政府机关与企业信息管理比较研究

政府机关与企业信息管理比较研究摘要：随着时代的发展，计算机、网络技术的发展，信息管理日益重要，信息管理业在政府机关和各类企业中得到了一定的利用。本文从信息管理的对象、特点、原则、职能等方面对政府机关和企业的信息管理进行了一个全面的描述和比较，比较了他们之间的相似处和不同点。希望能为以后的信息管理研究提供一谢借鉴。关键字：政府机关、企业、信息管理、相似处、不同点正文：随着时代的发展，计算机、网络技术的发展，信息管理日益重要，其已经渗透到社会的各个领域，包括：金融、商业、政府、医疗、社会管理等。各国政府非常重视国家信息化的建设，其中美国在1993年最先提出建设信息高速公路的战略计划，其他各主要发达与发展中国家业相继提出了本国的信息建设计划。可见信息管理对一国的发展建设具有非常重要的意义。国内外有不少专家学者也对不同领域的信息管理做了详细的研究，涉及政府机构、企业组织以及第三方组织。所谓信息管理是指人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动[1]。信息管理具有信息量迅速增长、信息处理和传播速度加快、信息处理的方法日趋复杂、信息管理所涉及的领域不断扩大等时代特征。那么信息管理在政府机关、企业和非公益性机构中的应用有什么区别和联系呢？下面是本人做的一些比较研究。1.政府机关的信息管理应用1.1政府信息管理的内容——政府信息政府信息是指国际组织、各国政府及其相关部门所发布和各国政府在行政过程中由管理对象所反馈的信息，包括：有关机构的宗旨、业务范围、人员、出版物、最新消息发布；给类法律法规或相关政策信息；从统计数据到被延迟的立法等。一般可分为政务信息、军事信息、科技信息、经济信息、文化信息等。据统计我国政府部门掌握着社会信息资源中80%的有价值的信息[2]。1.2政府信息管理的含义及特征政府信息管理指的是对在政府部门管理工作中所涉及的信息和信息活动进行合理管理。它有两个方面的含义：一是对政府信息本身的管理，即对政府信息的收集加工、存储反馈和利用的过程管理；二是对涉及政府信息活动的各种信息机缘要素的管理，如公务人员、行政组织、政府信息及其开发利用支撑技术的结合起来进行管理，从而有效地满足政府部门行政管理需求的全过程[3]。在本人看来，政府信息管理应该是用意辅助领导决策、为公务人员提供行政帮助、为群众提供公共服务的，应该具有如下特征：服务性、公共性、综合性、实时性、政治性。1.3政府信息管理的原则和职能通过概念我们可以得知政府信息管理不仅只是对内部信息的一个收集加工，更主要的还是政府在行政的过程中对外部信息的一个处理和反馈。这就表明政府信息管理的共做繁重，也体现了其在社会管理活动中的重要性，那么如何做好政府信息的管理工作，应该坚持在有利于促进信息化发展、政府统一管理和各部门参与管理、技术管理和行政管理并重、依法治业、有效服务公众的原则下实行政府信息管理的计划管理职能，研究制订信息化发展战略，编制中长期规划、年度计划是计划管理职能的首要任务，它为政府信息化建设中组织机构建立、人员配备、指导工作的进行、实施保障措施以及对工作的控制提供可以操作的标准。发挥组织调节职能，用一个坚强有力、高度集中、协调有序、政令畅通的信息化管理体制和组织机构来负责信息化管理过程中的组织工作，把政府信息资源的各种要素有效地结合起来。发挥指导工作职能，使政府部门、企业、公共事业等组织更有效、更协调地实现政府信息化建设目标，形成上下一致的为实现组织目标工作的局面。监督控制职能使信息资源管理与信息化的发展相适应。服务群众职能，政府信息管理的最主要目的还是服务群众，前面的职能所达到的最终目的也是为了更好的服务人民群众。2.企业的信息管理利用2.1企业信息管理的内容——企业信息企业信息是指对企业的生产、管理和技术等各种活动的状况、发展变化、相互联系及特征的客观反映的记录[3]。其具有一些独特的特点，主要有：经营目的性、方向性、时效性。企业信息在企业经营决策额过程中具有重要意义：在制定生产计划时，信息为确定产平的品种和数量提供依据；在生产过程中，信息为生产工艺和设备的改进提供依据；在生产完成之后，信息为评价企业生产的经济效益提供参考；产品销售以后，信息我掌握用户反映、反馈使用效果提供资料。2.2企业信息管理的含义及特征企业信息管理是企业管理者为了实现企业目标，对企业信息和企业信息活动进行管理的过程。它是企业以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用的过程，对企业的信息活动过程进行战略规划，对信息活动中的要素进行计划、组织、领导、控制的决策过程，力求资源有效配置、共享管理、协调运行、以最少的耗费创造最大的效益。企业信息管理是信息管理的一种形式，把信息作为待开发的资源，把信息和信息的活动作为企业的财富和核心。其特征包括：（1）一对一订单式设计制作，针对性解决实际问题的特性。除了通用的管理软件和MRP(物料资源计划)、OA(办公自动化)、wFs(工作流系统)外，大多软件都需要做详尽的需求分析，咨询顾问专家和企业管理者在总结企业发展要求的基础上，根据企业实际量身定做，或在标准版本上做适应性修改。（2）管理系统从企业战略的角度出发，具有系统性和整体性。