高效工作,也能是快乐的——高效的时间管理

课程讲义课题名称：定义为《高效工作，也能是快乐的》，旨在旗帜鲜明的告诉各位参训者：工作可以是快乐的，而且还可以是高效的；以此为开端，让各位学员开始畅想什么样子的工作是快乐且高效的。课程讲义授课方式：讨论+理论结合，讨论为主；基于时间管理类的课程，目前在各类场合、网络平台、掌上学院等诸多平台均有大量的理论知识提供，只要学员随意搜索就能得到各式各样的方法与理论。为此，本课程若再次通过“讲授”的形式进行，预想的将很难达到学员进一步掌握的效果。本课程的目前阶段没有能力，也不在于传播多么高深的专业知识，而在于帮助学员将很普遍的理论知识、工具真正的运用、掌握，因此以应用为主方向，通过讨论方式的授课帮助学员加深印象。课程讲义课程开发方向与目标：如前述Page2，本课程将以讨论为主的授课形式帮忙学员达到“管理自身”、“管理精力”乃至所谓的“时间管理”，达成提高工作效率的效果。因此PPT的内容将是辅助性的，本课程的开发方向与目标为“开发一套关于提高工作效率的课程讲义模板，期望通过此模板的构建，可穿插需要的案例，用于不同培训对象、不同时间段的课程培训”课程讲义课程准备：分组——4～6人一组；工具——白板纸4张/组；高效工作，也能是快乐的——高效的时间管理By接触器产品线刘长友2019/9/5课程目标通过本次课程的讲解期望达成如下效果：1.让学员懂得归纳自己的时间；2.让学员懂得如何形成高效的工作习惯；3.让学员懂得如何进行精力管理；4.让学员通过案例分析，模拟练习掌握任务分解、合理任务安排的技巧。任总参加DeepDiveOpen深潜开拓营王石，酷爱户外活动课程讲义此页解释：首先播放上图“王石”户外照片，引发学员的讨论2min，问各位的感受。进而之后，如果王石是遥远的那接下来的这两张图“任总参加深潜开拓营”发生在我们身边的高管人员，相对距离我们就近一些了。带来的思考点是“为何这些高管还能有这么多时间在外”逍遥“？”答案是：比我们更努力，更知道进行自我管理用时：5min华为的工作模式：加班之外的价值（下班更晚、周末如工作日）课程讲义此页解释：插播另外一种景象：“华为深圳的总部楼夜景”，介绍出华为的加班是目前共睹的情况，但其带来的只是工作时间的延长吗？不尽然，而是带来了额外的效益产出。那么说加班就能高效？高效就是要加班？也不尽然——同等时间产出更高价值或额外的时间产生额外的价值是新竞争力。用时：5min讨论：高效到底是什么？课程讲义此页解释：通过“高效到底是什么”的导入，引发学员的思考，带着问题进入到后面的课程。要求在后续的课程里面找答案。目录CONCENTS第一章关于目标的设定第二章高效的工作方法第三章让会议更高效第四章复盘课程讲义课程目录设置思路：课程上还是分5个章节进行，但每个章节均通过一个案例形式展开分组的头脑风暴式的讨论。各组总结出方法、结果，最后总结所有组的共性现象，引出“SMART工作法、番茄工作法、四象限时间划分、高效会议”等思路作为参考答案，重点来一遍刚才各组的分析。第一章关于目标的设定课程讲义课程目录设置思路：第一章，以案例讨论为牵引，讨论案例中出现的目标设定问题。让参与学员自己找问题，然后自己解决，加深印象。最终引出“SMART工作法”作为参考理论知识点强化。本章预计用时：30min讨论20min总结、讲授10min案例：小A由于个人业务能力突出，被提拔为部门主管，一段时间内，任务经常无法按期达成，为此小A组织了部门的会议：中午小A给部门所有人发送通知——13:00在1#会议室开会。部门成员一脸茫然的来到会议室，会上小A讲述了近期任务无法按期达成的情况，并对近阶段的任务作了重新部署。小A：“L，这个项目是关键产品，你来主导负责，项目方案一定要尽快给到我”；小A：“M，今天H客户最近反馈一起产品问题，好像是上次送样的样品有问题呀，赶紧重新弄一下吧”。M：“啊？哦”小A：“G，HW公司的那个项目要在下个月拿出样品的，赶紧准备一下。”，G：“下个月来不及啊，设计还没定稿”，A：“我推算了一下可以的，怎么会来不及？你想办法吧”，G……。会议结束。课程讲义案例：根据不同培训对象或实际情况可修改案例的内容，以期望更有针对性。讨论：这个案例中A的困扰是什么？到底出了什么问题？20min课程讲义讨论：分组进行讨论，将各组讨论结果汇总到白板纸上，并制定出改善对策。问题：•会议目的不清晰•目标设定时间不明确：“尽快确认”如何界定？•目标任务解释不明确：“有问题”是何问题？•制定人与考核人没有达成一致；•……Chapter3目标设定可以，提供持久的动力可以，衡量工作进展的尺度可以，分清轻重缓急可以，专注于结果而非工作本身设定目标的好处Chapter3目标设定设定团队目标任务•S－specific•设定绩效考核目标的时候，一定要具体•M－measurable•目标要可衡量，要量化•A－attainable•设定的目标要高，有挑战性，但是一定要是可达成的•R－relevant•设定的目标要和该岗位的工作职责相关联•T－time-based•对设定的目标，要规定什么时间内达成目标设定SMART原则Chapter3Chapter3排除低价值的任务目标设定设定个人目标任务Chapter3价值目标任务清单目标设定设定个人目标任务第二章高效的工作方式课程讲义课程目录设置思路：第二章，同样以案例讨论为牵引，讨论案例中出现的时间任务安排问题。让参与学员自己找问题，然后自己解决，加深印象。最终引出“番茄工作法+四象限任务划分规则”作为参考理论知识点强化。