高效能人士的时间管理

高效能人士的时间管理目录•第一部分思维与习惯•第二部分第四代时间管理•第三部分要事为先•第四部分不断更新第一部分思维与习惯思维定义•思维是什么？•不是实际的事物•是对事物的诠释或理论•行为与态度的根本5成长的三个层次（依赖-独立-互利）依赖：围绕“你”这个思维—（幼年的经历）需要你照顾我，事情若有差错，我便怪罪你，你要对我的成败负责。（靠别人来完成愿望）独立：着眼于“我”的思维—我可以独立自主对自己负责，我可以自由选择。（靠自己打天下）互利：从“我们”的思维出发—我们可以自主、合作、统合综效，共同开创伟大的前程。（群策群力达到成功）6允许外面的影响（情绪、感受、或环境）来控制他们的回应（反应）消极被动行为刺激受制于人回应（反应）7主动积极的人会用最适宜的价值观来选择，他们智慧地运用刺激及回应（反应）的空间、扩展了选择的自由。主动积极行为（自觉）自我意识想象力良知独立意志刺激回应（反应）用价值观做自由的选择主动积极的人具有的三种特质：一、依价值观来回应二、为他们自己的行为负责三、重点放在影响范围上关注范围影响范围一个人的影响范围包括所有他或她可以影响的事情影响范围一个人的关注范围包含所有他或她关心的事件在内。关注范围第二部分第四代时间管理以终为始的含义•以人生基本原则为核心•确定自己的努力方向•整理自己的价值观•确定自己的需要和追求点三个基本问题•我是谁？•我该做什么？•我该怎么做？常见的家庭与工作的冲突•不能在家照顾孩子而感到内疚•不能充分地与家人共度很多时光•工作时间过长而错过社会生活•收入不能满足期望的生活模式•在家庭和工作方面都希望十全十美设法达到总体平衡•先问自己以下三个问题？•你想使自己的生活达到一种什么样的目的与境界？•生活的各个方面达到什么程度，你才满足？•当前生活，你如何分配自己的时间？效果的定义•效果是我们对某项努力的结果的满意程度•“事倍功半”说的是满意程度达到最低：•效果不好•“事半功倍”说的是满意程度达到最高：•效果很好四代时间管理理论的演进•第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。•第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。•第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四代时间管理•与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。•与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。第三部分要事第一要事第一(putfirstthingsfirst)•要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。时间管理的概念•时间管理的要义是“选择”正确地做事得到效率用更高的速度做更多的事替代不了做正确的事做正确的事得到效果我的理想与我的现实：为什么做不到？紧急与重要•根据新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。•急迫性是指必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。•急迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。紧急与重要•重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+U+I+U—I—U+I—U—工具：区分时间的重要性和紧迫性•重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。•紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。•紧迫的事情不一定是重要的事情。工作排量表哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？紧急重要不重要•防患未然•改进产能•建立人际关系•发掘新机会•规划、休闲•繁琐的工作•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动‘重要’与‘紧要’之区别•危机•急迫的问题•有期限压力的计划•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的事•受欢迎的活动不紧急紧急重要不重要偏重第一类事务，结果•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局不紧急偏重第三类事务，结果•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，怪罪他人•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生紧急重要不重要不紧急偏重第二类事务，结果•有远见，有理想•平衡•纪律•自制•少有危机时间管理的重点认清角色，确立目标，分清工作的轻重缓急工作排量表哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？个人管理四步骤•确定角色•选择目标•安排进度•逐日调整个人管理四步骤－－确定角色•首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。•除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。•不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。