国际贸易有限公司规章制度

上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page1of24内部管理制度二00八年三月上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page2of24目录一、员工行为守则二、员工工作守则三、考勤制度四、合同管理制度五、单证管理制度六、进出口业务操作制度七、资产管理制度八、支付货款和费用审批制度九、计算机管理制度十、印章管理制度十一、档案管理制度十二、安全卫生管理制度十三、驻厂员职责十四、采购员职责十五、仓库管理规章制度十六、财务部工作职责十七、员工报销制度十八、驾驶员管理制度上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page3of24一、员工行为守则为了规范公司员工的行为，培养健康向上的工作观、道德观和价值观，提高每位员工的综合素质，从而塑造企业的良好的公司形象和文化内涵，倡导诚实守信的公司经营理念，特制定公司员工守则。第一条遵守法制，严格遵守国家的政策法律、法规和本公司的各项规章制度。第二条热爱公司，维护公司形象，与公司荣辱与共。不断学习，不断提高自身综合业务素质与工作能力，团结协作，多提合理化建议，开拓创新。第三条听从公司领导指挥，服从公司的各项决定，高效优质完成本职工作和领导交办的各项工作任务；积极向公司献计献策，推动公司的各项业务发展。第四条严格遵守公司纪律。不迟到、不早退、工作时间不串岗、不办私事、不打私人电话、不做与工作无关的事。不私拿或损坏公物，不做有损团结的事。第五条注重仪表，注意着装及仪表整洁。第六条讲究礼貌，做到待人热情、举止文明、谈吐优雅，使用“您好”、“欢迎您”、“不客气”等礼貌用语。与客人相遇，要礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上先下。第七条尊敬客户1、接待客人时面带微笑，与客人谈话时应站、坐端正、讲究礼貌、不抢话、插话、争辩、讲话声音适度有分寸，语气温和、不大声喧哗。2、遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不管”、“不行”等生硬词语，不得以冷淡态度待客。3、尊重客人，不议论、不指点。4、接转电话时，先要说“您好，康意佳公司”，声音要温和。5、会见客人时，应姿势端正，握手时用力适度，不得用左手，左手不得插兜。第八条严守公司机密，不得泄露或传播公司商业机密及相关文件，不向客户或外部人员谈论本公司的一切事物。要做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。一切内部文件、资料、报表、总结，都应做到先锁再离人，保证桌上无泄密。第九条保证廉洁，不贪污、不接受回扣、不挪用公款、不以权谋私，树立正气。第十条要厉行节约，消灭长明灯，长流水。节约使用文具、器材，爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭节约的好传统，为公司增收节支做贡献。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page4of24二、员工工作守则1、本公司员工应认真学习党的方针政策，具有高度的政治思想觉悟和坚定的信念，热爱祖国、热爱社会主义。2、本公司员工应当遵守国家和政府的法律、法规和社会主义公共规则、遵纪守法，具有良好的社会公德。3、本公司员工应当爱公司、爱岗、廉洁、勤奋，具有埋头苦干、任劳任怨的敬业精神和认真负责的工作态度。4、本公司员工执行各项业务，在合法原则下，必须以公司利益为核心，严格遵守公司各项规章制度。5、本公司一切业务必须以公司名义统一承接和管理，员工个人不得私自或盗用本公司名义承接业务。6、本公司员工必须具有良好的职业道德、忠于职守、不泄露任何商业秘密。7、本公司员工必须时刻维护公司形象，对客户必须诚恳热忱。8、同事之间团结协作，具有很强的团队协作精神。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page5of24三、考勤制度1、本公司员工均需参加考勤。2、本公司行政财务部负责管理公司考勤工作。