旅馆管理系统用户操作说明手册

玖玖连锁酒店管理系统用户操作说明手册说明书约定本说明书对一些格式、规范作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对说明书内容的理解。格式约定：项目表述方式实例项目名【】在玖玖系统的窗口中有很多需要用户输入内容的项目如【房价码】、【房类】等。窗口『』『快速登记』，表示快速登记是一个窗口。功能按钮单击保存，表示单击显示为“保存”的功能按钮。多级菜单点击菜单名1—菜单名2，打开『』点击预订—散客预订，打开『散客预订』窗口，表述的意思为单击主菜单预订下的子菜单散客预订。注释框注释框中的内容是提示用户的操作提示用户选择“房号对应的单选框”。注意信息【注意】对于需要引起注意或补充的内容加以说明。附注：本说明书仅供参考，可能因版本不同，有所差异，请以实际所用软件为准。目录选择房号对应的复选框第1章系统基础§1.1基础概念玖玖连锁酒店管理系统是一个功能齐全、操作简便、覆盖酒店各部门职能的前后台一体化集成系统，它适用于经济快捷连锁型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。根据功能模块主要划分为预定、接待、收银、商品管理、客房中心、档案管理、夜审管理、信息查询、报表中心、系统维护等。在房态主单，可以完成大部分主要管理业务，包括预定、接待、收银等。每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和业务操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握本系统操作的基础。预订：散客预订、预订列表、可用房分析、档案管理、会员管理；接待：散客登记；收银：账务列表、入账、账务查询；商品管理：基础设置、商品管理、库存管理、查询统计；客房中心：房态管理、拾物遗失登记、租赁/借用管理；夜审管理：夜审；信息查询：实用工具；报表中心：收款报告单、房租入账报表、当天凌晨房入账报表、当日进出房费报表、加收当日房费、宾客明细账、退房挂账宾客明细账、试算平衡表、收银员收入报告；系统维护：查看门店信息、编辑门店信息、部门管理、操作员管理、销售员设置、角色管理、按钮权限管理、工具栏设置、消费类型维护、调整理由维护、营业代码维护、系统日志、我的资料、密码修改；酒店管理软件涉及到许多酒店专用术语。了解这些术语，有助于我们更好的理解和掌握、应用此系统。●班别：为便于交班统计，根据上班情况，系统将班次分为早班、中班、晚班、夜班。操作员在进入系统时，根据实际情况选择班别。●工号：系统工号与实际工号有区别。在系统中每个工号是唯一的，不可设置重复，并且设置好后不可进行修改。●密码：密码长度至少6位，支持字母与数字。输入时区分字母的大小写。进入酒店管理系统的初始密码是系统维护人员分配的，操作员使用初始密码（6个8）进入系统后，可以对密码进行修改。●主单：也称房态主单，大部分业务都可以在房态主单完成。●帐号：帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。通常是散客账户：帐号名第1位2－7位8－11位举例散客&成员帐号F年（第2-3位）、月（第4－5位）、日（6－7位）流水号F1008230005帐号命名规则表●房类：是房间类型代码，一般由字母构成，维护人员可在维护中定义。如可使用“SR”表示为单人间；定义“TR”表示为双人间。●房价：房间的实际卖价。目前玖玖全国统一价为99。§1.2主单介绍房态主单是玖玖旅馆的前台人员操作的主界面。大部分的业务操作都可以在房态主单完成。图1-1房态图标包含着许多信息。如图图1-21、房号2、房类3、姓名4、保密5、余额6、房间说明7、将到，用R标识8、联房，用U标识9、租赁，用B标识10、将离，用向右箭头标识。将鼠标移到指定房号上，会悬浮显示该房间的概要信息。