第七章秘书的时间管理

第七章秘书的时间管理请大家思考一下你一天的时间是怎样度过的？一周的时间呢？一、时间的重要性（一）有关时间的格言★你热爱生命吗？那幺别浪费时间，因为时间是组成生命的材料－－富兰克林★把活着的每一天看作生命的最后一天。－－海伦·凯勒★一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。★落日无边江不尽，此身此日更须忙－－陈师道★在今天和明天之间，有一段很长的时间；趁你还有精神的时候，学习迅速办事－－歌德★莫等闲，白了少年头，空悲切－－岳飞★岁去弦吐箭。－－孟效★盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。—陶渊明★一年之计在于春，一日之计在于晨。－－萧绎诗句•◇盛年不重来，一日难再晨。及时当勉励，岁月不待人。（陶渊明）•◇明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。（文嘉《明日歌》）•◇今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了！人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。（文嘉《今日诗》）★一生的时间是这样分配的:一个人活到72岁,其一生的时间是这样分配的:睡觉.....21年;工作......14年;个人卫生......7年;吃饭.....6年;旅游....6年;排队.....5年;学习.....4年;开会.....3年;上网/打电话.....3年;找东西....1年;其他....2年匆匆—朱自清燕子去了，有再来的时候；杨柳枯了，有再青的时候；桃花谢了，有再开的时候。但是，聪明的，你告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？——是有人偷了他们罢：那是谁？又藏在何处呢？是他们自己逃走了罢：现在又到了哪里呢？我不知道他们给了我多少日子；但我的手确乎是渐渐空虚了。在默默里算着，八千多日子已经从我手中溜去；像针尖上一滴水滴在大海里，我的日子滴在时间的流里，没有声音，也没有影子。我不禁头涔涔而泪潸潸了。•去的尽管去了，来的尽管来着；去来的中间，又怎样地匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟着旋转。于是——洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去，天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿又开始在叹息里闪过了。•在逃去如飞的日子里，在千门万户的世界里的我能做些什么呢？只有徘徊罢了，只有匆匆罢了；在八千多日的匆匆里，除徘徊外，又剩些什么呢？过去的日子如轻烟，被微风吹散了，如薄雾，被初阳蒸融了；我留着些什么痕迹呢？我何曾留着像游丝样的痕迹呢？我赤裸裸来到这世界，转眼间也将赤裸裸的回去罢？但不能平的，为什么偏要白白走这一遭啊？你聪明的，告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？１９２２年３月２８日“时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。”--彼得·杜拉克（PeterDrucker)金钱、劳动力和其他资源在这个世界上是不均等的金钱对所有管理者是慷慨的和平等的。•★时间测试•一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？•2.你通常把工作带回家吗？•3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？•4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？•5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？•6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？•7.你时常在做重要工作时被打断吗？•8.你在办公室用餐吗？•9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？•10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？•11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？•12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？•13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？•14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？•15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？•16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法总结你的时间掌控（表一）我们是每分钟的主人否则便是每分钟的奴隶我们利用时间否则时间利用我们时间浪费分析表（1）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重任务目标不清信息不足领导决定拖延同事拖延沟通有去无回机械工作太多需要阅读的资料太多别人的打断干扰电话缺乏时间计划习惯开会秘书太漂亮人员能力不足授权不足自我纪律不够来访客人太多培训新员工缺优先顺序时间浪费分析表（2）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重“救火”现象临时会议要找人时找不到垃圾电子邮件档案管理太差疲劳缺流程照顾办公室内同事关系缺工作焦点缺管理工具找我帮忙的人太多缺人手身体不够好同时有太多目标太喜欢说话，话匣子常开个性无法拒绝别人做决定太仓促办公室士气太低时间浪费分析表（3）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重常犯错常犯一样的错误返工太多秘书工作不够严谨有责无权同事﹑员工个人问题太多大家讲关系，不能就事论事人来疯，好热闹凡事自己来凡事大家来越级汇报聆听习惯不够时间浪费分析•哪些是外在（别人、环境）造成的？