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精品文档.制度/流程管理制度文件编号JSCA-C-038-2014编写审核批准版本V0杨华元余黎博何颖飞生效日期2014-9-11总述1.1制度/流程管理流程树1.2目的为使公司颁布的体系文件（质量体系、服务体系、信息安全体系等）、管理制度、业务及管理流程、部门内部管理制度等文件在使用过程中得以正确执行，执行中发现的问题及时反馈和改进，不断完善公司的制度体系，提升公司的管理水平，特制定本制度。1.3范围本制度适用于公司所有部门。1.4职责1.4.1企管部：统一负责公司各类体系文件、管理制度、流程、规范、标准、临时规定等的协调管理。1.4.2各部门：明确本部门制度/流程建设要求和计划，并负责具体制度/流程的制品质管理中心：制度/流程管理流程树编制流程发布备案流程宣贯/培训流程考核流程检查督导流程修订流程废止流程执行流程精品文档.定，涉及到跨部门的需要组织相关部门进行研讨，涉及到部门内部的企管部仅备案及审核是否与公司规定冲突。1.4.3关联部门：提出修改和会签意见，并对执行中发现的问题及时进行反馈。1.4.4技术中心/企管部：负责基础标准、技术标准的管理。1.4.5人力资源部：负责工作标准（部门职责、岗位说明书、课程表等）的管理。1.4.6总裁办：负责行政公文的管理。1.5定义、分类及编号规则1.5.1体系文件：在ISO9000系列、20000系列、27000系列内的一、二、三级受控文件；分为一级文件、二级文件、三级文件；按相关体系文件编号规则编号。1.5.2受控管理制度、流程：在公司范围内执行的具有较大稳定性的管理规章；按职能分类，分为品质管理类、人力资源管理类、行政管理类、财务管理类、营销管理类、技术管理类、安全管理类、其它类1.5.3临时规定：带有明显时间性的临时管理规章；按时间分类。1.5.4部门内部管理制度：各部门自己制订或修订的仅在部门内部执行的管理规章。按部门分类。1.5.5标准：是重复性事物或概念所做的统一规定，以科学，技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管部门批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。按属性分类，分为基础标准，技术标准，管理标准和工作标准；1.5.6基础标准：在一定范围内作为其他标准的基础并普遍使用，具有广泛指导意义的标准。例如术语标准，符号，代号，代码标准，量与单位标准等。1.5.7技术标准：对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制订的标准。1.5.8管理标准：对需协调统一的管理事项（如与实施及保障开发、生产、质量、能源、计量、工艺、设备、安全、卫生、环保、物流等技术标准有关的重复性事项）所制订的标准。1.5.9工作标准：对需要协调统一的工作事项（即在执行相应技术标准和管理标精品文档.准时，与工作岗位的工作范围，责任，权限，方法，质量与考核等以及工作程序有关的事项）所制订的标准。操作岗位的工作标准又称作业标准。1.5.10职责（部门、岗位）是主要的工作标准：界定各部门、岗位工作内容与范围；按部门分类1.5.11行政公文：企业行政命令，例如各种决定、通知、要求等，经常以红头文件方式下达。按照时间排序1.6公司各类体系文件的颁布与修订，按照相应的《文件控制程序》要求进行；1.7部门内部管理制度，由各部门自行增减、修订、颁布，同时备案企管部，企管部对其是否与公司制度冲突进行审核与裁决；1.8行政公文的管理：每年12月，总裁办组织各相关部门按分类梳理，需要归纳转换为制度的公文，由总裁办组织改编、改写，交企管部按相关制度文件的新增规范履行手续。1.9基础标准、技术标准根据需要随时新增，由相关部门提出，研发中心/企管部组织编写；基础标准、技术标准每年第四季度回顾梳理一次，决定修订或撤销，研发中心/企管部负责组织完成；1.10管理标准、工作标准根据需要随时新增、修订，由相关部门提出并编写，也可以由企管部提出并组织编写；管理标准、工作标准每年12月回顾梳理一次，决定调整与撤销。