搜索
管理者高效时间管理管理者管理者高效高效时间时间管理管理讲师：杨讲师：杨波波•忙•盲•茫为什么他们会成为国际知名企业？•成本?财力?技术?品牌?渠道?•贵企业什么时候制定每年度工作计划书?•贵企业每天几点上班?•贵企业管理者一天时间如何安排？管理的五大要素：时时地地人人事事物物问题一：你有足够的时间吗?你三年前设计的理想或计划实现了吗？你是不是经常在熄灯时才想到今天最重要的一件事还没有做？你是不是经常处于一种“忙乱而无效”的生活状态？你是不是常常找不到自己所需要的东西？你是不是一有事就忙的团团转？……问题二：时间对你意味着什么?时间是组成我生命的一种重要材料；时间是我成长过程中的一个影子；时间对我意味着机遇和可能性；时间是我发挥生命活力和潜力的舞台；……问题三：你是如何对待时间的?态度一：得过且过，过一天是一天态度二：时间有的是，不着急，慢慢来态度三：珍惜时间，过好每一天……想一想你习惯于用哪种态度来对待时间？小组讨论：小组讨论：你如何理解你如何理解时间管理时间管理？？◎什么是时间管理？•时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。•所以时间管理的问题不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。★时间管理不是什么?★时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变自己，让自己更富绩效，更富效能效率效能时间管理＝（）＋时间分配时间管理就是事前的规划或长期的计划自律自律SelfSelfDisciplinedDisciplined自我管理自我管理SelfSelfManagedManaged自我激励自我激励SelfSelfMotivatedMotivated自我学习自我学习SelfSelfLearningLearning自我完善自我完善SelfSelfFulfilledFulfilled“时间管理”时间管理的定位与价值时间管理时间管理的目标：•速度：快•效率：最小的投入，最大的产出管理者个人时间观念的测试编号题目是否一般1每天晚上做好第二天工作计划ABC2一觉醒来能及时起来ABC3灵活利用上班途中时间ABC4到了单位立即投入工作ABC5从最重要的工作着手做起ABC6必须记录工作日程安排ABC7尽量授权ABC8希望一下子做完一项工作ABC9能随时处理的工作就随时处理ABC10同时处理几项事务ABC11为了尽早完成当日工作，凡事都竭尽全力ABC12当日的工作当日完成，筹备次日工作并做记录ABC编号题目是否一般13灵活运用节省时间的各类工具ABC14合理安排休息时间ABC15有灵活运用时间的意识ABC16不花费太多的时间读报ABC17充分利用零星时间ABC18尽量打短电话ABC19希望尽快结束意义不大的会议ABC20尽量处理不必要的物品ABC21尽早处理掉文件和信函ABC22尽早收复私人信件ABC23所有文件的收存场所都有明确规定ABC24希望尽量少写信函文件ABC“一个工作天”的时间分配·至少1~2小时与下属沟通，指正错误。·至少1小时处理重要紧急事件。·至少1小时思考计划、产品与客户。·至少1小时与其他部门或合作伙伴交流意见。上午下午要事第一重要紧急ⅡⅢⅠⅣ不重要不紧急马上就做定出做的时间不做委托别人做／迟做工作优先表、四象限法忙乱的企业管理者浪费时间的根本原因还在于你自己！时间管理的障碍•障碍一：“我的时间安排的挺好，我是一个有序的人”•障碍二：“时间管理有什么用，计划赶不上变化”•障碍三：“时间掌握在别人手中”•障碍四：“时间管理太麻烦”•障碍五：“时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就这样，不好改”时间哪去了——时间分析•分析一：计算你的时间价值•时间价值有两种计算方法。1、成本价值法；2、收入价值法。分析二：你能支配自己的时间吗•目标I：分析你支配自己时间的能力•目标II：了解你自己的生活节律，以便科学地安排你的时间。分析三：时间清单分析•目标：分析每天（或每周或每月）的法定工作时间都是怎样用掉的每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234分析四：工作清单分析•目标：分析一个法定工作日内都做了哪些工作事项，用时如何？分析五：工作分析•目标I：分析你的职位在组织中的地位和作用，观察和分析你工作的内容、责任、特征，必要的资格条件等，从而判断你的职位与其他职位的性质差异；•目标II：了解你的职位与时间管理的关系。分析六：工作紧急性分析•目标：分析出每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。分析七：工作重要性分析•目标：分析出每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。分析八：高效益活动分析•什么是高效益活动？