高效工作与时间管理

高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印1目录第一部分效率意识第二部分培养良好的工作习惯第三部分做事得法第四部分时间与时间管理第五部分高效时间管理技巧高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印2第一部分:效率意识ConsciousSenseofEfficiency高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印31.不讲话，只能按游戏规定的渠道和方式传递信息2.15分钟完成游戏ABCDGFE组织任务游戏规则高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印41.影响该任务完成的因素有哪些？2.如何提高完成任务的有效性？学员培训记录TRAININGNOTE高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印5关于效率的思考&为什么面对相同的环境、相同的困难，相同的障碍，或者说相同的付出，但有些人成功了，有些人却失败……原因在哪里？&为什么有些工作，尽管付出很多的努力，但成绩一直出不来？为什么不见得人多，就能产生更高的价值？原因何在？认识效率每个组织及个人所拥有的资源都是有限的，因此，创造价值和竞争力的本质在于将有限的资源投放到关键点上，使产出极大化。正确地做事这就是效率。效率需配合效果，即有价值的结果：做正确的事情。过去的机会，来自于别人没有而你有；未来的机会，是在大家都有的情况下，谁的投入产出最高，即是在比谁的效率比较高。高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印6&为什么很多管理者终日忙碌，从早到晚陷入忙乱中，但终究无法获得别人或团队的认可，其理由何在？效率的价值&把有限资源放在关键点上，获得最高产出&提升企业的运作速度，提高竞争力&It’snothowbig,buthowfastyouare.&节约资源的浪费，降低成本&提高员工工作士气及积极性&降低团队组织的冲突及内耗&创造良性管理文化，讲求结果及时效&还有：……高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印7泰勒针对该公司三个效率最好的人进行仔细研究，平常亦步亦趋地紧跟在他们后面，观察他们铲取各式各样的矿物。结果他发现平均负荷（铲子重量加被铲物的重量）在二十一磅时，一天的产量会最高。他更进一步针对铲子和被铲物进行深入的研究，他叫公司准备十把不同重量、不同尺寸的铲子，并且在铲子和被铲物上都做出记号以资识别，使它们平均重量都是二十一磅。结果他发现用小铲子来铲重的大煤块，或是用大铲子来铲较轻的煤渣时，每天的平均产量都增加很多。以前，他们都是用同样的铲子来铲所有的东西，泰勒计算过，如果铲大块煤时，每次负荷平均高达三十磅，而铲小煤屑时，每次的平均负荷却不到四磅。学员培训记录TRAININGNOTE泰勒的故事高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印8高效个人及团队素质&为提升个人效率，个人应具备哪些素质？Ø心态Ø思维Ø技能&团队应具备哪些条件？Ø机制Ø文化Ø规范高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印9思考：1.高效率能给个人带来哪些价值？2.高效率能给组织带来哪些价值？高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印10第二部分:培养良好的工作习惯ProfessionalWorkingHabits高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印11关键习惯&谋定而后动，有备而战Ø培养预测及计划性管理模式，在行动前进行系统化的思考及准备Ø关注个人的白工、重工、返工、虚工等的教训，分析原因，提前预防Ø在一天（周、月）开始或结束时，有一小段总结、探讨及预测的时间&从现在开始概念——“Doitnow”效应Ø一旦谋定，马上行动，破除“明天再开始”的潜在惰性Ø没有行动，就没有可验证好坏对错的机会，也就没有可能的结果，也没有改善及调适的机会Ø拖拉会形成积累，积累会造成堵塞及忙乱。利用零碎时间将重要琐事处理掉，就有时间处理重要大事v人是习惯的动物，只有习惯改变了，命运才会改变。成功没有大道理，先从良好的习惯培养起。v人性中，有惰性，有固化思维模式，有思维盲点，要培养良好习惯高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印12&“果断”与“精确”习惯的动态平衡Ø果断Ä对阻碍效率的决策Ä对优先顺序为之关键任务Ä对阻碍团队行动的因素Ä对突如其来的干扰和意外事件Ø精确Ä对模糊信息的主动澄清确认Ä对自己所散发信息的力求精确Ä在最短时间掌握真相，对症下药Ä第一次把对的事情做对&执行事项清单Ø每天订立计划且努力做到的人，就好比掌握了一条线，顺着这条线，即使在最繁忙的生活里，他也能穿透迷雾Ø坚持每天做“执行事项清单”。你投资在这项练习上一小段时间与努力后，会使你受用无穷高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印13每天“执行事项清单”日期：TODOLIST今天主要目标：次序事项所需时间何时处理123456今天要务：注意：1）菜单要简单明了；2）定期检查；3）最多6项要事订计划、把计划写下来、分配时间、规划，都可以依各人的生活形态，选择地来做。是不是能充分发挥功效，得看你有没有把它化为生活的常规，赶快让自己习惯在某时某地做此事，你就能立刻看到效果。高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印14MaryKayAsh在创办MaryKay化妆品公司初期听到一则有关查尔斯．施瓦布的故事，〔美国一家数一数二的钢铁公司BethlehemStell的总裁〕一名企管顾问I.Lee对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”I.Lee说:“如果无效的话，免费；但如果有效。希望你能拨出公司因此省下的费用的1％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”接着施问Lee要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施同意了。Lee开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下六件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久以后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了一张35,000美元的支票给Lee，并附了一个条，上面写道：这个主意是我所学到的主意中产生效益最大的一个。