•哪些是内在（你）造成的？•哪些外在因素是你可控制的？•哪些内在因素是你可消灭的？•●打扰（电话或没有预约客人）•●重要性次序无所调整•●没有目标、次序和计划•●叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝•●个人缺乏组织能力•●缺乏自律•●会议•●资料不完整或有所延误•●文书工作及繁文缛节•●分不清责任和权力★统筹方法统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂的科研项目的组织与管理中，都可以应用。怎样应用呢？主要是把工序安排好。比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有；水壶要洗，茶壶茶杯要洗；火生了，茶叶也有了。怎么办？•办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。哪一种办法省时间？我们能一眼看出第一种办法好，后两种办法都窝了工。这是小事，但这是引子，可以引出生产管理等方面的有用的方法来。水壶不洗，不能烧开水，因而洗水壶是烧开水的前提。没开水、没茶叶、不洗茶壶茶杯，就不能泡茶，因而这些又是泡茶的前提。它们的相互关系，可以用下面的箭头图来表示：箭杆上的数字表示，这一行动所需要的时间，例如15表示从把水放在炉上到水开的时间是15分钟。从这个图上可以一眼看出，办法甲总共要16分钟（而办法乙、丙需要20分钟）。如果要缩短工时、提高工作效率，应当主要抓烧开水这个环节，而不是抓拿茶叶等环节。同时，洗茶壶茶杯、拿茶叶总共不过4分钟，大可利用「等水开」的时间来做。是的，这好像是废话，卑之无甚高论。有如走路要用两条腿走，吃饭要一口一口吃，这些道理谁都懂得。但稍有变化，临事而迷的情况，常常是存在的。在近代工业的错综复杂的工艺过程中，往往就不是像泡茶喝这么简单了。任务多了，几百几千，甚至有好几万个任务。关系多了，错综复杂，千头万绪，往往出现「万事俱备，只欠东风」的情况。由于一两个零件没完成，耽误了一台复杂机器的出厂时间。或往往因为抓的不是关键，连夜三班，急急忙忙，完成这一环节之后，还得等待旁的环节才能装配。这里讲的主要是时间方面的事，但在具体生产实践中，还有其它方面的许多事。而我们利用这种方法来考虑问题，是不无裨益的。当然，这种方法，需要通力合作，因而在社会主义制度下能更有效地发挥作用。★情景模拟办公室秘书小李一大早去办公室，发现今天要做的事情如下：•1.给冯小刚打电话，与对方联系老板将于下周四和他约会的事宜•2.为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（10人，每份15页）。•3向人力资源部写报告，申请元旦的结婚假。•4复印一份给范志毅关于他打人的咨询信，原件邮寄给对方•5拆封、分类和传递5封信•6布置下午开会的会议厅，准备茶水•7为上司订下周四的机票•8接待3名来访者•9代大哥派送10首词和东坡肉菜谱给本单位的东坡FANS•如果你作为秘书，你应该怎么办？请你写出一个时间安排表。二、基本观点（一）强调在忙碌中调配时间和精力。（二）强调日程安排，注重时间规划。（三）讲究优先安排，轻重缓急。（四）讲究单位时间的价值而非效率。墨西哥城推销中心技术总监维克托·米尔克1、我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。2、首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。3、我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。4、对我有极大帮助的另一点是‘现在就办’的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。三、时间管理（一）含义指在相同的时间范围内，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。（二）原则1.优先原则2.ABC分析法3.帕累托法则（重要的少数与琐碎的多数）4.象限管理法5.恰当处理次要事件6.授权紧急不紧急重要Ⅰ.●危机●急迫的问题Ⅱ.●防患未然●改进产能●建立人际关系●发掘新机会●规划、休闲不重要Ⅲ.●不速之客●某些电话●某些信件与报告●某些会议●必要而不重要的问题●受欢迎的活动Ⅳ.●繁琐的工作●某些信件●某些电话●浪费时间之事●有趣的活动授权：美电脑业著名企业家库拉特•美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。怎样管理时间→建立目标→每天作时间计划→编排优先次序，定下限期→运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）→改善技巧，排除打扰→凭借组织安排打电话→利用“QuietAnHour”（清净一小时），学习说“不”→一次性时间处理文件→跟随会议议程，控制会议时间→请别人帮忙→克服人性弱点，走出时间陷阱怎样管理时间1.工作效率曲线2.锯齿效应3.零碎时间4.学会拒绝四、作为秘书怎样可以增加你的生产力?1.你的办公桌•你的工作环境是怎么样?•有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作环境•将所有可以吸引你视线的东西全挪开•将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座…..)•将你要用的器材放在容易找到的地方•把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方•将一些你知道不会作出反应的信件抛弃•利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境2.归档•所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档归档系统•一些你需要今天马上完成的事情-DONOW•一些你需要这个星期完成的工作-FILE•一些你需要归档的文件-FILE•有