自我管理之时间管理（PPT37页)

自我管理之时间管理•时间哪里去了•如何有效管理你的时间•常见陷阱及应对最近是否发生过下列情况?•错过一个重要会议或约会；•坐席代表刚刚记录的问题，忘记回复客户，电话又打来了•最后期限到了，应该完成的员工测听，却没完成•要和某坐席代表进行的绩效面谈一拖再拖•因无法在上班时间内完成，晚上或周末要带回家去做•下周一就要汇报了，今天都周五了，还未准备出汇报稿•……….你的时间都到哪里去了？•被上级所占用的时间•被下属所占用的时间•被会议所占用的时间•被自己所占用的时间•被浪费的时间•……时间管理的重要性绩效＝工作成果＋工作品质＋时效＋成本控管时间管理的能力，至少占工作绩效1/4比重效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)•效率：正确的做事（Dothethingsright）•效果：做正确的事情（Dotherightthings）•效能：把正确的事情做正确（Dotherightthingsright）时间管理的目标是什么?自我管理之时间管理•时间哪里去了•如何有效管理你的时间•时间管理常见陷阱及应对管理时间的关键•时间的基本元素是事件•管理时间的关键是控制事件时间管理就是个人管理，把握自己才能把握时间。如果你不能管理时间，那么你什么也不能管理——彼得·杜拉克有效规划你的时间1.列出任务2.估计工作需要时间3.预留机动时间给意外事件4.决定优先,删减和委派5.事后检查时间管理的关键•专注是提高个人工作效能的关键.•高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事~彼德杜拉克要事第一•“大石头”理论•帕雷托定律•ABC法则•时间管理矩阵图“大石头”理论•小桶代表什么？•大石块、小石块、沙子代表什么？•您有什么启发？请谈谈您的感想？Worksmarter,notharder.帕雷托定律意大利经济学家帕雷托（Parto）80%salefrom20%customers80%profitfrom20%productline80%problemsfrom20%employees20%的时间完成的80%的工作是运用ABC法则•A级优先—必须做的事•B级优先—应该做的事•C级优先—可以做的事重要紧急准备工作预防措施计划、规划建立人际关系挖掘新机会危机突发事件重要客户紧急来电有期限压力的重要工作M2M1M3M4干扰的事情、电话某些会议、电话受欢迎的活动符合别人期望的事不重要不紧急时间管理矩阵忙碌琐碎的事不重要的电话广告函件浪费时间之事重要紧急质量象限重要紧急M2M1M3M4浪费象限不重要不紧急时间管理矩阵蒙蔽象限IIIIIIIV紧急不紧急重要不重要案例研讨：你的时间管理矩阵重要紧急60%-80%20%-25%M2M1M3M45%不重要不紧急高效能时间管理15%年计划——活动计划表年度目标：一月二月三月四月五月六月工作计划生活计划七月八月九月十月十一月十二月月份月份工作计划生活计划周计划工作安排第周事件任务优先级时间安排星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期七项目1项目2打电话给客户跟网络部开会拜访客户培训业务员13241324每日工作计划表2月25日（星期三）8:00-9:009:00-10:0010:00-11:0011:00-12:0012:00-13:0013:00-14:0014:00-15:0015:00-16:0016:00-17:0017:00-18:0018:00-19:00Evening优先事件节约时间的秘诀每天花30分钟制定计划，要有书面的待办单、日计划、月计划和周计划尽量将无用的文件处理掉，在固定的时间里处理邮件，尽量利用空余时间看文件处理工作切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事在高效的时间里完成重要的工作尽量用最快速有效的方式解决问题学会授权，能让别人去做的尽量要别人去做你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯减少不必要的会议定期分析自己时间利用的情况自我管理之时间管理•时间哪里去了•如何有效管理你的时间•时间管理常见陷阱及应对1、计划欠妥7、欠缺自律13、用人不当2、贪求过多8、无力拒绝14、社交闲谈3、不速之客9、做事绝延15、权贵混淆4、条理不清10、无效会议16、沟通不良5、事必躬亲11、文件繁杂17、进度失控6、电话干扰12、工作搁置18、应付危机跳脱时间陷阱时间管理的常见陷阱•无用功•缺乏计划性•太多的干扰•拖延•事必躬亲•不好意思拒绝别人通常大多数人在还不知道要去哪儿时便已经上路了！猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里缺乏计划性没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”学会用NO保护你的时间与精力让那些可能吃掉你时间的人知道你的优先选择对自己的状态做出明确的标志集中处理计划外事件如何克服干扰“反正时间还早”——拖延浪费了今天每天都是一个遗憾的生活逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑拖延的代价克服拖延的技巧•不要把难事往后拖•不要把不喜欢的事往后拖•不要把喜欢的事做过了头与拖延决战•事情看起来很棘手：这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以尽早忘掉它•任务庞大：将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务；切香肠•能力不足：加强短板、提高技能•自我约束力不强：设定最后时间点，一定要完成，给自己奖励事必躬亲•担心部属做错•安全感•不愿放弃得心应手的工作•找不到可授权的下属有效委派委派的选择新手做过类似工作的人备忘录、传真、电子邮件必要时个别会晤每天委派给谁如何指示跟进工作不好意思拒绝别人•接受请求比拒绝更容易•拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复•我想做一个广受爱戴的人•我不懂得如何拒绝学会说“NO！”•耐心倾听•如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长•显示慎重，表情应和颜悦色•态度坚定，指出拒绝的理由•拒绝的是请托而不是他•如有可能为他提供其他可行途径•切忌透过第三者来拒绝以终为始•是必须要做的吗？•不完成会怎样？•是自己想要的吗？•和目标直接相关吗？•回报及收益高吗？告别完美清楚你所从事的工作对质量的要求80分标准不要为自己预留太充裕的时间“完美根本就不存在，了解这句话的人就等于人性智能的极致，期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。”——19世纪法国诗人马塞特