高效的工作时间管理方法步骤

高效的工作时间管理李江颖两个问题1、这一辈子你最想做成的事？2、在未来2～3月里你想做成的事？课程内容建立时间管理意识有效的运筹时间以目标导向的工作时间管理系统改善时间管理不良习惯的策略第一代：备忘录第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理四代时间管理请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素全球的调查：对成效的挑战做一个测试正常S20压力紧迫症20S40瘾性压力紧迫症S40MissionStatement:使命陈述Roles&Goals:角色与目标GoalPlanning目标计划每月月历303112345678910111213141516171819202122232425262728292000年12月每日计划TPTaskList7891011121314151617181920会见备注13-11-2000IIIIVIII紧急不紧急优先矩阵III（欺骗象限）IV（浪费象限）I（必要性象限）II（领导力象限）紧急不紧急小组讨论问题1.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？2.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？3.为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？4D原则DoitNow立刻做Delegate授权别人做DoitLater以后做Don’tdoit/Dump不做时间管理的核心1.把每天要做的事情列一份清单Makealistofthingstodotoday2.确定优先次序，从最重要的开始做SetPriorityandworkonthemostimportant3.每天这么做Doiteveryday!MissionStatement:使命陈述Roles&Goals:角色与目标GoalPlanning目标计划每月月历303112345678910111213141516171819202122232425262728292000年12月每日计划TPTaskList7891011121314151617181920会见备注13-11-2000时间管理步骤1、写下周一要处理的事情，不分轻重缓急；2、区分重要（A）和紧急（B）；3、在A和B中排序；4、列出时间长度，统计时间；5、授权或找同事帮忙；6、授权跟进。确定工作的优先级（待办单）填写方法：1、将月历中的事项列入2、将昨天未完的工作列入3、确定工作优先级，排定时间4、抓住正在做的一项工作5、完成后划掉，盯住下一个目标6、临时插入的工作先记录、评估，再安排时间7、坚持使用，养成习惯确定工作的优先级（待办单）分析工作任务：把你目前、将来和日常的目标任务分为三种类型：A型：重要且紧急，必须在几小时内完成的B型：重要或紧急、但不是既重要又紧急的任务；在24小时之内需完成的C型：既不重要也不紧急的日常任务，可以在几天内完成(如果你对某项任务的分类犹豫不决，就将它归入C型，或取消）一个工作日确定工作的优先级（待办单）A型任务你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的工作B型任务你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去你大部分工作时间C型任务这些不紧急的事情应在有时间时再做如果你的待办单内充满A型任务，则就要进行委派或重新分类不应包括在待办单之中的事项1、日常活动（除非它们会被忘掉）2、立即行动的事情1）马上对环境有消极影响的情况2）必须“现在”解决的事情3）目标跟踪活动可在待办单之列确定工作的优先级（待办单）确定工作的优先级（待办单）要点：1、每天的同一时间制定待办单2、把要做的事按分钟进行计算3、已完成的部分就划掉4、要具有灵活性5、要留出被打扰时间6、上司和你在工作的优先顺序上可能会不同7、越接近自己的目标，集中、重点地处理手头工作就越重要8、保证每天有静处的时间评估你的工作效率日常性事务15%持续性项目25%规划与发展60%日常性事务持续性项目规划与发展理想的时间分配日常性事务60%持续性项目25%规划与发展15%实际的时间分配评估你的工作效率自我提问：•我是否做了应该由别人来完成的工作？•在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？•在早晨，我是否总被习惯地进入日常事务？•我是否对工作任务所完成的时间估计不足？•我是否有足够的时间进行创造和组织？训练题1、描述你本月依序处理的事项2、将你明日需处理的工作列出，并列出优先级，同时按百分比进行分配3、与同组的成员讨论使你浪费时间的事情，如何产生，应如何排除？将本组的共性问题列出。浪费时间的事项可能的原因解决之道清理桌面1.建立三到五个档案（根据你的情况）2.根据4D原则整理所有文件3.把“立即做”的工作一件件处理完4.给待处理活动定下时间并相应存放文件5.使用活页文件6.每日清理桌面每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的节律，就可以根据它来安排工作。-5-4-3-2-10123458:009:0011:0013:0015:0017:0019:008:009:0011:0013:0015:0017:0019:00上午高峰期：A型任务的最佳时间低谷：处理C型任务下午高峰期限：B型任务最佳时间每天安排一些放松时间是很必要的，普通人只能不间断地高度集中注意力工作1小时清理办公桌•你所需要的文件能在3分钟内保证准确找到•超过一周的文件不在办公桌上•能有效帮助归整的文具•将桌面上的涉及他人的文件当时转交出去评估效率整理文档•标签明确•多长时间清理你的文档电话干扰•请前台帮助筛选电话•提前安排电话的干扰•电话技巧文件处置练习（如无法决定的请打？）以下的工作你如何确定优先级，收到后你将放置何处？1、购买物料后所取得的帐单2、收到一本管理杂志，其中有值得阅读的文章，但你目前无空阅读3、来自上司的会议通知（下周一开会）4、某大学寄来的一份调查表5、一封需尽快回复的信，但你需要打若干个电话方可回复6、一位你以后需经常联系人的电话及地址7、下级交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料8、其它部门的函，需要取得你部的一份调查报告9、出版宣传单，其中一本你认为值得订购，但你无法确定是否订购10、顾客寄来的一封投诉信11、人事部门发来的有关员工考核程序的函12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录1.价值管理；2.习惯管理；3.团队管理.时间管理的核心消除浪费节省时间的具体方法集中注意力在M2类事情使用个人管理手册学会说不有效授权提高会议效率同类事情同时做办公桌清理整齐坚持应用,养成良好习惯现在我们来做一个小游戏时间管理是一个工具，重在习惯和运用有效、明确地表达你的意见并及时进行反馈能帮助你提高效率…时间管理谢谢大家！