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1/223——时间管理技巧面面观16/2232/223壹、前言:您的压力来自于无法掌控时间。17/2233/223----人生犹如一盘棋,坐在对面跟您下棋的正是「时间」。4/223贰、时间的特性:19/2235/223时间无法替代时间不能增减时间不能储存时间无法失而复得时间的特性:6/223叁、时间管理的精义:同时处理原则的效率观21/2237/223一时间管理需要目标(TARGET)：二时间管理需要工具(TOOL)：三时间管理需要思考(THINKING)及计划：8/223四时间管理需要改善和创新(IMPROVEMENT&INNOVATION)：五时间管理需要方法(Methods)：六时间管理需要效率及效益(Efficiency&Effect)：9/223肆、时间管理的策略24/22310/223一、要有清楚明确的目标：二、要有具体可行的计划(5W2H)：三、应建立一份清单(每日、周、月):11/223包括重要而急；重要而不急;急而不重要之事,如(1)必须做(2)应该做(3)次要做(4)授权做(5)应取消：四、设定优先次序(20:80原理):12/223五、集中智力、能力、精力全力以赴,避免干扰：六、克服拖延心态：七、保持生命中的平衡：13/223伍、避免掉入时间陷阱中：28/22314/223一、诊断自己的时间：（一）纪录自己耗用时间的实际情形(藉助手来做，立时做)（二）时间诊断：15/2231何者根本不必做,做了也全然是浪费时间。2何项工作，可由助手或部属去做。3你在浪费别人(部属)的时间吗？(访问部属)（二）时间诊断：4例行「报表」的「稀、密」适度吗？16/223（一）外生时间陷阱：1供作解决问题的资料不齐全：23员工问题：电话：例行性工作：４二、一般所面临的时间陷阱：17/223５会议：６访客：７外界活动：危机之应付：８沟通欠佳：9（一）外生时间陷阱：18/223（二）内生时间陷阱：在同一时间想做太多的事：不切实际的时间估计：拖延：不聆听：不好意思拒绝他人之请托：123４519/223（二）内生时间陷阱：事必躬亲：办公桌紊乱不堪：只授予下属责任，但不授予权力：仓促的决策：678920/223三、管理者所面临的最典型的时间陷阱：(一)因欠缺计划而导致时间浪费：(二)因不好意思拒绝他人之请托而导致时间浪费：(三)因拖延而导致时间浪费：(四)因不速之客的干扰而导致时间浪费：21/223(五)因电话之干扰而导致时间浪费：(六)因会议过多与过长而导致时间浪费：(七)因文件满桌而导致时间浪费：(八)由上下班之交通及商务旅行所导致的时间浪费：22/223(九)由中餐所导致的时间浪费：(十)因「事必躬亲」而导致时间浪费：(十一)与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费：(十二)由上司所导致的时间浪费：23/223陆、消除时间浪费的途径：38/22324/223一、针对个别时间陷阱设法予以消除（一）如何改变拖延的习惯以避免时间的浪费25/2231.导致管理者拖延作风的事端有三：（1）不愉快的事（2）困难的事（3）含重大决策的事26/223如何对付不速之客以避免时间的浪费（二）如何对付电话之干扰以避免时间之浪费（三）27/223（1）管理者事必躬亲以致来往电话特多（2）过份讲究客套而不自制（3）缺乏结束谈话之技巧（4）担心对外来电话之过滤将冒犯来电者1.电话干扰之原因：2.对付电话干扰的方法：28/223（四）如何治疗「文件满桌病」以避免时间之浪费29/223（1）授权不足（2）犹疑不决（3）半途而废的工作习惯（4）故意纵容文件的堆积（5）担心遗忘文件之存在1.造成「文件满桌病」的原因有五：30/2232.如何治疗「文件满桌病」避免时间之浪费？31/223（一）消除管理上的「危机」（二）人员过多？（三）组织不健全，会议过多？（四）信息（Information）功能不灵吗？（五）工作未能简化？(合理化、省力化、人性化)二、针对一般时间陷阱设法予以消除32/223柒、主管如何善用时间安排工作：47/22333/223时间的「整批运用」：召开会议技巧之改善：实行「日落计划」：排订工作的「优先级」（Firstthingsfirst）：一二三四34/223工作简化（可废？可免？可合并？可改变方式）：推行「弹性办公时间」（对若干特定职位的工作）：全面清理工作上的「危机管理」：五六七35/223捌、管理者个人如何善用时间：50/22336/223一安排「整批时间」分段使用(与部属相约):二尽量减少接谈时间：三琐务尽量授权，少管不相干的事：37/223计划工作的优先次序:(先难后易？先易后难的组合)四五安排思考时间：六制订「每周工作计划表」：38/223七培养速读的习惯：八改进聆听的能力：九停止胡思乱想：39/223十利用空档时间：零碎时间用来看书十一尽量利用口述：40/223玖、怎样向时间挑战~计划评核术(PERT)的应用55/22341/223行程表应用和控制(每日、每周行事扫描)行程计划与时间控制(每件工作流程扫描)一二42/223拾、实例分组研讨及习作（国庆节旅游活动计划）。57/22343/223拾壹、结语：拒绝当时间的奴隶！58/22344/223钻石(机会)绝是隐藏在艰难工作背后。～轻叩意识的心门(人生最后10分钟的奇发异想术)。～将成功灌注于心目中，定克服困境的毅力和永不打折的执行力，才能演活时间主人的角色。45/223(附录一)时间管理能力测验假如你想确切地了解自己的时间管理能力，请完成底下一份由管理学者麦克尔·李宝夫（MiehaelLeboeuf）所设计的测验。46/223你善于时间管理吗？以下十个陈述代表一般人所接纳的十个良好的时间管理准则。请据实选择每一个陈述之后最切合你的答案：47/223（1）我每天至少保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题。(A)几乎从未如此(B)有时如此(C)时时如此(D)几乎经常如此48/223（2）我为自己制定确切的且以书面表示的目标，并订明完成目标的期限。（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此49/223（3）我为自己拟定「每日工作计划表」，表中各个事项是依据重要性之次序编列，我并试图尽快做妥重要项目。50/223（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此51/223（4）我了解「80/20原理」，并以之作为办事之依据。（所谓80/20原理，是指在一群事物中属于「琐碎多数」的占80%。