——就是单位时间内投入产出比最大的（较大的）活动。•目标：分析出每天（每周、每月）中的高效益活动，为根据活动（工作事项）的效益高低使用时间提出依据。分析九：授权分析•目标：分析各项工作的授权程度，以便采取相适应的授权策略。说明•授权是分清哪些任务可以授权•挑选合适的人手去做•估计每个人学习和适应需要多少时间•不能把新任务授权给新的员工•教他们，为他们制定培训计划•授权不等于弃权•提供建议•关键点处把关分析十：会议分析•目标：分析会议的和要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。会应该怎么开？•开会浪费了多少时间？（所有直接/间接参与会议的人）*（准备时间+开会时间）=浪费的时间分析十一：干扰因素分析•目标：分析都是哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。耗时因素分析1、电话11、没有沟通或沟通不准确2、不速之客的干扰12、下属的训练和发展不充分3、会议（预约、没预约）13、拖延、犹豫、做白日梦4、争吵、发火14、不会说“不”5、缺乏目标、时间计划、优先计划15、做事不能善始善终6、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性16、很少交派下属办事7、无效率的代表、委托人17、员工不足或工作不力8、做无用的尝试18、闲谈私事过多9、同一时间，想法、尝试过多19、缺乏自我约束10、不现实的时间期望20、缺乏协调和团队精神21、错误的倾听31、怨天忧人22、缺少反馈32、压力、紧张23、争议、个人问题33、不充分的工具与设备24、忧虑、恐惧、焦虑34、信息不完全或信息来的太迟25、不充分的计划、错误的变更35、不充分的登记系统26、约会等待时间过长36、过多的文案工作、邮件、读物27、记忆本身37、宠物、外界活动28、差的记忆38、不耐烦、办事急燥、草率29、对结果行为的迷惑39、不懂该事先做的事30、疲劳、讨厌40、对交派下去的工作很少检查使用说明请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失发最经常出现、最浪费时间的5个因素！1.2.3.4.5.时间管理的原则时间管理的原则•原则一：80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作时间管理的原则原则二：目标管理ABCA=必须做的B=应该做的C=不值得的时间管理的原则•原则三：排出优先顺序Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）4D原则4D原则Doitnow！（马上就做）Don`tdoit（别去做了）重要紧迫Delegate(授权别人去做)时间管理的原则原则四：制订计划•事先对工作做出计划•按照计划去执行、去实施•留出处理不可预计事务的时间时间管理的完善方法最直接的时间管理方法—艾维·利时间管理法•写下你明天要做的6件最重要的事；•用数字标明每件事的重要性次序；•明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；•每天都要这样做，养成习惯；时间管理的改进方法•方法之一：消除电话干扰运用现代化科技工具时间管理的改进方法•方法之二：清除不速之客建立自己的时间游戏规则时间管理的改进方法•方法之三：消除无效会议•直接进入重点事先准备-资料阅读-准备讨论除非必要，不开临时会议时间管理的改进方法•方法之四：有效计划时间管理的改进方法•方法之五：克服条理不清时间管理的改进方法•方法之六：克服经常救火有没有根本解决问题？时间管理的改进方法方法之七：有效授权您必须确信您做的工作只有您可以做！时间管理的改进方法方法之八：克服想干的事太多•要懂得舍得！时间管理的改进方法•方法之九：有效沟通时间管理的改进方法•方法之十：克服拖延改掉做事拖延的毛病¾拖延是一种不良的习惯¾拖延是没有行动力的表现¾拖延是没有自信的表现¾拖延是力不从心的表现我们要养成雷厉风行的做事风格，让自己成为一个有行动力和有执行力的人。建议•建立自信-跟自己说“我一定可以做到”•设立目标•找出与自己相关的地方-对自己的好处•储蓄时间全力再战•自我奖励•设立完工期限•时刻提醒自己事情的重要性•有充分的准备,才会把事情做好•时间就是金钱时间管理的改进方法•方法之十一：明确职责时间管理的改进方法•方法之十二：学会说“不”时间管理的改进方法•方法之十三：自律别浪费时间！爱尔兰民谣•您应抓紧时间工作，这是成功的代价。•您应抓紧时间思考，这是力量的源泉。•您应抓紧时间游戏，这是青春的秘密。•您应抓紧时间读书，这是知识的基础。•您应抓紧时间行善，这是走向幸福圆满之门。•您应抓紧时间梦想，这是升天之路。•您应抓紧时间去爱，这是真正的人生乐趣。•您应抓紧时间快活，这是心灵的音乐。62谢谢大家！谢谢大家！谢谢大家！谢谢大家！