工经部管理办法

-1-第一章合同管理办法1.合同管理目标建立和完善以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的企业经营风险法律保障体系，避免经营风险，维护企业的合法权益。2.合同管理机构和职责分工2.1合同管理机构为加强项目经理部的合同管理工作，规范合同行为，避免经营风险，落实合同管理的责任，成立以项目经理和项目书记为组长的合同管理领导小组：组长：项目经理项目书记副组长：副经理、项目总工组员:工经部长、工程部长、财务部长、物机部长、安质部长、试验室主任、综合办主任2.2职责分工建立健全合同管理制度，实行统一领导、分类管理、分工负责、合同管理领导小组审定的管理原则。项目部为不断完善合同管理制度，提高合同管理水平，设置工经部为合同管理部门，并配备叶世伟为合同专项管理员。合同管理的主要职责分工是：（1）工经部是劳务合同管理工作的主责部门，主要负责建设工程专业分包、劳务分包合同，保险合同，技术咨询-2-服务协议等有关工程类合同的洽谈、签订、台账登记、存档、合同施工及封闭工作等基础资料的管理工作，同时负责建设工程施工合同履行过程管理工作；（2）物机部是物资、机械设备类合同管理工作的主责部门，主要负责物资、机械设备买卖、租赁、运输合同，加工承揽合同，周转材料租赁合同等有关物机类合同的洽谈、签订、台账登记、存档、合同施工及封闭工作等基础资料的管理工作；（3）综合办公室是其他类合同管理的主责部门，其他类合同包括（但不限于）临时用地合同、租车合同、租房合同等合同的洽谈、签订、台账登记、存档、合同施工及封闭工作等基础资料的管理工作；（4）按照职能分工牵头组织或参与合同评审，根据评审意见订立合同，建立合同管理台账，负责合同实施工作及合同封闭工作。财务部负责合同价款的支付，并监督合同的履行；（5）项目经理部对所签合同进行编号存档，由工经部负责实行统一的合同编号，按照规定分类分别建立上海路下穿沪蓉、合福铁路工程项目部合同管理台账，台账中所登记的合同信息与合同内容、编号保持一致，实行“一合同一登记”原则。各业务部门需在编制合同前向工经部索要合同编号，并建立相关的合同台账。-3-3.合同评审与签订合同管理应包括合同的洽谈、评审、订立、履行、变更、终止和解决争议。3.1合同的洽谈合肥市上海路下穿沪蓉、合福铁路项目经理部劳务合同管理原则上由项目经理部工经部与劳务队伍洽谈，土石方工程、排水工程、桥梁工程等一些大的项目，由项目经理部组织，公司责任成本部派人参加洽谈，必要时由公司组织招标洽谈,单价应以公司责任成本部确定的责任成本价或以其发布的“工程指导价”为最高限价。物资设备采购合同、机械周转材料租赁合同按中铁十局180号文及公司文件要求进行洽谈，洽谈后双方意见一致报公司审查。3.2合同的评审为加强项目经理部的合同评审工作，分析评估合同的可行性、经济性、适宜性、合法性，掌握合同风险，成立以项目经理及项目书记为组长的合同评审小组：组长：项目经理项目书记副组长：副经理、项目总工组员:工经部长、工程部长、财务部长、物机部长、安质部长、试验室主任、综合办主任（1）评审权限①所有合同无论金额大小，经项目部评审完成后，需全-4-部报公司进行评审；②已签订的合同需签订《补充协议》的，不论金额大小，《补充协议》一律需上报公司进行评审，同时，需将已经签订的原合同扫描件作为附件一并上报。（2）合同文本的评审分为初审、复审两个阶段。①初审是指合肥市上海路下穿沪蓉、合福铁路项目经理部相关合同管理负责人组织项目部领导、各职能部门参与对其拟签约的合同文本初步评审的过程。②复审是指由公司法律事务部牵头，相关职能部门参与对上报的拟签约合同文本再次评审的过程。③经过复审的合同文本应当报公司领导决定最终是否签约。④经过评审后，项目部针对意见进行修改上报反馈意见表，公司同意后的合同方可签订、盖章，并上报公司备案。⑤凡未经项目经理部初审及公司复审并确认合格的合同均视为无效合同。由此引起的经济及法律后果由项目经理部及经办人承担。3.3合同的订立（1）签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。