（在1930年，这应当相当值钱了）MaryKay说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35000美元，对MaryKay也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下六件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的MK化妆品公司拥有三十多万业务员，印刷了上百万份的粉红色小便条本，每一张上写的都是：“我明天必须做的六件重要事项。”点评：3.5万元的做法：ü列出事项ü排列顺序ü按顺序执行ü每天花10分钟这样做ü推广到公司所有的人Howmuch：需要多少成本高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印15从日常工作开始（自我检测）u你有否在一天（周/月）结束前想好下一天（周/月）的工作？u你有否预测下一阶段工作所可能遇到的风险及变化？u你有否预留处理突发事件的时间，以免影响主要工作？u当你要进行一次重要沟通式会议时，是否做好准备？u当你确定一件重要工作时，是否马上行动？u当你发现一个有价值的改善方法时，有否马上行动？u有否列“ToDoList”，并持续追踪执行？u“ToDoList”是否即时注明优先顺序？u当发生影响进度的决策时，能否当机立断？u对影响你重要工作的干扰时，是否立即婉拒？u当你从同事/领导接获模糊提示时，有否立即澄清？u沟通时尽量以数据而不是以形容词？u你的E-mail或文件在发出前是否仔细审阅一遍？u在一天结束前，是否统计自己有效工作的比率？高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印16个人工作系统化&系统化的工作可以易于授权，易于以更低成本的方式及劳动力来处理，可以大大地降低成本。&将重复发生及常态化的工作进行归纳总结，以一套简易的流程系统化的处理才能在忙乱中脱离出来。高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印17数字结龙学员培训记录TRAININGNOTE高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印18学员培训记录TRAININGNOTE1.体验系统化的价值2.在工作中是否掌握“混乱”从何而来3.如何安排好自己的工作流程高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印19如何安排好自己的工作流程&从输入（input）到输出(output)&从需求到结果反馈&从问题到行动计划&将流程以表格化的形式来引导&随时简化你的流程&从急迫性及使用效率高来设计你的办公环境混乱来源改善计划与行动思考：列出自己工作中的n个混乱来源，并定出改善计划与行动高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印20第三部分:做事得法DoTheThingsinRightWay高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印21纸飞机制造学员培训记录TRAININGNOTE高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印22PDCA管理循环Plan：计划Do：执行Check：查核Action：改善行动APCD方针策略目标拟订计划方案解决问题调整差异找出原因交付任务工作分配健全的判断发现问题建立基准进行控制状况共有高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印23有效计划要诀&如何设定目标ØSMART原则ÄSpecific：具体明确的ÄMeasurable：可测量的ÄAttainable：可达成的ÄRealistic：现实可行的ÄTimely：有时间限制的&优先顺序的排定Ø按个人价值观Ø按工作重要性Ø按工作影响Ø按急迫性Ø按目标与指标v就是有变化，所以才更需要做计划。计划的过程也是一种评估变化与拟定效率的过程。v有效计划在于评估有限的资源情况下，依优先顺序及重要性做取舍的过程。高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印24明列工作计划与执行步骤&为什么计划要尽量具像化与视觉化Ø一种理清思路的过程Ø一种精确的信息传递Ø一种沟通与共识的工具Ø一种有效反馈与警示的结果给你一个良好的建议：明确的目标与行动计划目标：完成时间：存在问题：1．2．3．解决方案：1．2．3．事项开始时间结束时间责任人资源评估……123高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印25&计划过程中有哪些误区Ø没有系统性的对变化与风险进行评估Ø喜欢闭门造车，忽略了参与，集思广益，沟通及共识的程序Ø对资源没有精确估算（含质与量）Ø为做计划而计划，做完了还是各行其事Ø计划中缺乏明确的行动计划和指标高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印26关键动作分数u主动向领导澄清其指示u探询指示背后的需求量/动机/期望（10分）u计划的工作以指标来衡量u事先评估资源的可获取性u事先分析资源的能力（技能）u对变化做足够的预测并拟定对策u对风险进行系统化评估并拟定对策u有清楚的时间及排程u尽量让计划相关人员参与u对关键点充分沟通，以达到认同共识（10分）u准备足够的备援方案（Backupplan）u对关键信息文件化/具像化u内含5W2H的全面信息u每次计划都有相应的具体行动u每个行动都有具体的责任人u事先设定跟进及控制点u格式可随时根据变化而调整u注明每次调整的日期及版本请以下列清单审视自己的计划，每题5分，你能得几分？(全做到5分，没做到0分，以20%进阶)高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印27有效跟进与控管方法关键行动自我评估改进动作对重要工作设定衡量指标对关键任务以任务单说明任务进行中设定检查点计划中有具体成果时设里程碑在固定（每周）的控管时间每次控管都注明指标，要有具体行动工作流程中设定合理控制点以预见性方式跟进任务跟进时给予即时辅导对任务及行动的分派获取承诺将大型工作排定项目时程对问题即时的反馈v跟进的关键在于以指标为基准，以适当的效率即时进行，并做立即的反应及反馈。v控管应尽量以机制和系统进行，而不是人为的控管。请自我评估以下关键跟进动作高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印28第四部分:时间及时间管理理念Time&TimeManagement高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印29如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？学员培训记录TRAININGNOTE高效工作与时间管理尊重版权，请勿翻印30“时间”是什么&“时间”区分事件