肖斌：时间管理

时间管理讲师：肖斌•时间就是金钱,时间就是生命•一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴•可以支配的时间就是财富本身——马克思•世界上最珍贵的东西就是时间——爱迪生•人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已——伏尔泰•时间是最高贵而有限的资源。——彼德·杜拉克真理现实•我要是在大学多学点东西就好啦！•我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！”•时间根本不够用，公司里的事搞得我一头的包•家人总也见不到我，几乎把我登报作废！最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。什么叫浪费时间？生命倒计时法：人生七十古来稀（暂且估算你能活80岁）我的生命已用去天，我的生命只剩下天签名年月日请写出你签写前面表格的直接感受：（做与自己人生目标无关的事情）6自测你的时间价值几何？每天_______________元每小时_____________元每分钟_____________元那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你每天是否浪费了一小时？1h×360天×50年=18000小时18000小时/8小时/每天工作=2250天≈7年谁是你的时间杀手F刁蛮的上司A过多的电话时间资源的独特性•供给毫无弹性•无法蓄积•无法取代•无法失而复得时间管理是什么?时间管理不是什么?•时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多•所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间时间管理是什么?•时间管理就是自我管理•自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很对地做完,叫做效能•时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理之诊断与分析•每日活动记录表•时间清单•时间管理自行诊断表每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234时间管理自行诊断表1、今天作了哪些有意义的事？2、今天有哪些事情是适当的时间内做的？3、今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？4、今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？5、今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？6、今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？7、今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？8、今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能遗址这些陷阱？如何跨越他们？9、今天做了哪些不必要的事？10、今天做了哪些不需要亲自动手的事？11、今天花费了多少时间做重要的事？12、今天花费了多少时间做不重要的事？13、今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？14、今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果？15、从明天开始，应该怎样做才能改进时间的效果？时间管理的误区误区一:工作缺乏计划工作缺乏计划，将导致如下恶果：•目标不明确•没有进行工作归类的习惯•缺乏做事轻重缓急的顺序•没有时间分配的原则从来不做或是不重视做计划的原因•因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；•不做计划也能获得实效；•不了解做计划的好处；•计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；•不知如何做计划。误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：•职责权限不清，工作内容重复•“事必躬亲，亲力而为”•沟通不良•工作时断时续改善方法•学会如何接受请托•学会利用资源•学会授权授权时应注意•有一套制度用以监督管理•你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力•教育部属、指导部属使他们有成长的机会•确定他们有必要的工具和支援供给，以便完成工作•鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态度•授权意味着不仅要分配不好干的事，也要分配容易做的事•不能把自己难以胜任的工作转交给别人误区三：时间控制不够•习惯拖延时间。•不擅处理不速之客的打扰。•不擅处理无端电话的打扰。•泛滥的“会议病”困扰。我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井误区四：整理整顿不足小组讨论：实际工作中，你们有哪些方面的整理整顿不足，导致浪费了时间？误区五：进取意识不强•个人的消极态度•做事拖拉，找借口不干工作•唏嘘不已，做白日梦•工作中闲聊时间管理的基本原则•明确目标•有计划、有组织地进行工作•分清工作的轻重缓急•合理地分配时间•与别人的时间取得协作•制定规则、遵守纪律如何制定目标SMART•Specific：具体(明确计划的具体数量及时间)•Measurable：可衡量（有客观标准衡量情况是否有变化）•Accepted：可实现（在规定时间内，该目标是否合理/可完成）•Realistic：符合实际的（是否值得追求、是否重要、是否与价值相关）•Timebound：有时间界限的（是否定出时限以便于跟踪进展情况）有计划、有组织地进行工作•将有联系的工作进行分类整理。•将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。•按排列顺序进行处理。•为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。•由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。如何做计划•确立目标；•探寻完成目标的各种途径；•选定最佳的完成方式；•将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；•编排月/周/日的工作次序并加以执行；•定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。良好的时间管理来自于计划花时间在计划上才是最节省时间的作法一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓小组讨论：请排出正确的行事优先级????ABCD紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓正确的行事优先级不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置III1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属,这叫“灌能”1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事小组讨论：请将你们在工厂中的具体工作填入四个象限中紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷合理地安排时间20/80时间管理法20/80定津是由意大利经济学家帕累托发明的，因此也叫帕累托定律。△用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%销售额的20%的优质客户。△用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）一个人80%的成功由其20%的活动决定。用80%的时间从事20%有效益的活动。与别人的时间取得协作制定规则、遵守纪律•在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。•即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。•由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之2.以PDCA分布周一到周五的工作性质3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面FollowUp2.GoAround3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.FollowUp一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/规划如何管理你的EMail葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看小品?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?如何提高Email的处理效率•一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作•养成习惯,一天只有三个时段看Email•除了急件以外,集中时段回信看Email的时段分配时段信箱回信备注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail文件夹的分类•Reply:Private,公务•FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private•Project进度•有空再看充分利用时间•避免拖延•找出隐藏的时间•不要浪费时间•合理授权•投资时间充分利用时间：避免拖延•只要有必须做的事情，马上采取行动•一鼓作气，马上完成最后的10%•快刀斩乱麻，先从棘手的地方下手•把一项大的工作分解为几个具体的事情•有选择性地拖延充分利用时间：找出隐藏的时间•善于用等候或空档的时间•将时间管理视作比赛•创造更多的时间•想办法“偷懒”（忙碌≠效率）充分利用时间：不要浪费时间•不要让不速之客耽误你的时间•不要做太多的承诺，不该做的不要做•做事要有周密的计划•集中在一个时间打电话•做事不要犹豫不决•不要让低迷的情绪左右自己，学会调整•要养成早睡早起的习惯充分利用时间：合理授权•挑选能够承担责任的人•根据能力与兴趣委派工作•告知为什么而不只是做什么•赋予重要性•信任部属并与之保持良好的沟通•了解学习曲线充分利用时间：投资时间•个人素质和专业本领的提高是节省时间的重要途径之一•不断地学习是在任何领域成功的最低要求•参加有益于获得关键技能的课程如果给我8个小时的时间砍一棵树，我会花6小时来磨斧头。（林肯）未雨绸缪•有人告诉你该怎么做一件事情时，他们很可能至少会遗漏一个重要步骤。•做一件事情之前，预估需要多少资源及何时需要这些资源•以最大的希望，做最坏的打算•做额外的准备（备份、双保险）墨菲定律：会出差错的终究会出差错。58平衡时间•在工作、家庭和社会间找到平衡•暂时的停止努力是成功的动力——适度休假•注意自己的身体，经常锻炼•学会调整自己的节奏和控制情绪心灵就象是田地，有一定的极限；经过一段时间，它会枯竭，耗尽所有生产农作物的能量帕金森定律：事情增加是为了填满完成工作所需要的多余时间59培养良好的利用时间的习惯•短小的笔杆胜过良好的记忆•利用清单记录经常性的活动•下班之前记下第二天需要做的工作清单（节省时间、潜意识工作）•每天给自己60分钟的读书时间•认识自己的生物钟，精力最旺盛时做最困难的工作富兰克林你热爱生命吗？那么就不要浪费时间，因为生命是由时间组成的.