（2）合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议。-5-（3）合同应当由法定代表人或委托代理人签订。委托代理人签订时必须持有法定代表人签发的《授权委托书》，《授权委托书》中应明确委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托，并加盖公司的公章。（4）订立合同前，承办部门应当详细掌握合作方的下列情况：主体资格是否真实、合法，资信情况是否全面、可靠，是否有履约能力，应要求对方提交《企业法人营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》、《资质证书》、《安全生产许可证》、《法定代表人身份证明书》、业绩证明材料、《法定代表人授权委托书》或《代理协议》、业绩证明材料以及其他从业资格要求的相关证书等资料，并作为合同附件（乙方须获得中铁十局准入证）。资料为复印件的，应当加盖登记主管部门章或单位公章，必要时，合同相对人应出具公证机关的公证文书。合同签订前时，应将上述资料提交工经部备案。（5）合同必须按照审批意见在权限范围内签订正式合同，并及时上报备案（每季度上报一次合同原件），严禁不按审批意见签订合同。（6）签订合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确。（7）签订合同时原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。加盖骑缝章，由法定代表人或授权-6-委托人在每页上签字。严禁将仅有我方已签字、盖章、无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。（8）合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，当排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（9）未经批准，项目经理部任何人员不得以项目经理部的名义为另一方提供任何形式的担保。4.合同履行4.1合同的交底(1)合同交底主责部门：工经部、物机部、综合办公室。在建设施工合同签订后，项目经理部工经部及时就合同的重点内容对其他部门进行交底，其他合同由项目经理部责任部门对所签订的合同传递到相关部门，并按照公司文件要求的格式就重点内容进行交底。(2)合同交底时间：合同签订后，合同约定履行前进行。(3)接收合同交底人员及部门（以工经部交底为例）：项目部领导班子、工程部、财务部、物资设备部、安质部、试验室、综合办公室、现场队长（负责与合同相关工作的）。试验室和综合办公室为选择性交底部门，其他人员及部门必须按照要求进行合同交底；接收交底部门必须向本部门-7-工作人员传达合同交底内容。(4)合同交底形式：合同交底必须采用书面形式进行；建设工程施工劳务分包合同、机械设备合同、周转料租赁合同、买卖合同应当逐份交底。(5)合同交底资料保存：合同交底部门应保存好合同交底记录表、建设工程施工劳务分包合同交底书、设备租赁合同交底书、周转料租赁合同交底书、买卖合同交底书、合同交底会议纪要，并建立电子和纸质台账。（6）合同交底记录表必须经接收交底人签字后方可归档。4.2合同履行原则(1)合同双方应当遵循诚实守信的原则，全面履行施工合同。合同中约定的生效条件尚未成熟的，不得履行合同。(2)项目经理部应对合同实行动态管理，跟踪、收集、整理、分析合同履行中的信息，对合同履行应进行预测，及早提出和解决影响合同履行的问题，以回避或减少风险。(3)价款支付：任何分包合同均不得支付工程预付款。在支付工程款时，财务部应做到：①拒绝白条付款。②合同手续或结（决）算单手续不完备不付款。③超出合同单价或总价无规定签认手续和报批手续不付款。-8-④付款必须支付到合同指定的银行帐号，且签收为合同签字人或授权委托人。4.3合同的变更、转让、解除合同履行期间发生变更、转让、解除的，应及时签订补充合同或完善相关手续，并按要求及时进行评审和上报。