个人管理四步骤－－确定角色•一、个人•二、丈夫/父亲•三、新产品经理•四、研究经理•五、人事经理•六、行政经理•七、公司董事长个人管理四步骤－－确定角色•一、个人发展•二、妻子•三、母亲•四、房地产推销员•五、主日学老师•六、交响乐团董事个人管理四步骤－－选择目标•其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果，列入目标栏中•这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。•即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。•在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。个人管理四步骤－－安排进度•根据上面所列目标，安排未来7天的行程。•比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。•再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排3至4天，每天运动1小时。•有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在全家共聚一堂时实现。个人管理四步骤－－安排进度•每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。•对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则便取消或更改时间。•左下角的方格是“精益求精”栏，提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面，来检讨追求人生目标后的情况。个人管理四步骤－－安排进度•经过一番规划，这张“一周行事历”中，居然还留有不少空白。•足以应付突发事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。•由于一切都在个人掌握之中，便无须瞻前顾后。个人管理四步骤－－逐日调整•每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。•第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。时间管理的工具StephenCovey的日计划表一三四五六日二时间管理工具－每日计划时间表•必须做的事情1.2.3.4.•应该做的事情1.2.3.4.•能够做的事情1.2.3.4.时间的加减乘除•＋：找出隐藏时间•－：减少无谓的时间浪费•×：提高工作成效•÷：根除浪费时间习惯时间的加法•1、善于利用等候的时间•2、创造时间区•人的平均生命是72岁，工作占你人生到底有多少？•睡觉21旅游6•工作14排队5•个人卫生7学习4•吃饭6开会3•电话2找东西1睡觉31%工作20%个人卫生10%吃饭9%电话3%旅游9%排队7%学习6%开会4%找东西1%睡觉工作个人卫生吃饭电话旅游排队学习开会找东西时间的减法•五分钟思考法•１分钟：决定目标及课题•２分钟：思考的扩张及探求•２分钟：整理思路，定出方法时间的乘法•１）物尽其所，物归原处。•２）建立有效的工作环境。•３）有效的文件处理。时间的除法•时间的死敌—拖延•对付拖延的方法—当机立断时间窃贼分析•人为因素造成的时间障碍•管理因素造成的时间障碍•环境因素造成的时间障碍【小组讨论】你知道你身边的时间窃贼吗，找出他们！1.企图做的太多2.安排紊乱：桌子上的东西杂乱无章3.不会说：“不”4.缺乏自我约束能力5.做事经常拖延，犹豫不决6.工作时过多地和别人拉家常人为因素造成的时间障碍1.危机管理：缺乏优先处理。2.缺乏目标，计划。3.无效的委派。4.员工未受训。5.缺乏交流或交流不清。6.责权混乱。7.缺乏控制，进展报告。8.不会倾听。管理因素造成的时间障碍1.电话打断。2.不速之客的拜访。3.会议。4.内容不全或延误的信息。5.过多的文件工作。6.繁杂，拖拉的办事程序，过多的阅读工作。7.人员不足或者人员过多。8.嘈杂环境导致注意力不集中。环境因素造成的时间障碍谋杀时间的凶手•1．没有日程计划。•有没有日程计划，决定了你这一天是主动地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。谋杀时间的凶手•2．生活失去平衡。•我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。谋杀时间的凶手•3．桌面杂乱。•研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到所要的东西。谋杀时间的凶手•4．睡眠不足。•我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。谋杀时间的凶手•5．不吃午饭。•许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15分钟的午饭和休息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴功”这句老话就明白了。时间管理的学习点：•我必须把握我自己的生活•我必须知道自己到底要什么•我必须明确自己的为人处世的标准•我必须学会自己管理自己•调整我们的心态•明确我们的追求•有效利用我们的时间高效能人士的时间管理•知道自己的追求•明白自己的价值观•了解自己的关键人际关系和角色•把眼光放在最该做的事情上•保持产能和产出的平衡•对自己的生活持续保持开心快乐的内在和外在状态职业人士的时间管理－－时间管理工具内容1.甘特图2.工作计划表3.“不处理”清单4.索引卡／即时贴法5.盘点法6.名片整理法表明:强调:20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为－－－－20世纪最重要的社会发明工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系时间和成本在计划和控制中的重要性1、甘特图甘特图(Ganttchart)是本世纪初由亨利•甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在