浪费时间的内在因素及解决方法(二)

浪费时间的内在因素及解决方法（二）【本讲要点】条理不清的原因及解决方法欠缺自律的原因及解决方法无力拒绝的原因及解决方法做事拖延的原因及解决方法导言使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。条理不清的原因及解决方法浪费时间的原因◆不知道事情的重要性◆没有系统◆自我膨胀◆害怕失去控制◆害怕忘东西◆允许外来干扰◆拖拖拉拉、优柔寡断◆没有目标、没有优先次序、没有日计划◆没有授权◆没有过滤解决的方法(1)应明白事情的重要性最好的方法就是写下工作日志，甚至估量寻找文件的时间。(2)要有系统提高效率的解决方法就是利用整合系统来记录你所希望记住的事情。(3)不要自我膨胀有些人喜欢让别人感觉他是一个忙碌的人，是一个很重要的人，甚至让别人感觉到没有他不行。解决的方法就是找出所有档案，放在文件柜里面，书籍可以放在书架上面，有次序地把桌上堆积的档案整理好。(4)不要害怕失去控制可以利用工作计划表来提供控制。(5)记住东西适当的记事习惯和利用联络日志来帮助记忆。(6)不允许外来干扰提高效率的解决方法就是过滤干扰，保留让别人找不到你的时段来完成工作。(7)干脆利索提高效率的解决方法就是先处理比较棘手的、最优先、最重要的，而且要强迫自己定下一个期限。还有就是要学习什么事情是紧急又重要的，就要优先的把它完成。(8)要有计划解决方法是安排好工作计划，而且严格地按照计划行事。没有计划就是计划失败。(9)学会授权在时间管理的过程中，授权是一项非常重要的工作。作为一个主管或者是一个经理人，你永远要学习一件事情，能够授权的工作你尽量要授权出去，你的工作永远是在做最有价值的工作。(10)要学会过滤解决的方法是让部属过滤一些垃圾邮件，把别人请托之事你可以转交其他人帮忙。因为每个人都找你，当你把事情揽在身上的时候，就会造成负荷过重，就浪费了你的时间，同时你真正要做的事情就减低了效率，因此千万要注意条理分明。【自检】有很多原因造成条理不清，在你的生活和工作中，都有哪些因素造成条理不清，你又是怎么解决的呢？检查要点是否存在改进计划●不知道事情的重要性●没有系统●自我膨胀●害怕失去控制●害怕忘东西●允许外来干扰●拖拖拉拉、优柔寡断●没有目标、没有优先次序●没有日计划●没有授权●没有过滤欠缺自律的原因及解决方法浪费时间的原因缺乏目标以及标准，不知道目标的达成时间，也不知道目标的标准，没有计划也没有所谓的优先次序，都是自律性不够,或者欠缺自律。这种情况浪费时间的原因如下：◆缺乏目标以及标准◆没有安排完成的期限，没有追踪进度◆没有运用随手可得的工具以及技巧◆没有工作兴趣，甚至把该做的事情摆在一边，即搁置工作◆还有一种人就经常只会做白日梦◆做事拖延◆习惯不良解决的方法(1)制定目标或标准设立个人与组织的重要工作目标，为例行的工作建立完成的标准。(2)要安排完成的期限，要追踪进度对于没有计划以及优先顺序的行为，要安排优先次序，将整个身心集中于最有效率、最有价值的部分。同时你要学习的是安排完成的期限，强迫自己将所有重要的工作都安排好。要设定追踪表，根据时间完成进度。(3)没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法运用日计划，而且逐日检查当日完成的事情，运用计划以及组织方案表、进度报告、计划控制表等工具。(4)及时完成工作不断地检查完成的进度。(5)不做白日梦解决方法是学习专注的技巧，因为不够专注所以会做白日梦。如果你学会了专注，就可避免这种自我干扰而不会做白日梦。同时，主管要经常性地检查属下的工作进度，如果进度不对或有工作搁置的情形，要随时加以提醒，避免重新浪费时间，减低效率。(6)做事干脆首先自己要自觉，同时担任主管的角色或经理要不断地训练、教导，或培育你的部属养成没有拖延的习惯，而且要工作安排适当，让员工自觉地检查自己的工作进度。(7)不要养成拖延的习惯用好的习惯来取代坏的习惯，尽可能自动自发的采取有益的行动，使你有多余的时间来完成有价值的工作。