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第四代时间管理第四代时间管理的要素与核心第四代时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。掌握时间是迈向成功的秘诀：◆时间是珍贵的资源；◆时间是珍贵的日用品；◆时间是你生命的基础；◆没有时间，你什么事都做不成。怎样才能掌握时间呢?●决定哪一件事情必须马上去做；●暂时把其他的事情抛开；●把你的全部精力投入到这项活动。时间的定义时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的：◆时间是由过去、现在及未来构成的。◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。图3-1时间的过去、现在和未来时间的基本元素时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。图3-2单个时间和时间的过去、现在和未来时间管理的关键时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：我没有时间。那他到底什么时候有时间呢？成功与失败最大的差异性：失败者总会说，我没有时间。而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。这就是成功与失败最大的差异性。赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?【管理名言】不能管理时间的人，就不能够管理一切。——彼得·杜拉克时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，不是快乐就是痛苦，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。学习时间管理的理由◆时间是不能储存的◆时间不会停止◆时间也不可能增加◆时间无法转让◆时间是租不到，买不到，也借不到时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，就是心态和心境的表现。良好的时间管理，是一种习惯的养成。有的人去锻炼，重视他的身体健康，他早晨起来去运动或者锻炼，他就是在善用每一天的这个时段，这是一种好习惯。有的人有固定思考的时间，把这个时间运用在规划未来上，这也是一种运用时间的好习惯。走出时间管理的误区在时间管理中，存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管理的误区，就要抛开这三个字。不要瞎忙，也不要去乱忙，甚至也不是那种茫茫然，走出时间管理的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心境。浪费时间的外在因素及解决方法（一）导言使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。电话干扰的原因及解决方法浪费时间的原因电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。1．害怕冒犯别人你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。2．希望保持消息灵通不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。3．自我膨胀别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。4．享受社交的乐趣有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。解决的方法电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。1．阻绝干扰很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。（1）处理如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。（2）转接如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。（3）暂缓如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。（4）速办如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：◆(处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他?◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗?◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。如果你没有助理怎么办？那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。2．集合所有电话在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。不速之客的原因及解决方法突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？或者说你是一个经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。突然造访的不速之客1.解决的方法突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。应对这种情况可以有以下几个解决方法。（1）延后处理遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。你可以说：“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。（2）把访客转交给别人经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。（3）另外安排时间可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟疑而不敢发问。2.回答问题对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗？在你回答有或没有之前，永远要问：什么事？对于不速之客的问题，回答时应注意：（1）简明扼要如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来，你甚至可以站起来跟他讲话。如果你坐着，就是给那些不速之客机会。（2）长话短说一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间，你就可以说：◆我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。◆我12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？◆坦率直言，你可以开门见山地说，我真的不想让你扫兴，但是我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。门户开放的不速之客1.浪费时间的原因浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门,门户开放等于是听命于别人，这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。但是在很多情况之下，你却变成了公然欢迎别人的打扰对象，你把门打开了，不速之客当然会进来。2.解决的方法(1)学会过滤◆让部属安排见面的时间。如果没有助理的时候，一开始就设好时间。◆当这个不速之客要找你谈话时，你可以到别的办公室去谈，或者站起来说话。◆不速之客如果是你的上司或你的老板，你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期限，询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情。(2)不要让别人找到你不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你。因为你的工作特别是你的职位越高，你的工作任务越重，你的时间就越宝贵。不让别人找到你，即不干扰别人也就不被别人干扰。如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话，你和所有的同事就必须发挥相互尊重的精神，留意他人的作息时间，不要让自己变成干扰者。用人不当的原因及解决方法浪费时间的原因在竞争激烈的社会环境里，公司改组，缩小规模，裁减人员的管理方式已经司空见惯，管理人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作，因为越是竞争，人手越不足,工作量就会越大。管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作，或者说与过去等量的工作。员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因。这意味着：◆公司雇人程序出了错；◆该职位提供了不正当的训练，因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。解决的方法1.教导员工善用时间教导员工善用时间，学习良好的时间管理，告诉他们排除干扰包括来自你的干扰，并示范如何为一天设立目标，以及将这些目标排出优先次序的技巧。【案例】海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯，即OEC管理的日清、日结、日高。海尔教导他们的员工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更进步。提高效率就是在节约时间。他们运用每日计划完成他们的工作，如果员工没有做好，主管就会要求他站在海尔公司里一种叫做6S大脚印上面，检讨一下为什么今天的工作没有完成，为什么进度没有完成，要怎么样做才能做得更好。2.提升员工时间管理的成本意识改善现有员工运用的情况，如果还是不足，就必须拟定一套职位管理计划，根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。现在很多员工比较缺乏成本意识，有的人是为工作而工作，不知道得他今天的工作价值，他仅是为了这个公司而上班。所以作为主管，你必须让你的员工，你的团队里的每一个人了解时间的成本观念。你这个月做多少业绩是用多少时间完成的，你每一次的时间成本是多少，透过这种时间成本的训练去影响他们，让他们去接受训练。让员工接受良好的训练，同时你也可以带领他们完成每天的工作，对员工发挥极大的影响力。所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。社交闲谈的原因及解决方法浪费时间的原因纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。需要改变工作的步调异常和好奇心理，渴望消