从企业的人员机构管理、产品物流管理、财务管理、销售管理、采购管理、生产管理、质量管理等系统的角度，考虑战略的实现性和信息的关联、制约性。（3）具有信息的积累性和共享性。信息管理系统能够将各部门工作中的关键数据，存储在数据库中，并能根据权限查阅和调用。（4）具有决策的支持性。各种数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果，并通过报警提醒的方式，使决策者在第一时间得到相关信息。（5）动态特性。由于信息的时效性和关联性，当系统中某一信息要素发生变化时，与之相关联的其他信息均发生变化。2.3企业信息管理的原则和职能企业信息管理原则是企业管理者在实施企业信息管理时观察问题、处理问题的准绳。它主要包括以下几点：系统原则，体现为信息的整体性、历时性、满意化；整序原则，主要类型有分类整序、主题整序、其他；激活原则主要是个体激活、群体激活，信息激活能力是企业管理者信息管理能力的核心；共享原则；搜索原则，要求各位员工都具有强烈的搜索意识、明确的搜索范围和有效的搜索方法。企业信息管理是企业管理的重要内容之一，主要对企业信息、企业使用的信息技术和信息用户进行管理，其职能包括信息管理规划、计划、组织、领导与控制。3.比较分析政府机关与企业信息管理之间的相似处所管理的信息都必须准确及时，具有时效性。无论是政府机构还是企业的信息管理都应该秉承及时准确的原则，所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面：一方面，要及时地发现和收集信息。现代社会的信息纷繁复杂，瞬息万变，有些信息稍纵即逝，无法追忆。因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态，并适时地记录下已发生的情况和问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者手中才能发挥作用，并且具有强烈的时效性。因此，要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员，使其成为决策、指挥和控制的依据[4]。信息不仅要求及时，而且必须准确。只有准确的信息，才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息，不但不能对管理工作起到指导作用，相反还会导致管理工作的失误。为保证信息准确，首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度，克服主观随意性，对原始材料认真加以核实，使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性和唯一性。一个管理系统的各个环节，既相互联系又相互制约，反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以，系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用，这就要求系统内的信息应具有统一性和唯一性。因此，在加工整理信息时，要注意信息的统一，也要做到计量单位相同，以免在信息使用时造成混乱现象。4.比较分析政府机关与企业信息管理间的区别4.1管理和服务的对象不同从前文的内容我们不难看出，两者的管理和服务对象不同。从内容上来看，政府机关的对象是政府信息、包括经济信息、军事信息等，而企业关注的则主要是经济信息。政府机关的服务对象主要针对的是公务行政人员，在一定程度上也包括人民群众。政府信息管理关系到政府职能转变、办公效率提高，关系到信息安全、有效、有序的流通和使用，关系到政府信息化的可持续发展，从而发挥政府信息资源为政府的经济调节、市场监管、社会管理、公共服务等四大主要职能服务的作用。而企业管理的管理和服务对象自始至终只有一个，那就是企业本身，其目的也很明确，企业信息管理为是企业管理者为了实现企业目标，扩大企业的生产经营规模，缩减生产成本，实现利润最大化。4.2两者信息管理的特点不同政府机关的信息管理，在帮助政府决策、行政人员的办公、服务人民大众方面起到了很大的作用。这也表明了政府机关的信息管理原则中存在着政治性和服务性的特点。而企业的信息管理，旨在帮助企业获得最大利润，管理的范围只是在企业内部，所以其并没有以上特点。4.3两者的信息管理作用有所不同政府信息管理强调政府利用网络信息技术，对政府部门、企业、社会组织和公民，在更方便的时间、地点及方式下，提供政府信息及其他公共服务，从而逐步构建一个高效、透明、简捷、具有更高服务品质的电子化政府。而企业信息管理则强调有效组织企业现有信息资源，围绕企业战略、经营、管理、生产等开展信息处理工作，为企业各层次提供所需的信息。不断地收集最新的经济信息，提高信息产品和信息服务的质量，努力提高信息工作中的系统性、时效性、科学性，积极创造条件，实现信息管理的计算机化。参考文献：[1]李兴国.信息管理学[M].北京：高等教育出版社，2007.18[2]李兴国.信息管理学[M].北京：高等教育出版社，2007.367[3]李兴国.信息管理学[M].北京：高等教育出版社，2007.260[4]任永平.关于企业信用信息共享问题的思考[J]．现代企业，2006（8）