项目经理变更的，应及时办理变更手续，通知合同另一方当事人。4.4合同纠纷项目经理部发生纠纷时，应及时报告所属单位法律事务机构，不得隐瞒和私自处理。项目经理部在收到司法部门或行政执法机关送达的法律文书（包括但不限于传票、应诉通知书、起诉状副本、裁定书、判决书、处罚决定书等法律文书）时，应当由所属单位法律事务机构统一签收，不得滞留。合同中对争议解决的规定：“合同争议的解决方式：双方在履行合同中发生争议，首先应协商解决，协商不成时，双方约定向合肥仲裁委员会申请仲裁。”4.5分类管理合同基础资料，包括(但不限于)下列文件：招标文件、投标文件、各类合同、补充合同（协议）；标准、规范及有关技术文件；图纸、工程量清单；业主、监理的各种批示批复、开工指令、工程签证、变更指令、检查验收文件、质量评比通报、信函等；会议纪要、备忘录；测量记录、试验检验报告、施工质量记录、隐蔽工程记录、施工日志、各类报告、申请、报表、验工计价、气象记录及图表、业主-9-及监理的书面答复等；反映工程实施情况的照片、录像资料；在工程实施过程中形成的各种记录文件等。合同必须进行编号存档，按规定分类分别建立合同管理台帐，台帐中所登记的合同信息与合同内容、编号保持一致，实行“一合同一登记”原则。各类合同管理台帐应明确反映合同履行、封闭的基本情况。项目各部门分发合同应做好《合同分发记录表》，注明分发日期、合同接收人、合同去向等情况，分发记录上应有分发人和接收人的亲笔签名。4.6合同的终止与自评（1）合同的终止除了合同已履行完毕、双方协商终止外，项目经理部有权终止对不能按合同约定保证工期、质量、安全的劳务队伍的合同。（2）合同终止后应在规定期限内由各业务部门及时办理本业务部门的结算或竣工结算。结算及竣工决算的工程数量必须是其实际完成的工作量，并以合同确定的数量为最高限额（合同数量以设计图纸为依据），对超出原合同的项目和数量必须有手续齐备的变更设计才能办理结算或决算。对无变更设计手续的项目和数量谁签认、谁承担费用。（3）合同履行结束，项目经理部应及时组织进行合同自评，总结合同签订和执行过程中的经验教训并形成总结报告，按照相关规定上报与存档。-10-5.例外管理项目实施过程中，发生偏离制度、程序、计划和预算的事件，项目经理部需按照管理层级将偏离事件以“例外事件”报告给公司相关部门，请公司审批。-11-第二章劳务分包管理管理办法1.劳务分包管理的目标高质量、高标准的完成合肥市上海路下穿沪蓉、合福铁路建设任务，严格做好劳务分包的管理工作。2.分包模式2.1工程施工分包一般分为专业分包和劳务分包。专业分包是指施工总承包企业将其所承包工程中的专业工程发包给具有相应资质的其他建筑业企业完成的活动；劳务分包是指施工总承包企业或者专业承包企业将其承包工程中的劳务作业发包给具有相应资质的劳务企业完成的活动。2.2项目经理部按工程内容和数量情况拟定工程施工作业组织形式，拟定专业、劳务分包模式。3.分包原则实行专业分包与劳务分包相结合;禁止工程大包、规范专业分包、推进工序分包；积极培育有实力、讲诚信的核心型、紧密型劳务企业，合理控制使用分包方数量；统一领导，分级管理，公开公正，严格审批；和谐诚信，互利双赢。4.劳务企业选择4.1项目经理部根据《项目管理策划书》，编制项目分包计划，在工程开工前选定劳务企业；施工过程中需分包的分项工程，在开工前向公司报送该分项工程劳务分包相关资-12-料。4.2选用原则(1)严格标准、公正公开、集体决策、择优选用。(2)组织化与市场化有机结合。4.3选用劳务企业要坚持先准入后选用，项目经理部必须在局《合格分包商名录》或获得准入证的新劳务企业中选用。除特殊情况并经公司同意外，坚决杜绝在工程项目开工之前“临时准入，临时选用”。5.劳务企业准入由劳务队伍向公司申请，填写《中铁十局劳务队伍资格准入证》办理申请书，并提交但不限于以下证照原件及复印件供查验：a、《中铁十局劳务企业资格准入证办理申请书》(扫描件及原件):b、《中铁十局劳务企业资格考察表》（电子版)c、委托代理人劳动合同书（扫描件及原件）d、“四证一照一书”、相关业绩及能力证明材