无力拒绝的原因及解决方法浪费时间的原因有些人很多事情本来不该他做，却又无力拒绝而导致了时间的浪费，其原因有以下几个方面：◆渴望受到别人的赞许或者接纳◆怕会冒犯别人◆对义务的认识错误。浪费时间的同时，真正的工作又没有做◆不知道如何拒绝，不知道如何表达你的意思，找不到拒绝的借口◆缺乏工作目标与优先顺序◆别人毫不考虑的就假定你会答应◆无法拒绝老板解决的方法(1)不要渴望受到别人的赞许或者接纳认清可能的陷阱，如果没能达到预期结果，你可能因此失去而不是得到尊重，仅而令自己觉得愤怒。(2)不要怕会冒犯别人对于害怕冒犯别人，它的解决之道是要培养和学习在不冒犯他人情况之下拒绝别人的技巧。你可以适当地提出合理的拒绝。对于那种事事强求的解决方法，就有必要培养拒绝别人的能力，别过多要求在短期内做一大堆事情，因为一个人的时间、精力是有限的。(3)对于义务的认识要正确解决的方法是检讨造成的理由并加以控制。可以问一下自己：这个事情该我做吗?这个事情我会做很好吗？(4)学会如何拒绝，聆听别人的要求解决的方法：◆如果情况适当你就当面拒绝，并提出理由，或者找出一种可以替代的方法。◆找不到拒绝或者是找不到借口，不要太敏感，有时候没有借口比找个蹩脚的借口强。◆在答应别人之前你先应该停一下，即暂缓的反应。(5)制定工作目标或者优先次序假如你是一个做事永远知道轻重缓急，永远知道优先次序的人，相信别人不会来干扰你。你自己本身对于你该做的事情，如何定出优先次序是很重要的。你应时时刻刻让自己在做最有价值的事情。(6)对于别人毫不考虑的就假定你会答应的解决方法你可能因为从不会拒绝别人，而让别人产生这种假设。解决之道是你可以学习说对不起，或者说很抱歉。你要学习的是善意的拒绝。(7)学会拒绝老板这是在很多工作场合经常会碰到的一些事情。解决方法就是出示双方同意的优先顺序清单来拒绝老板。如果老板坚持你就默默听从，但要提出你担心自己无法完成工作。做事拖延的原因及解决方法浪费时间的原因做事拖延的意思就是在没有正当理由的情况下，延误或耽搁事情。做事拖延强调的是拖延造成工作的失误，拖延造成了进度的失误，因而浪费了时间。具体表现在：◆没有能力辨认事情的重要性◆做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同时也可以说是一种态度◆认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做◆习惯先做简单琐碎的，拖延困难的◆工作时间的估算不切实际◆贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律◆搁置工作，没有完成期限解决的方法(1)要有能力辨认事情的重要性解决的方法就是学习辨认，要求别人帮你辨识，你可以请资深的同事或主管告诉你这个事情拖着会是什么情形。(2)不要产生自我幻觉进行自我分析，认清自己是否容易让某个危机酝酿成形，然后假设自己扮演解决该项危机的英雄角色，并想到压力、危机要付出的代价。(3)不要认为遇到压力才会有最好的结果这种假设纯粹是把拖延的习性合理化，解决之道就是先做最重要的事情。(4)习惯先做难的后做简单的这么做——可能无法完成最重要的工作，还往往会带来压力和危机。怎么样去解决？重要的事情先做好，要把你精力最旺盛或者说效率最高的时段来完成最重要的事情。(5)工作时间的估算要切实际给所有员工安排20%～50%的缓冲时间，留下20%的时间不安排任何事情，以便弥补以前还没有完成的工作。(6)贪求不要过多把你的目标排好优先顺序，以便完成最重要的工作，同时要学习时时刻刻监控自己的进度。对于那些缺乏自律的人，把所有目标和优先顺序排成期限，让大家协助你，监控你的进度。(7)不要搁置工作你要认为你是个负责任者就不会搁置工作，就会告诉自己，你永远在做最有效率的事情。【总结】本讲主要对条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延这四种内部干扰因素进行分析，提出了具体的解决之道。时间是所有管理资源中最重要的资源，既无法替换也无法补救。正像本杰明·富兰克林所指出的“你的时间用完了，你的使命也就到头了。”有效地能力就无法从事任何管理