高效的时间管理（PPT54页)

高效的时间管理—让你的时间多出20%高效的时间管理•时间的特性•对时间的分析•时间管理分析方法前言时间的相关定义•80/20原则•目标ABC原则•四象限法则第一部分时间管理的原则•目标与计划管理•有效的自我第二部分高效时间管理的方法时光大盗的分类有形的(自觉的)1.接听电话6.沟通不足2.打电话7.办公室政治3.会议8.资源不足4.打扰9.阅读文件及邮件5.官僚作风10.交通堵塞时光大盗的分类无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨轻重缓急7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳您的时间管理常见问题是什么？您的解决办法是什么？1.2.3.4.5.以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准：1.一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；2.平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；3.有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；4.重人性：个人管理的目的在人而不在事；5.有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；6.携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法时间管理分析法测验参见参考资料中《时间管理测试汇总》总结你的时间掌控12—16“yes”救命！你在时间管理上需改进8—12“yes”4—8“yes”0—4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法但时间可以管理！毫无弹性无法蓄积无法取代不能再生时间的特性泊利恒钢铁公司与25,000$支票•把每天要做的事列一份清单•确定优先顺序，从最重要的事情做起•每天都这么做•2个月后收到了25,000$的支票，说明了什么？02:57人生70古来稀，（假设你能活到100岁）。检视我们的时间资产时间管理分析法——生命倒计时法请写出你签写前面表格的直接感受你打算如何去度过？时间管理分析法“今年是你生命中的最后一年”法时间价值分析法时间价值表：时间管理分析法年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80………………………………时间管理分析法生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准：1.一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；2.平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；3.有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；4.重人性：个人管理的目的在人而不在事；5.有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；6.携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法时间管理分析法有效个人管理的四个步骤——确定角色：确定你认为重要的角色；——选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；——安排进度：为这些目标确定完成时间；——逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。时间管理分析法高效的时间管理•时间的特性•对时间的分析•时间管理分析方法前言时间的相关定义•80/20原则•目标ABC原则•四象限法则第一部分时间管理的原则•目标与计划管理•有效的自我第二部分高效时间管理的方法原则一：80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作80/20原则20％的人掌握的资源；你书架上的书有是你经常阅读的？找出关键问题，把80％的精力放在上面；把80％的时间花在重要的事情上，把80％不重要的事情授权給别人去做。如何坚持这一原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力常见误区：•面面俱到——都想做好•完全主义——都想做完•平均分配时间和精力时间管理的原则原则一：80/20原则(柏拉图原理）将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。运用柏拉图原理的三个步骤：★确认要达成的目标★确认达成目标下的关键重要活动★重新安排时间，将更多时间投入在关键重要活动上原则二：目标ABC－优化与跟踪原则A：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的√任务完成→任务延期X任务取消√授权任务●进行中时间管理的原则原则三：四象限法则(优先原则）把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事做起每天都这么做重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要紧急优先矩阵轻松驿站：我的大石头重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要紧急优先矩阵•危机•紧迫的问题（产品质量问题）•有期限压力的重大计划（项目、会议、报告）•不必要干扰•不必要的报告不重要的会议、电话、信函和电子邮件•其他人的小事重要紧急III•琐碎杂务•无关的信函、电话和邮件•消磨时间的行为•上班时间的闲聊•过分沉迷于电视、上网和放松状态•客户关系维护•规划制定•业务开拓优先矩阵IIVII准备工作建立与学生的关系学生干部的培养部门管理工作个人成长、学习危机有限期的任务安全事故重要紧急Ⅰ生存效能ⅡⅢ欺骗浪费Ⅳ不速之客某些会议某些电话很多流行活动打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧尽量避免扩大Ⅰ尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量避免Ⅳ事情优先矩阵重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。活在第II象限ⅣⅠⅡⅢ65-80%20-25%1%15%高效能人士的时间安排普通人的时间安排ⅣⅠⅡⅢ25-30%50-60%15%2-3%一般人群高绩效人员最大时间管理迷思：重要但不紧迫的事30重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要，紧急大多数人的做事习惯；穷于应付M1重要，紧急M3非重要紧急重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要紧急M2未能有效控制，M1扩大M1重要，紧急M4非重要非紧急时间管理矩阵使用技巧不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；II做得多了，I就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。1.批改学生作业2.下个月要组织学生春游，打电话询问下个月的天气情况3.编写教案4.联系朋友，商量共进晚餐事宜5.浏览桌上堆积如山的教育杂志6.为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告7.参加下午2点举行的会议，但议题不明8.与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法9.据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四象限中课堂练习：王老师的一天高效的时间管理•时间的特性•对时间的分析•时间管理分析方法前言时间的相关定义•80/20原则•目标ABC原则•四象限法则第一部分时间管理的原则•目标与计划管理•有效的自我第二部分高效时间管理的方法目标与计划管理目标及其设定——为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步目标能唤起你最高尚的才能！产能金字塔主导价值观角色目标日计划周计划确立目标探寻价值观有效的目标设定和分解－SMART原则Specific具体的--目标具体明确，例如“我想要当主任、得到硕士学位”等Measurable可衡量的--效果可衡量，有助于衡量进度和观察结果Attainable可达到的--有挑战性的、通过努力可达到的Relevant相关性--目标要和该岗位工作职责相关联Time-bound时限性--目标有时限性。举例：好的目标设定教学质量目标：本年度本班期末考试成绩年级排名不低于第二名。师生关系目标：与班内至少8名同学成为朋友。个人发展目标：到8月15日完成我的下五年的职业发展计划，并在以后12个月内列出时间表,以确保目标的实现。Timeforus轮到我们了：每个人写出一个自己将要完成的工作目标，注意运用SMART原则。练习三：目标设定与分解练习每周目标角色目标计划行事历授权日计划周计划确立目标探寻价值观计划管理——日计划的步骤写下任务估计做事的时间长短留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规则)确定优先顺序,简化及授权追踪与检讨日计划的好处你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合,合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度有效的自我管理养成良好的工作习惯个人管理团队管理有效的自我管理——个人管理办公促效法建立有效的办公环境高效处理文档善用零散时间沟通促效法处理干扰的原则克服拖延授权个人管理——办公促效法之建立有效的办公环境桌面整洁，只留正在做的事情每件物品应摆放在固定的位置工作中经常用到的用品应易取每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决的扔掉个人管理－办公促效法之高效处理文档优化文件处理流程投掷转手行动归档：工作完成后，马上归档注：每次只处理一份文件，一份文件只处理一次背包原则：批量集中处理相似任务个人管理－办公促效法之善用零散时间个人管理－沟通促效法之处理干扰原则No遗憾礼貌理由拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍不愿承担责任不愿面对现实个人管理－沟通促效法之克服拖延的习惯个人管理－沟通促效法之与拖延决战给自己设定最后时限把大块工作分解并锁定时间完成将计划告诉他人（协助监督）奖励自己克服拖延的技巧时间管理三要素管理时间管理个人管理团队知识(做什么,为何做)习惯的建立知识（做什么、为何做）意愿(想要去做)技能(怎么做)习惯谢谢！