精品文档.2新制度/流程编制流程2.1流程图2.2流程说明表序号活动内容要求负责岗位文本输出时间/备注1制定公司年度制度编制及修订计划每年12月各部门根据业务需求或环境变化，拟定下年度需增加或修订的业务流程或管理制度，作为下年工作计划的一部分。企管部汇总各部门编制及修订计划，结合公司整体情况，确定公司年度制度编制及修订总规划，由总经理审定。企管部及拟定部门《公司年度制度编制及修订规划》每年12月2提出新制度/流程意见当因公司内外部环境变化或强化管理的需要，需要企管部或拟定部门《公司制度申请表》关联部门相关领导拟定部门品管中心（公司）新制度/流程编制流程2.提出新制度/流程意见3.审批结束4.编写新制度/流程6.会签意见7.审批8.备案发布NYNYNY5.组织研讨《公司制度申请表》《XX制度/流程草案》开始1.组织制度/流程编制及修订年度管理规划《公司制度编制与修订年度规划表》精品文档.新增某项管理制度时，由企管部或业务部门提出增加制度申请，提交总经理或相关分管副总；3审批审批通过则到第4步，审批不通过则结束总经理或相关分管副总OA审批意见4编写新制度/流程根据制度/流程编制原则和格式要求进行撰写拟定拟定部门《XX制度/流程草案》5组织研讨组织相关部门讨论初稿；拟定部门《研讨记录》部门内部制度规定无需组织跨部门讨论6会签意见提出具体修改意见，如达成共识则由拟定部门继续修改；如无修改意见则到第7步关联部门《公司制度审批表》7审批审批定稿后的新制度流程，如无意见则到第8步总经理/管理者代表或相关分管副总OA审批意见8备案发布对审批通过的新制度/流程进行备案，并在oa发布企管部OA公告2.3流程/制度编制原则简明扼要原则：制度内容必须重点突出，结构严谨，标点符号正确，用语、引文准确，不能产生歧义。规范科学原则：制度符合管理要求，权利职责明确，工作流程清晰，接口一目了然。可操作性原则：符合国盾实际情况，便于操作、考核，实施后确实能提高工作效率。协调一致原则：制度与制度之间必须协调一致，不能相互冲突。持续稳定原则：制度一经生效，必须在一定时期内保持不变，不得随意修改。3制度/流程的发布备案3.1制度/流程的发布企管部将得到批准的制度/流程（新订、修改）及时在OA上发布通知，并在文件服精品文档.务器上发布电子档制度/流程。经签发的制度/流程，应注明生效时间，以“现予发布实施”或“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间。企管部每半年发布一次电子档制度/流程汇编或补充制度/流程汇编，纸档制度/流程内容与电子档不相符时，以电子档为准。3.2制度/流程的备案存档实行双套制，即电子档案与纸质档案共存。企管部负责新订、修改制度/流程的存档。企管部每年负责对公司纸质档制度/流程汇编的存档。使用部门可保管适用于本部门的制度副本复印件及普通制度的电子文档。具体见《公司档案管理制度》。3.3制度密级制度/流程的密级由拟定部门与企管部共同确定。不能确定密级时，应向总经理请示。对于创建时不标注密级的文件，视为可公开文件。具体见《公司保密规定》3.4分类编号存档备案的制度/流程由企管部统一进行分类编号。4制度/流程的宣贯与培训企管部负责组织在制度/流程发布后两周内向制度/流程相关各部门宣讲、培训导入完毕；企管部每月月初发布制度/流程学习计划，各部门、各分公司按照学习计划组织员工集体学习；新员工制度/流程培训在试用期内进行，由人力资源部、相关部门和试用部门负责，主要培训内容为通用制度/流程和与岗位密切相关的制度/流程。5制度/流程的考核制度/流程撰写部门负责在新制度/流程发布后两周内将新制度要点试题编写完毕，由企管部负责在新制度/流程下发后一个月内对制度执行部门考核完毕，并根据考核结果和相关制度进行处理；考试形式：多样化，以闭卷为主。考试内容：公司共性制度、名词固化、岗位技能等知识。考试结果：90分及格。成绩列入绩效考核中。总裁办负责监督检查制度的培训和考核落实情况。