管理技能之时间管理

高凌职业经理十项技能训练职业经理十项管理训练总导师：伍参管理技能之二：时间管理珠海高凌信息公司培训专用版人力资源部经办人：蒋永兵（分机：6327）珠海高凌信息科技有限公司高凌职业经理十项技能训练本章序言什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源？是时间！可是，在使用完全一样多的时间时，不同的人却有不同的结果：有高效率的人，一天做了两天的事情；有低效率的人，一天的事情却做了好几天；还有的人，工作杂乱无章，毫无计划，整天东一榔头西一棒槌……常见的问题●电话有响了!这个来电话,那个来电话,急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字●正在办工室里听会报，突然一位朋友来访。不见吧，不合适；见吧，汇报被打乱了，只好让在会客室等会儿吧。朋友还好说，如果是重要的客人，让人家等的时间长了，可就不礼貌了。于是，匆匆结束会议●马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么成果。会上你进来他出去，东一句西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、把开会当成休息，闭目养神，你们爱发言发言、爱争吵争吵吧本章内容提要：时间管理就是自我管理时间盘点时间管理的原则时间管理的三大方法高凌职业经理十项技能训练●工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作由着性子，想干什么就干什么，想到那里就到那里，想怎么干就怎么干。结果有事没少干，手头上的工作却越干越多，越干越乱，越干越没有章法了●他比谁都忙，哪里都有他的身影，就像“救火车”一样，哪里有火情就马上赶到哪里，真是日里万机。可是，这里也“救火”，那里也“救火”，天天忙着“救火”，就没有静下来想想，“火灾”都是那里来的？你救得过来吗？●这个不可靠，那个不放心，刚给下属布置完工作，又赶过去强调几句：“某某事情要怎么怎么办，某某活动要怎么怎么开展。”每天忙于事务性工作和例行性工作，使得下属提心吊胆、无所适从、怨声载道、自己还觉得“冤枉”：我这样任劳任怨地为下属，还落不好●一件很清楚的事情，沟通了几次还不清楚，越沟通越不清楚，越不清楚越要沟通；有的工作，你不找我，我不找你，老死不相往来，什么事情不得不办了，也是通过手下人去办了，或者汇报给老总，请老总协调。结果，解决一个问题走的路越来越长，牵扯的人越来越多，工作效率越来越低●办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖到后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。●工作抓不住重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作下去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻漏了西瓜●缺乏个人管理，办公桌杂乱，今天不知道把文件放哪儿了，明天客户又找不着了，粗心大意，大大咧咧，经常是陷入空想和琐事不能自拔。●该说“不”的不说“不”，碍情面答应下来，结果不能如期兑现承诺，无原则的老好人，助长了别人的懒惰、和求你办事的机会，搁置了自己的工作，结果又打乱了时间，造成恶性循环高凌职业经理十项技能训练本节目录单元一：时间管理就是自我管理★盲点一:忙就好；★盲点二：时间管理能有多大用；★盲点三:身不由己；★盲点一:江山易改、习惯难移；时间管理－－时间管理就是自我管理高凌职业经理十项技能训练单元一：时间管理就是自我管理每一个人都同样地享有每年的365天、每一天24小时、一定期限的寿命和一样的体力和精力。每一个人都需要工作八个小时左右、睡眠七个小时左右、个人家务及休闲或社会交往等一部分时间。为什么有的人在有限的时间里既完成了事业之大成又能充分享受到亲情和友情，还能使自己的业余生活多姿多彩呢？他有三头六臂吗？他们会分身术吗？时间老人过多地偏爱他们吗？关于时间的名言时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回。我们大都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标。只要时间一流逝，我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱。你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是你最有价值的资源。生命有限，时间有限，金钱无限。时间管理的本质就是要能够主动、有效地控制时间，让时间为你服务，而不是整天追赶着时间的脚步，来也匆匆去也匆匆，对时间没有计划，没有管理、没有思考，在时间面前充满了被动和困惑。如果你还没有认识到时间管理的重大作用、你还停留在被动的操作上，如果你的时间每天安排的满满的、效率不高；如果你感觉时间真的不够用，请抽出一点儿时间阅读本单元，做一下有关的应用与高凌职业经理十项技能训练行动上表单，最重要的是养成有效的时间管理的行为模式，从理念和态度上对时间进行重新的管理和界定，你一定会成为时间的主人。任经理的一天作为公司人力资源部经理，任经理为人勤奋、关心下属、听从上司、事事都亲自过问，但是每天工作之后他却感到这一天无所事事，自己的许多理想、宏图大志等都只有在梦中实现，心中常常产生懊恼之情。他没有时间与家人多处一会儿，没有时间多读书，没有时间尝试新的事物，甚至没了业余时间，总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。让我们来看看任经理一天的活动：8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访使他们的谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属的工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题、给予解释到10：20。10：20找来下属布置工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理。阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00还有一部分没有过目。