本章预计用时：40min讨论20min总结、讲授10min练习10min高效：效果：确定的期待结果；效率：最小代价得到结果效能：最小代价获得最佳的期待结果Chapter2我的一天任务安排Chapter2时间都去哪了目标不清晰不分轻重缓急不懂sayNO危机事件拖延症资料：Chapter2IIIIIIIV紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Chapter2课程讲义将前面各位罗列的一天任务事项，按照四象限划分原则填入模板中，接下来进入讨论环节。1.危机事件2.顾客投诉3.重要会议4.接待贵宾5.拟订工作目标6.讨论规划工作7.走访慰问客户8.体检9.接待不速之客10.未预约的电话11.邀请列席的会议12.临时宴请13.回复调查问卷14.参加游览活动15.讨论社会事件16.讨论他人或部门IIIIIIIV紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Chapter2课程讲义推荐的事件划分关系表。•不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；•II做得多了，I就自然做得少了；•寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；•比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；•勤于计划，好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；•尽量将每件事情一次性做对。Chapter2高效工作方式任务分类技巧课程讲义任务处理的技巧不合理的明智的Chapter2高效工作方式任务安排课程讲义任务处理的技巧Chapter2研究发现：8:45～10:00最高效=25min=3min×3～4……25min高效工作方式任务安排4～5h课程讲义任务分类整理清楚之后，在这一页开始导入高效工作方式“番茄工作法”。本页讲解目标：掌握如何完成连续工作；理解劳逸结合的好处；了解高效时间段；先反问自己：“这件事我是不是必须马上处理？还是可以待会再处理”当你必须立即处理突发事件时，别犹豫，但务必把自己当前的思路写下来，准备完成后的继续；当目前工作更重要时，明确告知对方处理时机，并记录在案，商量答复时间……记录干扰与危机处理方法，加以分类，提升自己Chapter2高效工作方式干扰与危机处理课程讲义计划之内的“特殊事情”如何处理；第三章让会议更高效课程讲义课程目录设置思路：第三章，以目前日常会议组织的回顾为开题，结合第一章讲述的案例，讨论如何组织会议会更高效，让参与学员自己找问题，然后自己解决，加深印象。最终引出“高效会议原则”作为参考理论知识点强化。本章预计用时：30min讨论20min总结、讲授10min哪些环节是可以删减的？整个会议是否能删减？会议的哪些地方在浪费时间？为何无法达成预期效果？Chapter3高效会议管理Chapter3会议组织有会议就尽早安排，用于准备会议的时间往往都浪费了——Facebook会议管理高效会议管理如何组织高效会议明确的议程★明确的需要讨论的问题大纲★明确的进度议程★明确的最终目标要求明确的数据★对比性的数据★明确的界定分界线会议计时/纠正★陈述、讨论时间明确划分★跟踪的议程进度★保持议题的一致性，拒绝跑题Chapter3—资料《谷歌的高效会议管理》高效会议管理如何组织高效会议会议总结&记录★明确的议题总结★统一的会议记录结论描述、责任划分、时间节点、后续计划……大会决策/小会专研★小会：局部范围的、专业相关的灵活的时间、场地、形式解决问题点为目标细节的充分探讨与确认★大会：若干个小会议得出的结论总结性的评审决策Chapter3高效会议管理如何组织高效会议第四章复盘课程讲义课程目录设置思路：第四章，以总结复盘为主。通过对前述三个章节的讨论与总结，在这一章中重点介绍形成高效工作方式的注意事项，加深学员印象。目的是做好前后呼应，重点落在“高效”。先以讲述形式介绍注意点，最后共同回顾。本章预计用时：15minChapter3PDT经理/总成的效率：来源于团队效率驱使着团队效率团队的高效课程讲义课程最后主体落到此次培训对象：总成/PDT预备人员赋予所需的指示自问：“什么事情是必须做的？”自问：“什么事情是符合企业/团队利益的？”将知识转化成有效的行动制订行动计划承担起决策的责任确保整个组织的责任感承担起沟通的责任更专注于机会而不是问题召开富有成效的会议在思考和说话时，习惯用“我们”而非“我”高效习惯课程讲义用于呼应总结：总成、PDT成员在组织各自团队中应该注意的任务关注点，带领团队达成更高效的工作方式。发挥出总成、PDT的效果。Chapter3Leader的职权基于团队来源于信任团队需求与机会高于个人；更多的把自己当成组织者而非“领导”；倾听、更多的倾听，最后总结；明确的行进方向，做一个舵手；不惧怕冲突的团队激情；情绪管理者；果断、担当；团队的高效高效工作方式Chapter3明确团队方向SMART任务分解番茄工作法创造有价值的任务象限分配根本解决总结复盘高效工作方式保持积极心态善用零星时间专注专一学会授权劳逸结合要事第一原则Chapter3事前：模拟计划事中：全力以赴事后：复盘调整过程：时刻提醒自己Chapter3总结更新以身作则，作团队的方向标统一团队的价值观用发展的眼光提升团队效率写在最后“最令人鼓舞的事实，莫过于人类确实能主动努力以提升生命价值”—梭罗THANKS!2019/9/5