高效时间和会议管理技巧

GECProgram1高效时间和会议管理技巧制造部系列培训教材2005年2月第一次编写GECProgram2高效时间管理GECProgram3时间的概念时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。GECProgram4时间的特性供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得GECProgram5时间的三大杀手缺乏时间管理的意识缺乏沟通弄不清楚优先顺序GECProgram6谋杀日常时间的凶手•1．没有日程计划•2．生活失去平衡•3．桌面杂乱（据调查每天有1.5个钟花在找东西或走神)•4．睡眠不足•5．不吃午饭GECProgram7生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功GECProgram8四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统GECProgram9时间管理测试GECProgram10总结你的时间掌控-时间管理测试答案12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法GECProgram11时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早”——拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲GECProgram12如何跨越时间陷阱要事第一以最终的结果来开始行动学会说“NO！”今日事今日毕学会对付不速之客减少冗长的会议办公桌上的“5S”运动GECProgram13时间管理的工具月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其它工具返回GECProgram14时间管理4原则要事第一时间矩阵图80/20原则有效计划GECProgram15各时段工作状态表注意力时间8101213151618GECProgram16有效的时间管理GECProgram17因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。忙人的告白因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。GECProgram18我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一GECProgram1980/20原则80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去GECProgram2080/20原则•去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域•集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题•在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作GECProgram21如何进行有效的时间管理危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动受欢迎的活动不速之客细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要ABCD1、时间管理矩阵图GECProgram22时间矩阵图虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动GECProgram234D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做GECProgram24普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的时间安排GECProgram25如何进行有效的时间管理2、时间价值分析法时间价值表：年收入（万元）年工作时间（天）且工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80GECProgram26你的时间价值分析表年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去年目标签名（），日期：（）GECProgram27如何进行有效的时间管理3、成功=价值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升做事的效率）。GECProgram28如何进行有效的时间管理4、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息时一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。GECProgram29如何进行有效的时间管理5、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间（分析时间浪费在什么地方）——管理时间（减少用于非生产性需求的时间）——集中时间（在整段时间内的工作效率大于在分散时段的工作效率之和GECProgram30如何进行有效的时间管理6、艾维·利时间管理法写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；案例：值2.5万美元的时间管理秘诀。GECProgram31[案例分析]：销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间GECProgram32更高效的时间安排GECProgram33进行有效时间管理的5个步骤•明确你的价值观•确定你的目标•对你的目标按优先级排序•明确你的任务•对任务按优先级进行排序GECProgram34不(少）做计划的原因1.计划限制了自由2.着急要紧的事情总是先到，要先解决3.我没有时间做计划当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。GECProgram35怎样对待尖锋时间(1)忙碌的人的共同愿望:时间多一点事情少一点GECProgram36怎样对待尖锋时间(2)方法:1、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选择最重要的事情2、不要在意几点几分，而是要“现在做”3、用“成就式语言”记录该做的事情4、不做无收益的事情GECProgram37节省时间20法1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序2.从优先级最高的事物着手3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室GECProgram387.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说[不]8.学会委派别人做事9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务11.避免完美主义。记住80/20定律节省时间20法GECProgram3912.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3分钟15.聚精会神地做手头的事情16.处理重要事情时，使用大块的时间节省时间20法GECProgram4017.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易18.文书工作争取只处理一次19.在行动以前，彻底地思索整件工作20.第一次就做好节省时间20法GECProgram41高效会议管理GECProgram42一、会议通则GECProgram43企业现状大多数的企业在会议里决定其基本走向企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高GECProgram44定义会议会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定GECProgram45会议的常见作用提价信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练GECProgram46开会的常见原因资讯传达与监督员工达成决议与解决问题开发创意激励士气巩固主管地位GECProgram47不正当会议理由种种•为满足无聊的愿望而开会——有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开•为符合惯例或传统作风而开会——有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”GECProgram48不正当会议理由种种•为攀比而开会——有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开•为表功而开会——有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开GECProgram49不正当会议理由种种•为推却责任而开会——有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开•为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会——有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开GECProgram50消除不正当会议的措施•为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度•将预定会议延期举行，或并入下次会议•局部或全部取消例会•获得上级的批准才能召开•考虑或积极采用其他交流方式GECProgram51考虑其他交流方式视频会议：视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。电子邮件：电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费其他GECProgram52会议的价值从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”及“会议开支是否控制在最低程度”GECProgram53例：某高科技公司之会议开销各阶层的职员人数每周时数每小时的负担比率估计会议时间所耗的成本高层主管（500）中层主管（200）低层主管（7000）每周会议开销每年会议开销（￥5325000Ⅹ48周）有效会议开销之估计（占每年的50%）无效率会议的成本损失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000￥255,600,000￥127,800,000￥127,800,000会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。GECProgram54如何确定会议是否有效•为会议所设定的目标是否有实现的价值•目标能否在最短时间内是否被实现•与会者对会议结果是否满意GECProgram55不切实效的会议有何危害•会议目标无法实现•会议所承担的机会成本大大增长,相当可观•与会者对会议感到不满GECProgram56导致会议没有实效的原因•欠缺目标或目标不明确•欠缺会议议程•会议时间不当或通知的时间不当•通知的内容欠周详•会议地点不当或会议设备欠佳•与会者无准