而必须能掌握那些只占20%的「重要的少数」事物，则能获得80%的成效；但若致力于占80%的「琐碎的多数」事物之处理，则最多只能产生20%的成效。）52/223（A）几乎从未如此有时如此（B）时时如此（C）几乎经常如此（D）53/223（5）我对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件。A几乎从未如此B有时如此C时时如此D几乎经常如此54/223（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此（6）我尽可能授权给他人55/223（7）我试图对每一种档只作一次的处理。（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此56/223（8）我故意减少中餐的食量，以免在下午打瞌睡。（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此57/223（9）我积极地设法避免常见的“干扰”（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作。（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此58/223（10）我对那些足以占用我的时间并妨碍我完成重要工作的他人的请托，能够回拒。（A）几乎从未如此（B）有时如此（C）时时如此（D）几乎经常如此59/223评分标准：（A）每一个“几乎从未如此”给予0分（B）每一个“有时如此”给予1分（C）每一个“时时如此”给予2分（D）每一个“几乎经常如此”给予3分60/223请按以上之评分标准将你的测验成绩登记在下面的评分表里，并计算你所获得的总分：61/223题目分数（1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）总分评分表62/223评分结果说明：0分≤总分15分表示你善于时间管理，你最好能关注并思考你的时间管理问题。15分≤总分20分表示你的时间管理技术尚佳，但仍有改进的余地。63/22320分≤总分25分表示你善于时间管理。25分≤总分28分表示你的时间管理技能绝顶卓越。28分≤总分30分表示你自欺欺人。64/223（附录二）拖延商数测验拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述之后最切合你的答案：65/223（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是乎制造理由并寻找借口。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意66/223（2）为令困难的工作能被执行，对执行者施加压力是必要的。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意67/223（3）我采取折衷办法以避免或延缓不愉快的或是困难的工作。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意68/223（4）我遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意69/223（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意70/223（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意（6）我对重要的行动计划的追踪工作不予理会。71/223（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意（7）我试图令他人为我执行不愉快的工作。72/223（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意（8）我将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。73/223（9）我过分疲劳（或过份紧张、或过份泄气、或太多制约），以致无法处理我所面对的困难任务。（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意74/223（A）极表同意（B）略表同意（C）略表不同意（D）极表不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上每一个对象。75/223评分标准：（A）每一个“极表同意”给予4分（B）每一个“略表同意”给予3分（C）每一个“略表不同意”给予2分（D）每一个“极表不同意”给予1分76/223请按以上评分标准将你的测验成绩登记在底下的评分表内，并计算你所获得的总分。77/223题目分数（1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）总分评分表78/223评分结果说明：总分≤20分21分≤总分≤30分表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。表示你有拖延的毛病，但不太严重。79/223表示你或许已患上了严重的拖延毛病。总分30分80/223（附录三）工作狂测验你想不想知道你有无工作狂的倾向？你想不想知道你的工作是否妨碍你的婚姻生活？请据实答复底下这份问卷：81/223你是一个工作狂吗？1.不论你多迟才就寝，你是否经常都坚持早起？是（）；否（）2.假如你单独用餐，你是否边吃边阅读或是边吃边工作？是（）；否（）3.你是否每天都能有效编排当天的工作项目表？是（）；否（）82/2234.你是否觉得「无所事事」是一件难以忍受的事？是（）；否（）5.你是否精神奕奕而且富有竞争力？是（）；否（）6.你是否将周末或假日用于工作？是（）；否（）7.你能否随时随地工作？是（）；否（）83/2238.你是否担心退休日期之到来？是（）；否（）9.你是否感到无暇享用假期？是（）；否（）10.你是否真正喜爱你的工作？是（）；否（）84/223上面十个问题的答案之中,假如含有八个或八个以上的「是」,则表示你具有强烈的工作狂倾向。85/223(附录四)你的工作是否会妨碍你的婚姻生活测验你的工作是否妨碍你的婚姻生活？86/2231.在一个工作天完了时,你是否因踏上回家的路程而感到高兴？是（）；否（）2.你是否每天都花费一些时间与你太太单独相处,以便分享彼此的思想与感受,甚至从事攀谈？是（）；否（）3.你