档案数字化加工方案和投标书

1项目建设内容................................................2历史档案数字化处理标准......................................2.1..............................纸质档案数字化处理标准2.2..................................照片档案数字化标准2.3..................................声音档案数字化标准2.4..................................影像档案数字化标准2.5..................................实物档案数字化标准3数字化加工环节..............................................3.1............................................档案接收3.2........................标准的目录结构和文件夹的建立3.3......................................建立目录数据库3.4..................................档案着录的工作细节3.5............................................档案整理3.6............................................档案扫描3.7............................................图像处理3.8................质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)3.9..........................着录标记一稿双录、人机校验3.10...........................................数据挂接3.11...............数据成品信息准确性和完整性检查(终检)3.12...........................................光盘制作历史档案数字化加工解决方案东软集团股份有限公司2011年02月3.13.....................................数据的硬盘备份3.14.....................................现场测试和检验3.15.................................档案的文件目录打印3.16.......................................档案装订还原3.17.....................................档案原件的还库4.服务成品....................................................4.1....................................成品数据技术参数4.2............................................服务效果5.数据检验、验收和备份........................................5.1............................................数据检验5.2............................................验收审核5.3............................................验收登记5.4............................................数据备份6.电子数据质量标准............................................6.1............................................图像顺序6.2............................................图像质量6.3..........................................图像分辨率6.4......................................图像与目录挂接6.5..............................................防病毒6.6............................................存储格式6.7............................................操作使用7.安全措施....................................................7.1......................................数字化加工管理7.2........................................档案安全管理7.3..................................设备及数据安全管理1项目建设内容档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行着录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。2历史档案数字化处理标准来源载体或类型原有记录形式转换途径存储格式传统档案纸质档案纸张扫描、数码相机拍摄Pdf、tiff、jpeg照片档案感光材料扫描Pdf、tiff、jpeg胶片/幻灯模拟信息扫描Pdf、tiff、jpeg录音带磁记录专用设备转换wav、mp3录像带磁记录专用设备转换mpeg、avi2.1.纸质档案数字化处理标准（1）纸质文件扫描后的电子文件技术指标纸质档案扫描采用黑白方式。文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。文件扫描分辨率不低于300dpi.电子文件大小应在25K/张左右扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中（2）文件名称要求:案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录。（3）纸质档案文件拆分要求标页码的准确率不低于95%；页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；有相关《档案拆分记录》。（4）纸质档案文件装订要求恢复文档原样，不漏页、错页；装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；有相关的《档案相关记录》；按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%（5）纸质档案文件扫描要求不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；有相关的《档案扫描记录》。（6）纸质档案文件修图要求文档清晰，无多余杂点；保留原文档的字迹；有相关的《档案修图记录》保存方式为年份一卷号。（7）纸质档案文件分件要求按照卷内目录对扫描文件编号；保存方式为卷号—文件号；分件准确率不低于98%；有相关的《档案分件记录》。（8）纸质档案文件录入要求录入的正确率不低于97%；记录条清晰，格式严谨；有相关的《档案录入记录》。（9）纸质档案文件挂接要求为扫描文件分发文件号，便于挂接；保存方式为年份—卷内—目录号；有相关的《档案挂接记录》。2.2.照片档案数字化标准（1）前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行着录，编制好页号。（2）扫描方式：照片按全彩方式扫描。（3）分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi（4）扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。（5）文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。（6）文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。（7）照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。2.3.声音档案数字化标准（1）存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定的声音文件存储为：WAV或MP3。（2）采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。2.4.影像档案数字化标准（1）存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）。（2）数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。2.5.实物档案数字化标准1实物档案数字化要求（1）存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG。经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。（2）存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。例：1995-JP-05前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）。（3）实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。2电子文件接收来源产生途径类型格式电子文件由各种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等由各种专业工具形成：包括一些数据文本文件txt、doc、rtf、wps、pdf图像文件gif、jpeg、tiff、png、bmp图形文件cgm、dxf、dwg音频文件mpg/mpeg、avi、rm视频文件html、xml、sgml数据库文件dbf、wks、db、dif库、图形／图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等3数字化加工环节档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据着录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。3.1.档案接收将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由用户单位