时性的、紧急性的事件需要商议，而中断正常工作安排所召开的临时性会议。•临时或紧急工作会议的与会人员、会议主题和会议时间等一般都由会议组织人即时通知，不必提前。•在遇到需要召开紧急会议时，其它任何会议必须优先保证紧急会议及工作安排。第二章会议的召开、内容与流程四、培训与集体活动•培训与集体活动是指为了提升公司员工的素质和能力、活跃团队气氛和建设企业文化等目的而进行的有计划的内外部培训，以及公司各种范围内的集体活动。•培训及集体活动一般由相关负责组织的部门，提前至少三天发布通知至相关参加人员，并在通知中描述清楚具体内容和要求，以及包括交通方式、着装要求等等其它需要特别注意的细节。•培训和集体活动结束后，如果需要有后续工作安排，同样必须形成会议纪要，发送至相关人处执行。第三章会议纪律一、公司所有会议与活动参会人员须严格遵守会议时间，未经批准，不得迟到、早退或缺席。会议记录人员或会议主持人员负责会议期间的考勤工作，会议结束后以书面形式知会相关违规人员、所在部门主管副总、以及行政人事和财务部门。二、参会人员须严格遵守公司会议纪律，会议时间内，除特殊情况外不得随便出入会议室。参会人员会议时间内须将手机等通讯工具关闭或调为震动，以免影响会议的正常进行。第三章会议纪律三、参会人员应认真领会会议精神，做好会议记录，保持会场良好秩序，不得交头接耳、不得大声喧哗，不得打断他人发言，不得谈论与会议内容无关的事宜，不得擅自离席。四、参会人员应严格遵守会议议程，若有不同意见，须按顺序逐一表达，不得在会场发生争执的情况。五、会议时间内，非参会人员不得在会议室附近区域内大声喧哗，不得向会议室内拨打电话或进入会议室。第三章会议纪律六、违反会议纪律的处罚规定：1、无故违反以上任何一项者：基层员工处以每人每次50元的罚款；管理岗位人员处以每人每次100元的罚款；主管副总或高层领导人员迟到处以每人每次200元的罚款；屡次违反或造成严重影响者，公司将依据行政奖惩制度进行进一步处罚。2、所有被处罚者须在两个工作日之内到财务部缴纳罚款，每延迟一个工作日罚款金额自行增长一倍。始终未缴纳罚款或拒绝缴纳罚款者，行政人事部门有权依据本规范相关规定在其当月工资或奖金中扣除。3、若出现以上违反会议纪律的行为，但会议主持人未对违反者进行处罚的情况，一经发现，公司除继续对违反纪律的行为进行处罚外，还将对此次会议的主持人予以双倍的处罚。第四章会议主持与记录规范一、会议主持规范：1、公司级会议由总经理指定人员主持。2、部门例会由部门经理主持。3、临时会议、公司集中培训、公司集体活动等由组织部门/人员确定人员主持会议。第四章会议主持与记录规范二、会议记要规范：1、参会人员务必做好会议重要内容的相关记录工作，会后自行总结查阅；2、公司级例会，由行政人事部负责会议记录工作，并形成会议纪要，由总经理及相关主管副总签字确认后签发至各部门执行。3、销售部会议由销售总监助理负责会议记录工作，并形成会议纪要，由销售总监签字确认后签发至各大区经理执行。4、其它部门会议由各部门经理指定人员负责会议记录工作，并形成会议纪要，及时落实会议内容。5、会议纪要是会议成果的书面体现，是会后工作的安排、执行和检查的标准。因此除特殊情况外，公司各类会议一般都必须形成会议纪要，并会后抄送到与会人员。会议纪要均须使用公司统一的模板，未经允许不得擅自使用其他版本。第五章会议发言与请假规范一、会议发言规范：1、发言主旨内容应条理清晰、简明扼要、突出重点，不可长篇大论、滔滔不绝。2、与会人员须紧扣对议题的个人建议和解决方案等问题展开发言，并提出具体的数据或事实分析；坚决杜绝未经任何思考或因缺乏数据、事实依据等直接影响会议效率的情况出现。第五章会议发言与请假规范二、会议请假规范：如遇特殊情况，确实无法正常参加会议者，必须以书面形式请示其直接上级领导同意。请假批准后须抄报行政人事部备案。第六章会议室使用规范一、为确保会议室的正常使用，各部门如需使用会议室，须至少提前一天与行政部门相关人员进行登记预定。公司将根据“谁先预定、谁先使用”的原则安排会议室的使用。二、会议室使用应讲求效率，严禁拖延会议的情况发生，否则行政部门有权警告并通报会议主持人的直接上级领导予以批评直至处罚。附件1：会议纪要模版