浪费时间的外在因素及解决方法(三)

浪费时间的外在因素及解决方法（三）【本讲要点】会议耽误的原因及解决方法文件复杂的原因及解决方法工作搁置的原因及解决方法旅行不当的原因及解决方法导言使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。会议耽误的原因及解决方法浪费时间的原因◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。◆会议没有议程。◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。◆开会没有计划。◆会议过多或会议时间过长。◆不能准时开会，或者不能准时散会。◆开会时有外来干扰。◆讨论脱离议程的内容浪费时间。◆会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。◆没有追踪对会议的执行情况。解决的方法针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法。(1)会议要有目的，没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。(3)对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有ＰDCA(Ｐ是计划，D是执行，C是检查，A是行动)。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。(5)会议的时间和次数要适当调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。(6)务必准时开会与散会为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会浪费时间，这客观上就是节省了大家的时间。(7)应付干扰、提高效率的办法就是制定规则告诉与会者，如果有可能，规定除了真正紧急事之外，任何人不得干扰会议，或者开会时就声明今天的开会时间是半小时，请各位把你的手机关到静音，或者是把你的手机关闭，这就是避免干扰。(8)对于脱离讨论议题的解决办法希望并要求大家不要针对或者抵制这个会议，或者说用一种暗谈式议程的方式。一个主持会议的人，或者一个会议主席应该控制或者说是要做到最好的沟通。(9)会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。(10)追踪会议决议的执行在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告，并要求大家提出进度的报告，直到这个工作完成为止。文件复杂的原因及解决方法浪费时间的原因文件复杂的原因有优柔寡断，拖拖拉拉，没有授权，完美主义，囤积成习，档案过多，各自工作，贪求过多，没有系统，读速太慢等，存在的原因有时是个人因素造成的，有时是一个团队的集体沟通不良造成的。解决的方法(1)对于优柔寡断的解决的方法先把文件读一遍然后处理掉，不要说“这个文件你看了没有?”，“我不知道啊。”我不知道就会造成浪费时间。(2)不要拖拖拉拉一个文件例如在公司里有标准化文件，现在就处理；每天进来的文件中有80%在一开始就要丢弃，但一般主管只丢弃20%，所以变成了文件的积压，这也造成了浪费时间，所以一般性的文件处理完就销毁。(3)学会授权你可以授权，让别人做事情，使自己脱离琐碎、例行的工作。文件会跟着被分派出去的责任走。不要去做你可以授权给别人的事情，而让自己离开琐碎事情，去做你该做的工作。(4)抛开完美主义这样恰不恰当是你应该要求的标准，而不是没关系、无所谓，要抛开完美主义。(5)及时销毁过时的文件文件过期的一定要销毁，避免让文件积压。摆脱文件不要让无用的文件不断的流通。(6)档案要分类存放给档案标识指名设定的符号，例如T字代表永远档案，M可以代表普通档案。当文件不必要复印时，在文件上面做个答复，如果有必要归档就将你的意见写在原件的下面或后面，这样就不会因为档案过多而浪费时间。(7)对于各自工作的解决方法在放下工作之前首先应该把工作做完，就不会因为搁置而浪费时间。(8)量力而行讲求实际，不要一个时间里去做很多事情，而应在每一个时段专注于你最有价值的事项。(9)要有系统设计简化文件的处理系统，减少副本，用标准格式尽可能减少报告的长度和数量，选择性的过滤交由别人处理，选择性的安排自我顺序、存档，并存入多种参考资料，控制记录保留的时间，这都是一种系统化的工作。如果系统化工作做的很好，就不会因文件复杂而浪费时间。(10)读速要快依靠个人看法过滤与选择文件，要迅速的过目，让助理摘述内容，快速阅读文件，避免因读速太慢而浪费时间。