图1-3主菜单常用按钮标签页房态图快捷主单快捷按钮查询区域房态统计快捷标签状态栏§1.3基本标识§1.3.1宾客状态主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。状态状态含义备注R预订状态基本状态I当前在住O本日结帐D昨日结帐N订房不到，误点取消的预订其他状态S临时挂帐（退房未结帐）X客人要求删除的预订表1-1宾客状态流转图图1-4§1.3.2客房状态对于每种房间类型系统允许最多使用三个大写字母来表示。常用以下符号来表示不同的房间类型。房态含义VC空净房(VacantClean)VD空脏房(VacantDirty)OC住净房(OccupiedClean)OD住脏房(OccupiedDirty)OO维修房(Outoforder)HU自用房(Houseuse)表1-2房态流转图图1-5§1.4基础操作§1.4.1登录打开网页，输入访问地址，直接进入门店系统登录界面。门店代码为门店的唯一标识编码，由总部统一分配。班次为早班、中班、晚班、夜班，用户根据实际情况选择。用户名与密码由系统维护人员设置，默认密码为“888888”。每次打开登录界面，系统会随机生成一个验证码。图1-6为了能更好的使用系统，建议使用IE7.0以上的版本，并在1024*768的分辨率下进行浏览，同时开启Cookies与JavaScript功能。用户可以勾选“检测浏览器信息”的复选框，即可查看相关的信息。图1-7用户选择班次，输入用户名、密码、验证码。点击登录，即可登录到主界面。图1-8用户第一次登录系统后，请尽快修改密码。点击系统维护—密码修改，打开『密码修改』窗口，进入密码修改界面。输入旧密码与新密码，点击修改，成功修改密码。图1-9图1-10点击红框内图标，弹出退出提示框。选择退出，退出主界面，回到登录界面。图1-11§1.4.2房态查询可以根据楼层、房类查询房态。点击红框内的“1”，房态图显示1楼的所有房间。图1-12点击红框内的SR，房态图显示所有SR（单人间）的房间。图1-13点击红框内的OC，显示所有的OC房。图1-14【注意】:支持楼层、房类、房态标识组合查询。§1.5公共信息主要是查询日期与时间。点击信息查询—实用工具—万年历，打开『万年历』窗口，可查看日期。图1-15点击信息查询—实用工具—世界时间，打开『世界时间』窗口，可查看目前的各地时间。图1-6第2章预订接待§2.1快捷主单在繁忙的业务中，前台工作人员可以在快捷主单进行操作，以节省时间，提高效率。§2.1.1预订在快捷主单处填写预订客户信息(姓名为必填项)。点击保存，成功预订。同时生成账号、预订号、会员号。押金金额也自动生成，玖玖默认为200。图2-1§2.1.2入住入住有两种情况。一种是通过预订，然后来入住。一种是直接上门入住。1）预订转入住。如客人通过预订来入住。点击标签页【预订】，可查看预订简略信息。双击可选取、也可以通过【查询】来找到预订客人。前台【快查】功能支持客户姓名、手机号、会员号、预订房号、预订人姓名等条件查询。点击查询，弹出快速查询界面。图2-2图2-3双击该客人的预订记录，跳转到快捷主单界面，同时带出预订客人信息。双击房号框，弹出排房界面。根据客人要求，检索出所需房间。选择要入住的房间，点击确定。图2-4【注意】：预订如果有排房要求（房态特征），在排房的时候要求会自动带出。如图。图2-5返回到快捷主单，填写完整信息（包括身份证、地址、是否协议客户、特殊要求、渠道、是否保密等）。确认信息无误后，点击入住。同时系统提示打印入住押金单。图2-6图2-7【注意】：入住后宾客状态即发生变化。押金变成宾客余额。此时房态变为在住状态颜色，将鼠标移到对应房态图标，显示该房间的住客信息与房态信息。图2-8【注意】：客户有时有不同的保密需求，可以选择不同的保密级别。房态图会显示保密标识。如图：保密-1为免打扰，保密-2为免查询，保密-3为免打扰+免查询。图2-92）登记入住如果客人是直接上门入住，在快捷主单输入客人信息，选择入住房间，直接点击入住。既可成功入住。如已有宾客档案，在输入姓名后，按“Tab”键，自动弹出宾客档案查询界面。图2-10如果是多人同时入住，可按住ctrl键，鼠标左键点击选择要入住的房间，右键选择快速入住。