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开会准备事项之如何开会如何开会？1.为什么要开会？2.会议的作用3.会议的类型4.会议的准备5.会议的主席6.讨论的结构7.会议的引导8.会议的总结（会议纪要）为什么要开会？•不开会可以吗？•开会的意义在于其历史性、指导性•领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的：–避免武断、独裁，削弱权威；–推卸责任–延迟决策•有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式•信息时代还需要开会吗？开会有什么作用？1.是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法2.会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点3.会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献4.会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务5.会议是管理者实施领导的时机和场合6.会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期）7.会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步的方式。会议有哪些类型？（1）从会议规模分–Theassembly100人以上，聚会，听报告–Thecouncil，40-50人，议会，提出问题和参与讨论–Thecommittee，10以下，委员会，平等地位，轮流发言（2）从会议召开的频率分–日常会议、周旬会议、月度会议、季度会议、年度会议、不定期会议–会议的频率反映了成员全体团结的程度（3）从成员组成分–从事相同工作的人–从事不同但是并行工作的人–来自不同团体，也许相互陌生的人–仅仅为了会议而聚集在一起，为了本次会议的目的会议有哪些类型？（4）是否具有激励性分大家是否具有共同的目标成员之间是否具有竞争性的工作关系（比如利益分配会议）是否希望通过会议本身解决某些问题（5）从决策程序分凭感觉的决策投票制度（多数服从少数）主席决定制度（听取事实、意见和讨论之后，主席自己做决定）（6）会议模式日常会议——从事相同的工作，具有共同的目标，通常达成相同决策周或月度会议——从事不同但并行工作，既有竞争又有协作，通常主席决策不定期会议——参加会议者没有联系，每人都有一票，但很少它票。之所以参加会议，仅仅为了实现会议的目的。会议的准备工作1制定目标（1）信息消化（过去如何？）–会议主题–要讨论对象的进展–整体项目的概况（2）建设性的创造（未来如何？）–新的政策–新的战略–新的产品、市场、目标等（3）执行者的责任（如何做？——成员之间分配）–使得大家知道作为一个群体成员是实现目标的最好方式–理解并影响其他成员，实现整体优化–协同动作，遵照执行（4）会议的治理结构–确定会议组织结构，制定会议工作程序、路线和规则等。会议的准备工作1做准备会议主席，罗列出目标，要讨论的问题，确定游说提出来讨论（1）参加人员准备人数：尽可能控制参加会议的人数。根据会议的目的确定人数，参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人。不必参加会议的人：希望参加会议的人和经常参加会议的人，可以不参加。控制会议人数的办法：——设计会议程序，确定不同的人参加不同程序的会议——将大会议划分成为几个小的会议——会前征求意见，并作为选择参加会议者的标准会前的交往：会议前一天，与部分成员交流，明确提出问题的人会议的准备工作（2）文件准备主题明确原因明了次序得当——前期、后期安排，适应期安排会议议题的分类——一致性决策的会议议题，放在最后避免小事，紧扣会议主题事务性会议时间不宜超过1个半小时会议开始、结束时间在会议议程上标明如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小时提交会议的文件要尽可能短，开门见山主席可以根据会议的进程随时增加临时性议题如何做主席？•主席如何做开场白•主席的作用：社会型、任务型——团结大家的主心骨——类似法官，没有个人目的——摆脱责任的手段——避免感情用事——让大家满意，让大家知道有些事情依靠自己是无法完成的——将自己看成是奴隶而不是统治者——权威体现在会议的引导、帮助和阻止妨碍会议的行为——聆听别人的发言——总结别人发言要简单、果断、有力、决定性，马上转移议题——给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究——主席不要过早地表达自己对于争论双方的意见，总结时加入个人偏好——如果自己是任务的主人，再不与参会者冲突的情况下，可由自己人主席；否则，由他人担任。会议讨论的结构•描述问题•阐述问题存在的结果•了解以前是如何解决问题的•诊断目前存在问题的症结所在•寻求就解决问题的途径•寻求解决问题的方案会议的引导（1）会议主题的引导•一个议题开始时就确定结束的时间或时机•不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论•预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期）•纠正误解和不相关的话题•邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况•会议当中不要修正文件错误•如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题•有下列情况者就结束讨论1进一步讨论所需的资料缺乏；2讨论所需的人没有参加会议；3成员认为需要时间考虑或与同事商量；4事情说明原有议题的假定已经发生改变；5本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了；6有反对意见，达成一致意见明显是困难的。•结束每个议题的讨论后，主席要总结一下所取得的成果会议的引导（2）参加者的引导l开会一定要准时，不要等待。l位置非常重要。l主席要考虑到谁坐在自己的对面。l并列坐在一起，不易形成不一致。l如果开会只是为了向世界显示大家是团结的，就故意让反对者坐在自己的身边。l主席的右边是“deadman’scorner”。通常，主席是一种荣誉、地位的象征。尤其在一个狭长的卓子两旁开会时距离主席越远者，是地位越低的人。所以，要根据自己的地位为自己选择适当的位置。会议的引导（3）对于爱多说话的人–让他写详细报告–发言时做出某些暗示–故意与别人交谈、打岔等（4）打破沉默–沉默的含义：–两类沉默需要打破（5）保护弱者（6）鼓励实现火花（7）不要企图一切问题都有答案（8）最重要的人物最后发言会议的总结•会议的时间、地点、参加人员•参加者姓名，缺席者的歉意•被讨论的议题和达成的决策，必要时请有关人员签字•会议结束的时间•协助会议者、机构的致谢•会议决算（必要时）•下次会议的日期、时间和地点参加会议要注意哪些？•进入会场时间•座位安排与选择•会议礼貌•对待争论•名片准备•新人介绍•纸张、笔、设备的准备