表10-1克服文件复杂原因分析改进方法优柔寡断（是各主管的因素）先把文件读一遍然后处理掉拖拖拉拉（团队彼此之间的协调力、向心力、凝聚力不够）标准化格式化没有授权充分信任地授权完美主义抛开完美主义文件囤积成习，不经过系统的归档文件过期的一定要销毁，避免让文件积压，不要让文件不断的流通档案过多，没有系统的整理给档案标识指名设定的符号各自工作在放下工作之前首先应该把工作做完贪求过多讲求实际，专注于你最有价值的事项没有系统设计简化文件的处理系统读速太慢让助理摘述内容，增快读速工作搁置的原因及解决方法浪费时间的原因◆不明白问题所在◆没有目标，优先的次序、完成的期限不明确◆没有自我奖励◆遇到急事立刻反应◆桌上一片混乱，没有条理◆缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性◆没法把事情分派出去，授权不当◆接受干扰◆变更优先程序◆不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成解决的方法(1)应明白问题所在学习记录工作日志，评估工作搁置的影响、干扰的次数与延长时间的长度，要认识到未完成工作的重要性。(2)对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法设立目标，第一重要的次序安排，以便弄清楚应该完成的重要事情是哪些，排定所有重要工作以后要刺激自己完成这项工作。你的工作就是怎样把时间做最有价值的事项。(3)自我奖励自我奖励的方式要准备一张可以一一划掉的清单，直到某些工作完成以后，才从事那种心情愉快的消遣活动。这样便会感觉到有层次化，当你做完以后就会感到今天的工作非常充实。(4)遇到急事不立刻反应急事很少像表面上看起来那么重要，但是避免因为过度的反应而干扰到其他的工作。把有限次序写在醒目之处，作为拒绝外来干扰的现成借口。(5)对于桌上一片混乱，没有条理的解决方法很简单就是把东西安排得井井有条，条理分明。(6)对于缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性的解决方法解决办法就是强迫自己完成期限，并向其他人宣布，或者可以让你的助理提醒你保证把事情作完、控制进度。现代社会，强调的就是速度、品质、顾客满意，所以你无论是工作上的事情，还是顾客的事情，只要是你份内的工作，你都要有一种积极的心态去完成。(7)学会授权把工作能够授权的事要学会全部授权出去。若你是一个公司领导，你在做这些事情的时候，你要想今天你有助理，有你的属下，所以他们可以办的就要分派出去让他们来完成。(8)排除干扰要排除干扰，安排清静的时间。(9)保持优先程序衡量新的工作要求，以及现有优先次序之间的相对重要性，拒绝做不必要的改变，以免因为各自工作以及事后再继续工作而浪费了时间。(10)对于不完全和不可靠的资源妨害工作的完成的解决方法取得适当的必要的资料，但在展开工作之前一定要取得必备的资料。【自检】在你的工作中有哪些工作搁置的情况发生，请分析一下工作搁置的原因，并提出你的解决之道。工作搁置浪费原因是否存在改进计划是√否╳(1)不明白问题所在(2)没有目标，优先的次序，完成的期限不明确(3)没有自我奖励(4)遇到急事立刻反应(5)桌上一片混乱，没有条理(6)缺乏完成工作的决心(7)授权不当(8)接受干扰(9)变更优先程序(10)不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成补充:旅行不当的原因及解决方法浪费时间的原因旅行安排如果不当会浪费时间，主要表现在以下几点：◆旅行的目的不明确◆没有发掘替代的方法◆忘了需带重要物品◆没有善用旅行时间◆旅行安排的时间不好◆旅行归来后办公桌上堆积如山◆变更，或者重新安排行程浪费时间解决的方法(1)首先要弄清楚旅行的目的出发前要弄清楚旅行的目的地，不要盲目出发。(2)寻找替代的方法例如可以去找旅行社帮助安排，或者找专家帮助安排，寻找替代而不是自己去摸索，很多事情你可以找专业的公司或专业机构去办没有必要自己亲自动手。(3)列好清单为避免因为忘了携带重要物品造成时间浪费，你可以把经常用的旅行随身物品列好清单，增加特别旅行时要用的特殊项目也列上，并把清单放在你看得见，而且容易增添项目的地方。(4)做好安排，达到最佳的结果做好旅行安排就是要考虑旅行的时机、造访的可能性、对旅行的路线、地理位置及其他相关的地点做好准备。(5)把你的工具准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山和部属共同设计一套你出门时应该如何处理工作的计划，决定你能分出多少分量的职责与职权，可以让助理帮你处理一些事情，你也可以提供的回信指示。各种高新科技的产品，如笔记本电脑可以把你的消息传回到办公室。(6)在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法【总结】本讲主要对会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行这四种外部干扰因素进行了分析，并提出了具体的解决之道。会议耽误浪费时间的原因有十个，在公司的管理中会经常遇见，针对以上会议搁置的不同原因，也有各自对应的解决方法；由于文件复杂浪费时间的原因有很多，也有相应的改进方法；工作搁置要解决企业管理中授权不当、干扰太多、不明白问题所在、没有自我奖励等问题；在旅行中要首先弄清旅行的目的和寻找替代的方法