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秘書時間管理2roger’s時間管理方法論願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間.多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人.您的時間資源在那裡,您的成就就在那裡.3時間管理大綱一.什麼是時間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實作(40min)四.執行能力的強化(20min)在開始之前5你的快樂是…你的成功是…關心你的人及你所關心的人是…請閉目一分鐘思考這個問題6找出你心的中優先順序•當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰?他是你最關心的人.第一件浮現你腦海的事情是什麼?那是你認為最重要的事情•可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?•你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當作是你的最後1天吧!7人,為何安於現狀?•為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好•我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.8時間管理從那裡開始•時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始•沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候•再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?9請架設一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水10有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm11你可知道為何會想不出來?•因為你跳不出原來的思維習慣•但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題•而roger的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解,接受,執行,持續的做就會得到一個良好的時間管理習慣12你的時間管理目標設定•幫自己設定個目標吧•比如說:三個月之後自己做完原有的事情後,時間還可多出30%•你的期望:不把工作帶回家;假日不用趕到公司;一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人;一個禮拜花些時間到外面走走…時間管理是什麼?14先瞭解時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多•所以時間管理的問題本身不在於時間多少,而是在於–自己如何善用及分配你自己的時間…關注–如何有效率的把事情做出來…效率–如何做最好的時間規劃…計劃–如何說到做到…執行力–持續時間管理的做法…習慣養成15時間管理是什麼?•時間管理是讓自己更有績效,更富效能–效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完–效能是很聰明地把事情做好.多聽聽專家的意見,找到最佳方法,事先有計劃地做事情•時間管理從良好的計劃開始,良好的計劃又從行動開始.有計劃沒行動,達成率為零.有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上,所以兩者應該並重16讓我們先來討論…準備:A4白紙,一般書寫筆(紅,黑,藍筆)•請分組每組5-6人•請寫出每天妳花在工作最多的時間是什麼?•請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間?•每件事情請判斷它是急或不急,重要或不重要•請按照所花時間最多排序下來•每組只要報告10個•每一組指派一位代表報告排序事情時間重要/急12…時間管理架構18緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優先順序????ABCD19緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序20緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷21陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應v.s.Proaction積極掌握•積極掌握就是擬定計劃,做好事情事先的準備,不要等事情發生了再來補救.譬如說客戶的要求事先未澄清,做出好幾千個產品後再來修補,要花多少時間呢?而客戶會如何想呢•最好的控制是預防22不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%23明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”24如何克服忙與盲的窠臼•第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.•第二件事情是再多花一點時間,去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情,或者不用這麼緊張地處理這件事情.•一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節省時間最不花力氣的.而不是很快的把已經發生的事情處理完畢25陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th26克服1.成本/效益分析法成本•...•...•...•...•...•...好處•...•...•...•...•...•...27克服2.思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我立即將它做完,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•先完成容易的部份,讓事情有進度,再完成最關鍵的20%,讓事情看起來像做完80%一般.(大塊時間法則)28陷阱三:事必躬親•諸葛亮凡事必躬親,後來過勞而死.•為何需要事事躬親?–要求標準過高–不放心部屬,不信任部屬–因為怕部屬取代•灌能:就是將重要的事情交給他人去做,讓他可以學習處理事情也學習獨當一面.過程給予重點的輔導,上軌道之後即完全授權,但是授權卻不授責29陷阱四:有求必應•受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地接受.•不自量力而接受他人請託只有兩種結果,一是累死自己,二是信用受損•努力自己茁壯成為大樹,讓自己的果實惠及眾人30面對任何事情馬上做拒絕做賦權給別人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎?應馬上做嗎?NNN結論是…311.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下時間管理架構1.兵貴速戰速決2.多花一點時間去思考…1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率33提高工作效率的三方法三法則•三個方法1.了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養成每個禮拜固定運動的好習慣3.均衡的生活作息,培養一個良好的嗜好•三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質相同的事情2.80/20法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:roger大塊時間法則34批次處理法則•一段時間處理同一性質的事情,一次處理多件,多件累積到一定數量才處理•如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷,譬如看Email,接電話,或者是不速之客的打斷都是…•一次只專心完成一整塊的任務,不要心有二用,避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問題3580/20法則•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果低相關的3680/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物規劃有效的做法37roger大塊時間法則:30/90法則•大塊時間法則是培養工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度;後90分鐘做最重要的事情.•儘量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾•養成習慣一天至少一塊大塊時間,每天保有基本的績效,有心情時再做第二塊,則有高績效38大塊時間三步曲1.把今天要做的事情一一列舉出來,分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優先順序2.前30分鐘完成最容易完成的事情,時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上3.後90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時一直做下去也無所謂•有空的時間再來做其它未完成容易的事39大塊時間示範列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…以難易度排列易易難1固定時間易易難2…前30分先做簡單的事情後90分再做難的事情(1)(2)(3)401.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事41PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間42計劃是什麼?•妳要往哪裡去?–目標設定(目的)•妳如何去?–目標如何達成(手段)43執行是從那裡展開日常業務老闆指示狀況執行匯整進度報告回報妳每天在做的事情44備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會45如何計劃要執行的事項•列出ToDo-CheckList,該做的事情由專案的任務項目展開•要設計有CheckBox,如:□for•要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量,如工作時間乘上1.5倍•每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情46備忘錄實作1.製作當天個人約會,會議及例行事項放入2.列出您今天要做的事情,分成一定要做的事,容易的事,突發的事,可以先緩一緩的事3.依照大塊時間法則擺入.執行完畢後□打勾4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張時間:20分請準備書寫紙兩張執行能力的強化48良好工作習慣的養成•兵貴速戰速決•養成做備忘錄的習慣•可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成•每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時49“執行”的寫照•JustDoIt•奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨•行動才是企劃的開始•把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%•執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷50“執行”的需要與不需要•不需要–退卻–思考,猶豫•需要–“蝦米都不驚”,勇往直前–毅力–轉彎–韌性51執行不是一成不變的•合理性Reasonable表示用心•試探一下是不損傷毫髮的•平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果52應變的意示圖:投石問路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒有!不行,90.(擋擋看!)53Buffer緩衝區•並不是每件事情都那麼的急•如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的•所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們54如何處理情緒低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定義–完整的–相關的–善後的–記錄的文件•通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情55個人習慣的養成•當你了解了某一個觀念,如WBS,大塊時間法則,進而接受它執行它時,經過廿一天之後你就可以把這個觀念內化,並且將這種做法化為生活中的習慣…這就是習慣養成法則•當你覺得需要時間管理,去做時間管理,得到實質的好處,更強化自己時間管理的動機,成為一良好的正向循環56我的成功和快樂的定義就是…