中午匆匆吃过饭，看了一会儿报、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室！高凌职业经理十项技能训练14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都是任经理自己确定，此项工作又占去了2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅是没有达到任经理的预期目的，还拖延时间，一直持续到17：00。下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好等待下班后，任经理挟着自已未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上有要加班到午夜了。我们仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用，他真是没有足够的时间吗？是他在不经意或不自觉地把时间浪费掉了呢、还是一些他不能空制的因素挤占了他宝贵的时间呢？他把时间究竟浪费在哪里了呢？●也许，电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管嘛。●也许，会义安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。主持人那里去了？●也许，上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性。●也许，下属的不断请示和汇报。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作高凌职业经理十项技能训练风，使自已成为下属任务的执行者，大大浪费了自已的时间。●也许，对于下属的工作不放心替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。●也许，凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。●也许，你是否在工作中没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动，即缺乏一份详尽的计划。●也许，做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。●也许，只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。●也许，不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命与上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与无关的事务上。●也许，对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通加班来完成。●也许，不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。太多太多的，“也许”……没有时间完成自己的职责、任务，时间被下属和上司控制，被事务缠住；晚上加班才能真正做自己的工作，经常如此怎么得了！请你对你的工作时间进行一下分析：你是如何处理你自己的职责和事务、你的时间你能够控制得了吗？你的时间到底是属于谁的？你有什么样的时间使用模式？你一贯对时间的理解和态度是什么？作为中层经理在时间管理上你有什么样的难处？时间不够用你想办法解决了吗？你愿意就这样一直下去吗？其实浪费时间的根本原因还在于自己！在时间管理的过程中，管理者经常有自己各种各样的想法和习惯性的操作，形成和构筑了时间管理的盲点，归纳起来主要有：高凌职业经理十项技能训练盲点一：忙就好事实或许如此，但是按部就班和有序的时间管理并不是最好的。许多经理人，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间（效果），往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。在这种时间管理中，经理们通过制定目标或规划，事先准备充分，能够较好地完成工作。他们有较强的责任感，通过每天的规划与安排能将事项进行得井井有条，并有自己的处世价值观和判断使得效率提高，同时他们对时间与自我管理也具有较高的技巧。然而，这种管理的后果容易使管理人员认为一切可操之于已，而忽略了自然法则胜于一切，因为缺乏远见和应变能力，常常把最重要的事情因时间紧、超出常规而搞糟。这种忙碌的职业经理一般轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一种开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大差距。盲点二：“时间管理能有多大作用”在这种观念下进行工作的人，大多被时间控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念，新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。这本身就是时间管理中最有害的障碍。他们为什么不愿意改变？是因为他们就认为时间管理不过是制定计划、做样子，时间怎么能够控制得了？我自己和我周围的人都是这样接受时间所限制的，我们没有多余的时间也不能通过时间管理就多出2小时来？何况时间管理制定的计划怎么能够赶不上得上实际中的变化？我们要做的只能是如何应高凌职业经理十项技能训练付变化、如何追赶时间。其实这种管理者不相信时间管理的作用、不愿意改变。盲点三：“身不由已”中层经理往往要受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户……的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属出主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。所以任经理经常说：“一会儿上司找你，你必须得去；一会儿下属要找你，你也得办；一会儿同事或客户找你，你也得去应付；没有办法，时间都掌握在上司、下属、客户的手里，我没有办法进行时间管理呀！”盲点四：“江山易改，习惯难移”这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。