费用报销单及付款申请书填写规范

费用报销单及付款申请书填写规范财务部2020年05月总则一目录费用类型及职责权限二费用报销四大原则三费用报销单与付款申请书规范四报销流程五/一总则总则目的:为控制不合理费用开支，提高经济效益和财务工作质量,规范公司费用报销和付款业务符合财务管理制度的要求。范围:本制度适用于深圳市XX公司全体员工。------本制度自培训之日起实施/二费用类型及职责权限费用报销主要类型费用类别备注办公费详细标准及规定参照人力行政部制度车辆使用费详细标准及规定参照人力行政部制度差旅费详细标准及规定参照人力行政部制度招待费详细标准及规定参照人力行政部制度福利费节假日福利费通讯费职工通讯费工资职工工资水电费办公、宿舍水电费物业管理费办公、宿舍水电费社保职工社保公积金职工公积金（一）财务部职责与权限0301保存单据：对费用发生单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。审核单据：负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性与合理性、是否符合费用报销标准负把关责任。制定制度：负责制订费用报销与付款的相应流程、制度、表格等并向员工宣导；严格按照财务管理制度的要求和流程办理相关业务，对不符合要求的报销与付款业务有权拒绝受理。02各部门负责人职责与权限付款单据审核：负责本部门付款申请的审核，审核内容包括:付款事由的核实、付款数额的真实性、付款对象的真实与合理性、付款方式的合理性、付款的书面依据，如合同等是否与付款申请书一致。报销单据审核：负责本部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准,报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实，报销行为是否属实等。21（二）各部门负责人部门负责人对其已签字单据负有全部责任，如部门负责人审核后单据依旧出现单据不规范、不符合报销标准、不真实的情况，公司通报批评。职责与权限填写单据：依照本制度进行费用报销和付款申请，并可向公司提出合理化建议。1（三）全体员工审批单据：负责公司所有费用发生的最终审批。1（四）总经办及董事会/三费用报销四大原则费用报销四大原则B谁批准谁负责原则：审核人、批准人要对本身审核、批准的费用支出负责任。C即时清洁原则：凡借用公款者，前账不清，后账不借。D手续完整原则：报销必须要有经办人、规定各级审核人（证明人）和批准人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。A先审批后支付原则：凡支出项目均需事先申请批准后才可支出，没有申请或批准的费用不得支出。B谁批准谁负责原则：审核人、批准人要对本身审核、批准的费用支出负责任。C即时清洁原则：凡借用公款者，前账不清，后账不借。D手续完整原则：报销必须要有经办人、规定各级审核人（证明人）和批准人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。A先审批后支付原则：凡支出项目均需事先申请批准后才可支出，没有申请或批准的费用不得支出。/四费用报销与付款申请书规范（一）费用报销单填制总原则（二）付款申请书填制总原则报销单：报销部门、日期、用途（业务摘要）、金额（含大小写）、备注（摘要未列明需补充的业务要素）、报销人、领款人、单据及附件页数等。附件：相关原始凭证如发票、收据、请购单、采购清单、预算表等。报销单：日期、收款单位全称、账号、开户行全称（详细到支行）、金额（含大小写）、付款原因、附件数、制单人等。附件：相关原始凭证如合同、发票、结算单、收据、请购单、采购清单、预算表等。填写原则填写原则（三）填制规范明细费用报销单必须用黑水笔填写，用胶水或固体胶粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。1报销部门：XX部门（运营中心），必须填写（运营中心）。2备注及付款原因：填写时间、期间、地点、事由、人员名称、人员数量及相对应金额，做到“任何人只要查看备注及付款原因栏即可知道相关事由，无需询问报销人/制单人”原则。3（三）填制规范明细金额小写：金额栏采用阿拉伯数字填写，保留两位小数，空白金额栏划斜线注销，合计栏数据前加人民币符号“¥”。金额大写为：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）。5金额大写：大写金额必须与小写金额完全一致，大写金额前必须加符号“”，大写金额如为零，则以“零”补齐，不可留空、划线或加符号“”。4单据上字迹清晰，报销人、领款人、制单人均需填列方可流转下一环节。6报销单严禁涂改、刮擦、挖补，如填写错误，请重新填制。7（四）模板1、办公费、通讯费报销单（四）模板2、车辆使用费报销单（四）模板3、差旅费报销单（四）模板4、招待餐费、福利餐费报销单2、付款申请单（五）单据存在问题1、单据涂改、填写不规范（五）单据存在问题3、单据附件不齐全，应有火车票（高铁票票根作为报销依据，面单未写明差旅时间（车程、住宿）、填写不规范。（六）原始单据要求1.发票要求仅接收增值税普通发票，发票均需电脑打印，字迹清晰，格式规范，内容齐全（抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目），发票抬头必须开具公司的全称。（1）发票上购买方名称为深圳XX公司、纳税识别号必须为XX、须有销售方印章、销售方印章和销售方名称一致，开票日期必须为报销日期的30日内。（2）对于付款申请书的发票附件不齐全、先付款对方后开发票的情况，应在付款原因栏用铅笔备注清楚付款后几日内补齐发票。（3）2.采购办公用品报销的附件要求采购办公用品的报销单附件应包含相关部门负责人及领导签字的采购明细表、报价单、相关发票凭证。（1）均由专人统一申请报销或付款。（2）3大中型活动费用报销的附件要求（1）举行大中型活动费用的报销单附件应包含相关部门负责人及领导签字的预算明细表、预算与实际花费明细对比表、相关发票凭证。（2）均由相关部门指定专人统一汇总申请报销或付款。4原始凭证严禁涂改、刮擦、挖补，如有，公司不予受理。5取得的原始单据因保管不善遗失的，后果自负，公司不予报销。（六）原始单据要求（七）原始凭证粘贴办法发票由后往前贴，先贴小张的，后贴大张的，小张发票在下，大张发票在上。火车票尽量往后贴，因为它的金额在前面，如果贴在上面，贴上汇总单后，会把金额挡住。0102发票量大的，要分门别类，按规格大小统计一起粘贴。加油票、火车票、的士票、飞机票等，都要分好类别，先小（下）后大（上）粘贴，票不得超出报销粘贴单的范围。03发票纸张大于费用报销单、付款申请书的，应折叠成与费用报销单、付款申请书一致大小。04只能张贴原始凭证，不得使用订书钉原始凭证。不符合以上要求的，财务部不予授理。056、粘贴模板粘贴模板①粘贴模板②/五报销流程报销流程每周二为财务部收单日期，其余时间请勿提交付款申请单及费用报销单。财务部审核单据无误签字后，统一上交领导审核签字。单据手续齐全统一交由出纳支付款项。财务部收单审核单据支付款项需尽快付款的单价，请相关负责人应预计好时间填写单据、提交付款/报销单，以便财务按时付款。报销流程财务部收单款项谢谢观看