如何招标文件的质量保证措施

如何招标文件的质量保证措施摘要：招标文件实际上是对招标代理各个阶段工作的一个纲领性的指导文件，是需要厚积薄发，逐步积累的，很多条款是在同大量招标人或管理部门的沟通中形成的，很多条款是在实践的检验中，特别是碰到问题而不断改进中完善的。所以招标文件的编制质量，绝不仅仅是写“文章”的水平这么简单，而是体现了一个招标代理公司的专业技术力量和管理实力，保证招标文件的编制质量，就是保证招标代理的工作质量。关键词：沟通、目标、法律法规、合同条款、一、尊重招标相关方对招标文件条款的看法1、充分理解并体现招标人的招标目标我们知道，与招标人沟通，实现招标人的招标目标是我们招标代理公司的最基本职责，如果与招标人沟通不够造成一种理解的偏差，那么在执行招标代理任务时肯定效果是不会太理想的。举几个最简单的例子，比如对同一个招标项目，招标人可能认为单位实力是最重要的，项目经理可以适当降低条件；招标人也可能认为项目经理的水平是最看重的，必须要满足一定的要求，宁缺勿滥，单位实力可以适当降低这两种定位对于招标代理工作的指导是有很大不同的。再比如，招标人认为只要价格合理其他的内容只要能满足最低条件就可以跟招标人认为技术方案非常看重，要与价格并重这两种理解对招标代理的工作开展也是有不少差别的。因此在任何一个项目取得招标代理任务后，一定要首先与招标人进行充分沟通，了解招标人的意图，因为有时候招标人的具体参与人员比较多，我们需要主动向招标人提出建议，先进行一个会议，讨论这些目标性的问题，事实上，很多招标人也有这些方面的客观需求。2、充分遵守招标监管部门的参考意见招标监管部门由于平时接触的项目，碰见的情况比较多，处理的投诉案例也比较多，因此他们对于一些条款的设定是否合适会有自己的看法，他们的观点往往是很重要的。虽然现在的招标是采用备案制的，一般情况下可以体现招标人的自由意志，但是判断为了实现招标人的招标目标而在招标文件条款中的表述是否都合法、合规、合理的时候，监管部门的一些意见往往也是很重要的，必须充分重视。3、区别对待市场潜在投标人的反馈意见招标文件发出后，会有一个疑问提交过程，是考验市场上潜在投标人对招标文件条款设置的看法。如果某个条款提出疑问的人很少，那么有可能是投标人自身的实力问题，如果对相同的问题提出疑问较多的，那么就应该注意了，该条款设置是否存在不妥当的情况，尽管招标人是主动的，改与不改招标人有主动权。二、对市场各种要素供求关系进行充分地调研对一个具体的招标项目，如果对市场了解不够就会造成定招标条件时偏离实际情况从而影响招标的效果。判断一个招标代理公司和招标代理人员是否成熟具有经验的标准之一就是对投标市场实际情况的把握。每一个招标代理项目都是在一定的特有市场条件下竞争的产物，这种竞争的条件如果过于宽松，那么就会造成良莠不齐，差的单位滥竽充数的情况，影响择优，过紧投标单位家数过少，对价格择优是一个很大的风险，更有甚者，还会造成项目的流标或者投诉，投诉量身定做，指向特点的投标人。目前，市场方面的风险主要是市场供求关系的失衡。从市场经济的角度来说，招标其实也是一个相互选择的过程，只有充分进行市场摸底和调研，特别是对近段时间的市场同类项目的投标和入围情况的统计数据，才能比较好地把握市场的脉搏，进行准确的定位，也就是说，综合择优必须要建立在条件允许的前提下，否则就是空谈，没有实质意义。三、熟悉现有法律、法规，掌握相关政策及文件规定一切招投标活动都离不开都要在招标投标法律、法规和政策性文件体系的规定的范围内，因此任何一位从事招标代理工作的专业技术人员首先都要非常熟悉目前招标标相关的法律、法规和政策性相关文件，保证依法合规工作。1、招标投标法律法规与政策体系的构成1.1法律，如《招标投标法》、《合同法》等；1.2行政法规，一般以条例、规定、办法、实施细则等为名称，如《条例》等；1.3地方性法规，如《浙江省招标投标条例》等；1.4规章。