精品文档.6制度/流程的执行流程6.1公司制度应严格执行，各部门不得擅自对于公司制度进行修改或变通执行；6.2公司各部门在工作中对于制度的执行应参照以下原则：如果有制度，坚决按制度办；如果制度有不合理处，先按制度办并及时提出修改建议；如果没有规制度，在向主管领导请示的同时建议公司制订相应的制度。7制度/流程的检查与督导流程各部门负责人全面负责主责范围内制度/流程执行情况的检查，发现违规行为，按公司制度/流程要求及时处理当事人。企管部不定期抽查制度/流程执行情况，见附表《江苏国盾制度检查纠偏表》。企管部与总裁办监督全公司制度/流程执行工作，对制度/流程主责部门检查不力的，及时提醒纠正。具体见《公司制度检查与考核管理规定》。8制度/流程的修订流程8.1流程图国盾科技实业有限责任公司业务和管理流程相关领导品管中心（公司）拟修定部门相关部门流程主管部门：最后更新时间：流程编号：流程名称：制度/流程的修订流程开始1.提出修订意见3.审核结束5.修订8.审批7.审核9.备案发布NYYNY2.组织讨论4.组织修订6.协助修订《制度/流程修订申请表》《XX制度/流程草案》《修订意见表》8.2流程说明表序号活动内容要求负责岗位文本输出时间/备注1提出制度/流程修订意见当制度执行过程中存在不合理现象；制度执行可以拟修定部门《制度/流程修订申请表》精品文档.进一步改进和优化；由于组织机构调整或职责调整导致制度需调整时，拟修订部门提出修订制度/流程申请，填写《制度/流程修订申请表》，说明修订的理由及修订建议，提交企管部；2组织讨论组织相关部门讨论，根据讨论结果决定是否对制度/流程进行修订；企管部《研讨记录》3审核审核决定需要修订则到第4步，不需要修订则结束；企管部OA审核意见4组织修订组织相关部门对制度/流程进行修订；企管部5修订结合相关部门的修订意见，对制度/流程进行修订；拟修定部门《XX制度/流程草案》6协助修订相关部门配合拟修订部门一起对制度/流程进行修订相关部门《修订意见表》7审核审核通过则到第8步，审核不通过则回到第5步相关部门负责人及企管部OA审核意见8审批审批通过则到第9步，审核不通过则回到第5步相关公司领导OA审批意见9备案发布对审批通过的新制度/流程进行备案，并在OA发布企管部OA公告9制度/流程的废止流程9.1企管部定期对管理制度体系进行回顾和清理，当出现以下情况时，需要对不适宜继续执行的管理制度进行撤销：精品文档.9.1.1因特殊情况制定的制度时效期结束；9.1.2公司内外部环境的变化导致某些制度的执行没有必要；9.1.3原管理制度同公司管理变革需要制定新的管理制度相互矛盾；9.1.4其他情况9.2各部门在执行制度的过程中，根据实际情况，提出清理撤销制度的申请，提交企管部；9.3企管部组织相关部门讨论，确定是否批准制度撤销申请；9.4对确需撤销的管理制度，经总经理批准后颁布制度撤销通知；9.5企管部填写或更新制度管理相关表格9.6公司各部门收到公司发布的新修正制度文件及制度作废通知后，应及时将本部门的作废制度文件（含作废制度及被替换下的旧制度）回收，并在三日内销毁，以免因未及时使用新制度而影响工作进行。10制度/流程的格式规定（参见附录《格式模版》）10.1流程图格式说明流程表头：字体为10号，宋体，黑色流程表格第一行：填写“国盾科技实业有限责任公司业务和管理流程”，字体为14号，宋体，黑色流程表格第二行：填写流程/制度具体名称，字体为14号，宋体，黑色流程所涉及的主管部门：字体为10号或12号，宋体，黑色流程图内各符号中的文字、西文和数字：文字字体为8号或10号，宋体，黑色，西文和数字为8号或10号，Arial，黑色流程图内箭头、实线：粗细0.3PT，黑色10.2流程说明表格式说明说明表的构成要素：文字字体为五号，宋体，黑色，加粗说明表的内容：文字字体为五号，宋体，黑色，西文和数字为五号，Arial，黑色10.3文件标准格式说明幅面：A4（210mm宽X297mm高）；页边距：上页边距25mm，下页边距25mm，左页边距31mm，右页边距31mm；版式：页眉高度15mm