3、本公司正常上班时间为上午9：00-12：00，下午1：00-5：004、职工迟到或早退二次以上每一次扣发工资10元5、职工因故缺勤，均需事先办好请假手续（特殊情况例外）。否则作旷工处理（1）职工因故请事假，需填写请假单，并经常务副总经理同意批准（2）职工因病需请假休息或治疗，须出示指定医院的医疗证明（急诊例外）（3）其他假期按国家规定执行，但均须事先办好请假手续。6、职工出勤与月薪挂钩（1）事假超过七天者（含双休日）每一天扣发工资50元（2）在连续病假满30天以上时，按每月基本工资60%发放上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page6of24四、合同管理制度一、合同管理包括内销合同和外销合同(含销售确认书)形式发票等.二、内外销合同由各业务员根据经营业务的要求负责对外签订,所订合同要求做到：格式规范、内容齐全、责任明确。三、合同编号要求全公司统一，由贸管部负责编号。四、所有合同需经法人或法人授权的经理签字生效后方可对外。五、签字后的所有合同应交财务部壹份留档，由财务部负责保管。六、所有合同内容属于公司经营机密不能外泄，除客户、银行等有关部门需用合同外其他人不能随便查阅，公司内部因工作需要接触合同的人要对合同内容严格保密，对泄露公司经营机密者将对其做出相应的处理，情节严重者可对其追究法律责任。七、年度终了时财务部应按合同种类的不同编写好目录分别装订成册，存档保管，以备查阅。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page7of24五、单证管理制度一、单证管理的范围包括：1、信用证2、货物明细单3、货物报关单4、外销发票5、装箱单6、提单7、汇票8、全套结汇单据9、结汇清单10、核销单11、其他与经营业务有关的单证。二、信用证由贸管部负责审核和保管，如信用证的条款有不符合公司经营要求或有软条款的应及时汇报分管经理，并根据分管经理的意见通知对方修改信用证条款；如果正本信用证要到银行打包贷款，由财务部提出申请，经分管财务的经理签字同意后方可将正本信用证移交财务部并做好交接签收工作。三、出口核销单由贸管部到外管局申领并交船公司或货代公司用作出口报关，按每次的出货商品名称和数量做好对应的记录；出口后由船公司或货代公司退回的核销单（包括报关单的核销联和退税联）由财务部负责签收、保管、核销。四、其他单据由贸管部根据实际发生的业务和信用证对单据的要求负责缮制并送、寄各有关部门（包括客户、船公司、货代公司、商检部门、银行等）。五、所有单据的制作必须认真、负责，如果发生因制单错误而造成不符点扣款的，制单和审单人均要按银行扣款金额的壹倍扣发当月工资；如因制单错误造成无法结汇的，除扣发工资外公司将视具体情况对当事人做出相应的处罚。六、所有单据均属公司经营机密，要做好单据的保管和保密工作，年度终了时对留档的单据要分门别类、装订成册。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page8of24六、进出口业务操作制度为了规范业务的操作，健全和完善经营环节，保障每笔业务顺利进行，使业务逐步逐步走上合法化、制度化、规范化轨道，特制定本制度，要求各部门严格遵照执行。一、业务操作的规定1、各个业务员必须了解和掌握本公司的经营范围与要求，在正式与客户签订外销合同前首先核算好换汇成本，填写好成本预算单，报分管经理审核签字，凭签字后的成本核算单到贸管部领取合同编号，由贸管部统一编制合同号，以便统计、确认和存档，预算单一式三份，一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。2、在分管经理签字同意预算单的前提下，业务员可签订外销合同，合同一式四份，统一由分管经理签字后生效。一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。3、根据外销合同的结算方式，如果用跟单信用证结汇，各业务员要催客户按期开出以我公司为受益人的信用证。4、正本信用证到后，贸管部在一个工作日内完成审证工作并填写好审证记录。对于信用证上难以接受的软条款，以及其他需要更改的条款，贸管部应立即通知业务员，向客户提出书面修改通知。信用证的修改应该改至可接受为止，由贸管部审定并报分管经理审核签字，正本信用证由贸管部保管，贸管部要做好信用证台帐登记工作，并有责任提请业务员注意信用证的装运期和有效期。