1.5行政规范性文件，目前温州市场最重要的两个文件是住建委[2014]168号文件及温委改办[2017]4号文件（俗称双12文件）。2、招标投标法律体系的综合性规定2.1必须招标制度的规定《招标投标法》第3条原则上规定了有关必须招标制度，《工程建设项目招标范围和规模标准规定》（国家计委令第3号），具体规定了必须进行招标的工程建设项目的范围和规模标准，该标准将于2018年6月1日起调整最低招标限额，并取消总价3000万必须招标的限制。2.2建设项目招标方案核准制度的规定2.3招标公告发布制度的规定2.4评标及评标专家管理的规定2.5招标代理机构资格管理取消改为信用评价管理的规定2.6招标投标行政监督的规定3、法律、法规和各类政策文件始终是招标代理工作的基础和准绳，如果不够熟练就会造成一些沟通和招标问题。比如有时候招标人希望找到好的单位说要一级企业，实际上招标工程需要的是二级以上就可以的，作为招标代理机构就要马上做出反映，可以通过信誉标等其他方式实现择优，而资质规定是由住建部相关文件的，不能随意减低或提高；再比如，业绩及奖项设置的规模及分数的规定、采用预审或后审的规定等。四、加深对招标文件核心条款内容的理解1、招标文件条款的分类1.1从适用程度上可以分为通用条款和专用条款，通用条款，顾名思义，一般是不会改变的，适用于几乎所有的项目；专用条款是为具体的项目而设置的，需要重点关注。1.2从与决标的关系上可以分为强制性条款、可选择条款和中标单位的合同条款。强制性条款在制定时与招标人要解释清楚，一般是法律法规规定的，可选择条款是没有明确的规定或者规定只是一个范围，可以有不同的表述方式或可选方案，中标单位的合同条款与决标在形式上没有直接的联系，但是其表述却可以影响一个投标单位参与投标的积极性及后期合同签订和履行的效率，因此也是非常重要的。2、如何实现招标文件各类条款的合理表述来择优2.1对强制性条款的合理表述在实际工作中强制性条款地表述与实际情况脱节经常是造成招标文件质量不高的一个原因，合理地强制性条款表述对于优秀的企业不但没有影响，还可以激发他们的参与积极性，而实力差的企业则有可能被挡在门外。强制性条款的设置一定要符合具体市场的实际情况，任何脱离实际情况的表述都是无效的，只会招致招标的失败。常见的强制性条款包括资质、企业业绩门槛、人员业绩门槛、人员资格等。2.2对可选性条款的合理表述作为专业的招标代理服务机构，招标代理人员应该根据自己的经验和专业知识尽量提供招标文件重要条款的不同表述方式，并比较各自的优、缺点供招标人参考选择，有条件的应尽量召开讨论会的形式，使招标文件的条款设置尽量满足招标人的实际需求，以求招标最适合具体工程招标目标的表述方式。只要是不违反法律法规的原则线的，很多条款的表述是可以灵活设置的，不要受思维定势的制约，不要害怕由于新的问题出现的新的风险，因为创新都是有风险的，但是只有创新才有进步。比如很长一段时间施工招标都没有项目经理面试，但是可以不可以呢？法无禁止当然可以；比如进度款的额度是70%还是80%合适一些，就要说出具体的利弊分析，进度款偏低可能造成投币企业融资成本的上升，投标下浮率会减少，80%则是建设单位的融资压力大一些，所以采取哪种方式取决于建设单位融资成本相对于社会融资平均成本的一个对比，如果建设单位成本小那么可以采用80%的方式反而是好的方式；再比如招标控制价取费费率采用弹性费率下限可不可以（一般是采用中值的）等等，这些条款不是说绝对可以或者不可以，而是可以选择，各有利弊，要耐心地向建设单位解释，以使他们能够客观地选择最适合自己的表达方式，这就是择优。2.3对合同主要条款的表述合同主要条款是一种要约，通过要约的优惠条件来吸引更多的优秀单位、也通过要约的限制条件来剔除实力不佳的单位。