图2-11在弹出的快速入住界面，填写信息。点击入住。此时默认为联房。可不选。图2-12§2.1.3联房如果是同行或者有联系的客人，为了账务处理的方便，一般都会进行联房处理。选择要联房的一个房间，右键点击选择“联房处理”，进入联房界面。图2-13图2-14通过房号、姓名、账号、状态等查询条件可以查询出要联房的房间。在检索列表处选择点击加入按钮，账号增加到联房信息栏下，如图所示。点击保存，即成功联房。联房后账务列表就可以进行关联，方便结账。图2-15联房后，账务主单处，客户列表增加相应的客人。图2-16§2.1.4同住同住用于解决一个房间住多个客人的情况（通常客人之间相互认识）。选择房间，右键点击选择“同住”。图2-17在下方输入同住人员信息，如果该人员是已有宾客档案，则会弹出宾客档案查询界面。点击“+”，带出该宾客的信息。图2-18点击增加。同住人员增加到同住栏。选择支付模式后，点击保存。图2-19进入账务处理，此时同住的客人处于同一个房号下。图2-20【注意】：房价支付模式有两种，分别为一人支付（费用由当前选中客人承担）和平均支付（费用由双方平均分担。）§2.1.5续住选择在住房间，右键点击选择宾客续住，进入续住界面，默认续住天数为1天，付款方式为现金押金，金额为100元。点击确定，续住成功，系统自动会弹出打印续住押金单。图2-21续住后，天数、离期发生变化。如图所示。图2-22§2.1.6换房选择要换出的房间，按住鼠标左键，拖动到换入房间。换入房必须为空房。方框处为换出人员列表。可以勾选。点击确定，成功换房。换出房间变成VD房（空脏房）。图2-23§2.1.7租赁选择要租赁的房间，在快捷主单处点击租赁；或在房态图标右键点击选择宾客租赁。进入租赁界面。图2-24选择租赁类别，在物品信息栏中选择要租赁的物品，并输入借用量。在复选框打勾，点击加入，物品添加到租赁记录。在复选框打勾，点击下方的租赁按钮，租赁成功。图2-25租赁后，如果没有归还，在结账的时候，系统会自动弹出结账提醒，告知操作人员必须先收回租赁物品，才能结账。图2-26§2.2预订§2.2.1散客预订点击预订—散客预订，打开『散客预订』窗口。图2-27【房类】：单人间（SR）、双人间（TR）。【来期、离期、天数】：来期默认为当天时间，入住天数默认为一天，离期默认为第二天13点。【最大/小房数】：在入住期间，旅馆能提供的最少、最多的房间数量。【特征】：房间特征，在入住的时候可通过预订时的特征为客人排房。填写预订人的姓名、手机号码(在预订主单中，姓名、手机都为必填项)。如果已有宾客档案，填写姓名后，自动弹出此界面。选择该宾客，关闭选择。带出相应的手机号、会员，选择排房要求。图2-28点击更多信息的标签按钮，右下角打开“更多信息”。可填写更完整的预订信息。图2-29在订房数处输入需要订的房间数、特征。点击保存，预订成功。图2-30【注意】：在房源紧张的时候，可在登记预订的时候点击订房锁定按钮，锁定后，该房被锁定，其他渠道无法操作。§2.2.2预订列表点击预订—预订列表，打开『散客预订』窗口。图2-31输入查询条件（来期、渠道、类型、查询条件），点击查询，可以查找出相应结果。(查询条件处可输入姓名、手机、账号、房号)。图2-32选择不同的复选框，列表处出现不同的结果。支持多复选框查询。图2-33选择不同的标签栏，显示不同的信息。图2-34双击预订栏，进入散客入住主单。可以查看预订客人的主要信息和附加信息。主要信息包括档案信息、入住信息、相关信息、特要信息。图2-35修改完信息，点击存盘保存。点击入住，可以直接由预定转入住。入住后状态从R变成I。同住、续住功能与快捷主单的功能一样。在这里就不累述。图2-36§2.2.3可用房分析点击预订—可用房分析，打开『可用房分析』窗口。输入房类、时间段等分析条件，点击分析，出现如图所示。图2-37§2.2.4档案管理档案是酒店关于客人、单位、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息