第十章时间管理与差旅服务

《秘书实务》第十章时间管理与差旅服务第十章时间管理与差旅服务•时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。第十章时间管理与差旅服务第一节时间管理概述一、时间管理含义时间管理就是运用现代科学技术及管理方法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达到合理支配时间，提高工作效率的目的。第十章时间管理与差旅服务案例分析•周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1.给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2.为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3.向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4.复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；第十章时间管理与差旅服务5.拆封、分类和传递今天收到的邮件；6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7.为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中各部门同事传阅；9.在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。请问你有何办法帮助周秘书解决问题？第十章时间管理与差旅服务二、时间管理的陷阱（一）猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里1.没时间做计划2.工作是程序化，规律化，根本没必要做计划3.计划常常被打断4.不喜欢被计划束缚5.“船到桥头自然直”第十章时间管理与差旅服务（二）不好意思拒绝别人1.接受请托比拒绝更容易2.拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复3.我想做一个广受爱戴的人4.我不懂得如何拒绝第十章时间管理与差旅服务（三）“反正时间还早”——拖延•帕金森定律•工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。•时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。第十章时间管理与差旅服务（四）文件满桌病•安全感•犹豫的个性•半途而废的工作习惯•个人的喜好第十章时间管理与差旅服务（五）喋喋不休的“电话粥”1.不分优先顺序打电话2.没有充分准备就打重要电话3.电话的谈话离题4.与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制第十章时间管理与差旅服务（六）源源不断的信息1.纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告2.电子的形式：电子邮件、互联网3.声音的形式：面谈、电视、广播、电话第十章时间管理与差旅服务三、跨越时间陷阱1.要事第一（ABC法则，大石头理论）2.学会说“NO！”3.以最终的结果来开始行动（以终为始）4.办公桌上的清理运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息第十章时间管理与差旅服务四、时间管理方法（一）计划管理为了提高工作效率，预先将一定时间周期内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点是日计划、周计划、月计划。第十章时间管理与差旅服务二、时间管理方法（二）“四象限”法应有重点地把主要精力和时间用在处理那些重要但不紧急的工作上，也就是说更多把握第二象限的时间。“四象限法”最大的功能在于让人们把大部分时间花在最需要的地方。第十章时间管理与差旅服务D第十章时间管理与差旅服务马上执行制定工作计划交由下属处理对他说不第十章时间管理与差旅服务二、时间管理方法（三）ABC分类方法根据事务的重要程度，将待办的事务划分为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的方法。除综合运用上述方法外，往往还需考虑到应付意外的突发事件及临时不确定性事件。第十章时间管理与差旅服务1.分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则）2.列表分析ABC时间管理分类见表10-13.确定ABC工作的先后顺序4.判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性第十章时间管理与差旅服务分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉第十章时间管理与差旅服务5.实行ABC时间管理方法的步骤A独处：把应做的工作列出清单B归类：把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析：三类D填写分类表E实施：全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤第十章时间管理与差旅服务三、办公室时间管理（一）控制拖延找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。第十章时间管理与差旅服务(二)制定行动计划办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。第十章时间管理与差旅服务三、办公室时间管理（三）拟订日程表第十章时间管理与差旅服务第二节上司日程安排•运筹他人的时间上司的日程安排第十章时间管理与差旅服务一次迟到丢失一次商机•A城天地公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预定在8月8日下午1：00开始，李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票，张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已经是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多，由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意，最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。第十章时间管理与差旅服务一、上司日程安排的概念及意义（一）概念指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划,并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。（二）意义1.有利于上司及组织管理层之间的工作协调。2.有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作活动，避免出现时间冲突。3.有利于组织内其他相关部门联系工作。第十章时间管理与差旅服务二、上司日程安排的内容1.各种接待、约会（包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾）。2.商务旅行活动（当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习）。3.参加各类会议（各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等）。第十章时间管理与差旅服务4.到生产地进行实地检查或指导（优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作）。5.组织的各类重大活动的安排。6.领导私人活动的安排（在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等）。第十章时间管理与差旅服务三、上司工作日程表的编制（一）年度工作计划表第十章时间管理与差旅服务（二）月工作日程表第十章时间管理与差旅服务（三）周工作日程表第十章时间管理与差旅服务（四）每天工作日程表时间事项地点备注9：00行业协会的李先生（私人谈话）据说是上一次打电话之事9：3010：0010：3011：0011：30与王厂长午餐午餐在公司餐厅，三个座位已经预定华成公司的谢经理同餐12：0012：301：001：302：002：303：00成本会议第三会议室田总经理因出差，无法参加3：304：004：305：005：306：006：15从公司出发6：306：30晚餐衡山饭店二楼思达公司的罗董事长（据说会晚到10分钟）7：007：308：008：30第十章时间管理与差旅服务（五）多人日程表第十章时间管理与差旅服务四、安排上司日程应注意的事项（一）统筹兼顾所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作，避免发生撞车，使整个事件安排如同一个流程一样，是一个完整顺畅的动态系统。每个节点都承接了上了一个过程的成果，担负着本身过程的职责。只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提高工作效率，取得良好的工作绩效；反之，若安排不当，顾此失彼，不仅会对领导工作的效率带来消极影响，而且会给组织全局工作造成混乱。（二）安排规范，注重实效,不搞形式主义安排规范就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。第十章时间管理与差旅服务（三）注意张驰相间,劳逸结合（四）坚持效率原则日程表的安排要体现效率原则。作为一个组织，时间会产生很多变数，组织或企业发展到一定阶段，必然会出现各类问题叠加的情况。于是，缺乏效率的日程安排就会使组织框架试图去适应这种变化，从而变得日益臃肿，组织的命令系统逐渐失灵，导致大量未经删选或毫无意义的信息淹没组织高层。因此，秘书在安排领导日程时要注意使整个日程安排有助于提高组织工作效率，设计的工作日程要很清楚。第十章时间管理与差旅服务（五）突出工作重点采用ABCD法则，与完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再作重要而不紧急的任务，即B类事务；后作紧急而不重要的工作，即C类事务；再处理D类，可做可不做的事务。只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。（六）要留有充分的机动时间安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导空隙时间。第十章时间管理与差旅服务（七）要充分尊重上司本人的意见在安排领导的日程表时，不论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。（八）要注意保守机密•领导的日程安排，一般都是制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。第十章时间管理与差旅服务练习与案例题1.如何与上司汇报日程安排：•“李总，我已安排好了，后天上午您会见王先生。”•“李总，关于会见王先生的时间，您明天上午有会，下午接见外宾，后天下午也有会，只有后天上午没有会，如果您没有另外的活动安排，是否后天上午会见?”第十章时间管理与差旅服务案例：会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：第十章时间管理与差旅服务A.“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！”B.“老总，李总已到。还让李总等多久？”C.“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”D.“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”E.“老总，李总已到。我怎么向他解释？”•问题对于于雪的以上几种写法，你认为哪种写法比较合适，请说明理由，并对其他几种写法进行评析。第十章时间管理与差旅服务•本题的最佳选择是B。•选A看上去似乎只是在提醒老总，实际上却暗含了于雪对老总超时的不满。的确，作为老总是需要守时的，但老总为了某种需要，有意多陪刘总聊聊，以便建立更融洽的关系也是可以理解的，所以，在这种情况下秘书不能对老总产生抱怨。•选C与选A差不多，只不过于雪是借李总来表示自己的不满，所以也不合适。•选D明显是错误的，因为于雪作