一般说来，有实力的优秀单位都会对条款设置是否合理比较关注，假如合同的条款太不合理，马上就会排斥一些优秀的单位前来投标。而不问合同条件，先投中再说，这种公司在客观上来讲是不负责任的，既然不负责任，又怎么保证其在履约时能够讲诚信呢。比如监理投标，如果规定无论延长多少时间监理费风险都由投标人承担，实际上这是很不合理的条款，真正有实力的公司很可能会望而却步。2.4减少或杜绝霸王条款的存在，创造公平合理的投标环境在招标过程中，很多情况下会出现所谓的霸王条款，这些条款虽然没有违反有关法律法规，确令投保人人为的风险加大，限制了综合择优。比如有时候，明明有些内容还不是很清楚的，一定要投标人包干报价；材料或人工的价格明明波动较显著的，要求投标人包干报价，不调整；市场上资金面本来就紧张的，工程款支付比例过低等，这些霸王条款的出现，有些优秀的单位可能会不参加投标，因为感觉风险太大。作为招标代理机构，我们在考虑业主招标综合择优合理诉求的同时，要注意投标单位的心理和现实的承受能力，程序的组织和条款的表述要客观、公正、合理，对于优秀单位正常的参与投标的愿望要理解，不要有“我是招标，你是投标”，我定的东西，你就要无条件执行这样的强势逻辑和意识。2.5设置不平衡报价的调整条款不平衡报价会给今后的顺利履约设置障碍，而如果一旦合同签订以后或者具体的事情发生后再处理就会比较被动，不一定有效果。最佳的时机就是在评标过程中或者评标结束后发中标通知书前，最迟也要在签订合同前对中标造价中有无恶意不平衡报价进行调整（可以借助计算机软件），如有发现的按照招标文件规定的方式进行调整。五、通过中标价格分析和合同判断等环节来促进质量1、分析中标造价水平是否合理，反推招标文件条款是否合理造价水平分析报告通常会在招标控制价与中标造价的对比分析后得出一些结论，主要是通过分析该工程项目中标总体造价的合理性，以及单项造价是偏高或者偏低，从而为今后的建设单位在合同履约过程中的管理提供一些有用的信息。本次招标的工程标段分得比较多的，因此这个环节是非常重要的，可以及时通过中标的价格水平与市场平均水平有无偏离来判断招标文件的条款设置是否合理，并可以在以后的招标文件条款中不断改进。2、协助建设单位进行合同谈判合同谈判是一个重要的环节，最正确的做法当然是把合同的表述尽可能地在招标文件中进行表述，但是不管招标文件如何详细规定，总有具体的情况产生一些分歧或者需要对一些细节问题进行进一步的谈判。去年，合同谈判阶段的纠纷显得比较突出，造成好些项目到造价管理处去申请纠纷的鉴定，影响了正常的施工进场时间。所在造价管理处后来就推出了合同条款事先备案的规定，以环节合同谈判中的一些矛盾。六、通过合同履约的情况检验促进质量合同履约阶段是一个比较漫长的阶段，合同条款是各方履行权利义务的准则，而合同条款的核心内容最有效方式就是通过招标阶段招标文件中进行约定的。因此，从狭义的角度来说，招标代理工作是否完成出色，在招标结束选择出一家综合情况比较优秀的单位就可以得出结论了。但是，从服务的提升来说，这样的理解还是片面的，因为在很长的合同工期内履行合同过程中碰到的问题还是同招标时招标文件有很密切关系的（虽然招标时能够预防或解决的只有一部分），所以重视合同，发挥“契约为王，赢在联盟”的战略指导思想，对建设单位实现项目建设的总目标是非常重要的。合同履约阶段是对诚信体系建立的一个最重要的阶段。在这个阶段，作为招标代理机构，可以协助管理部门和建设单位对中标单位的履约情况进行调查，建立诚信评价体系，可以作为今后项目信誉标的重要内容，对于招标文件编制质量也是一个很大的促进作用，特别是对本次投标项目招标（规模大，时间长）是非常有必要的。参考文献：1《招标投标法》2《合同法》3《工程建设项目招标范围和规模标准规定》（国家计委令第3号）4《浙江省招标投标条例》