5、信用证确认后，由各业务员负责订立内销合同，合同由法人委任授权的经理签字后组织安排生产、收购、商检、入库等。按照外销合同的交货时间，由贸管部负责租船订舱、制好所有单证和报关出运，并保证全部单证的正确性，如因单证错误造成报关或以后结汇受阻由贸管部负责。6、货物出运后贸管部要及时将出口货物明细表和外销发票交给财务部，在提单收到后复印一份交财务部。7、贸管部收到提单后，如需办理保险的单据，应立即办理投保手续。8、贸管部在收到提单后二个工作日内将全套议付单据制妥后交有关银行议付、托收或押汇，并根据信用证要求寄交有关单据。9、贸管部要及时催促海关、外运将报关单（退税联和核销联）、外汇核销单及时退回，交财务部以便办理核销、退税等事宜。同时财务部将报关单退税联复印一份留存备案。结汇到帐后，财务部凭银行结汇水单外管核销联、涉外收入报表、外销发票、报关单和核销单负责外管核销和退税申报工作。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page9of2410、非信用证结算的业务，如D/P即期、前T/T（D/P远期，D/A，后T/T风险较大，应慎重）需报分管经理签字同意后方可进行，并由当事人承担责任。其他操作同信用证结算一样。11、代理出口业务，必须在成本预算单上注明代理业务，在分管经理签字同意后方可签订外销合同和代理协议，在代理协议上要明确经济责任和代理收益，“四自三不见”的代理业务严格禁止，合同的协议必须有分管经理签字后才能生效，代理业务原则上不准垫付资金，如有特殊情况需垫付资金要报分管经理签字后方可垫付，且委托方须提供有实质性的担保，并由当事人承担经济责任。二、进口业务操作规定：1、必须掌握在国家核定的经营范围与要求下开展进口业务。2、根据国外商品的行情，工厂或单位需进口的商品，了解掌握进口商品的名称、商标、规格、型号、性质、用途、包装和产地。在此基础上，向国外生产公司询价，力争做到货比三家，择优定价。3、根据国外客户还盘的价格，加上需交纳的关税、增值税和利润部分，测算好销售价格水准，并签订好内销合同，合同由法人授权的经理签字后生效，合同一式四份，一份交购货方，交财务部、贸管部、业务员各一份。4、在内销合同签订的同时，确认国外客户的报价，并添置进口成本预算单，经分管经理签字同意，到贸管部统一编制合同号，签订进口合同，并复印二份交贸管和财务部各一份，同时按进口合同上的条款，在规定付款期内开证。5、接到银行单据后，按合同上的支付方式及时向国外客户办理付款。并在海关规定的时间内，办好纳税清关手续。6、贸管部将提单和进口发票的正本交给财务部，贸管部自留复印件，以便统计与存档。7、对于代理进口业务，应签订合同或代理协议（签订合同或代理协议由分管经理签字），贯彻“控制货权，带款赎单”的原则，并收取100%则必须有委托单位提供可靠的实质性的信用担保或实物担保。开立10万美元以上的信用证和其他重大业务，须经董事长或经理室集体商量通过，货物到港或单据到银行后，及时通知委托进口单位带款赎单、提货。进口合同与开证申请书由分管经理签发。8、如发现质量和数量短装问题，应在索赔有效期内，会同商检部门及早办理商检索赔等事宜。9、业务员要配合财务部及时做好代理单位的账户清算工作。上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度Page10of24七、资产管理制度1．为加强资产的内部核算和管理，确保资产的安全、完整，维护出资人的合法权益，特制定资产管理制度（下简称本制度）。2．本制度所称的资产主要是指各类实物资产，包括：1）、单项价值在2000元以上（含2000元）的固定资产；2）、单项价值在2000元以下的低值易耗品、办公设施；3）、已计入费用列支的各类办公用品、学习书籍等；4）、库存各类物资及其他等。3．各类资产由财务部归口管理，并建立相应的责任制度。1）、财务部门应设立固定资产明细账，详细记录单项固定资产的名称、购置时间、存放部门、原始价值、规定使用年限、预计残值、年折旧率，并按规定每月计提折旧。办公室和行政事业部应建立固定资产使用台帐。2）、办公室或行政事业部对使用中的低值易耗品主要是办公设施应建立台帐，明确使用人或保管人，经常检查使用情况。3）、库存物资应设立明细账，并有专人保管，保管人员收到物资应认真清点验收，办理入库手续。各部门