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部门职责梳理及岗位说明书编写指南Page2工作要求及实施步骤一、梳理并确定《部门职责》（职责模块、详细职责）二、理清部门岗位，形成《部门组织架构及人员配置情况》三、部门职责分解至各岗位，形成《各岗位说明书》部门职能梳理的前提和定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化。部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要进行调整（立足现在，着眼未来）。梳理的前提部门职责梳理部门职责是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。部门职责Page3Page4部门职责梳理的意义通过梳理部门职责、权限的过程，去思考、学习，把职责梳理清楚。部门职责、权限的梳理直接影响到下一阶段的职位分析和评估、薪酬、考核等工作。明确各部门的部门职责，使各项职能具体化，使之能够执行和落实，把部门工作和压力层层分解下去。明确各部门的部门职责、权限，有利于提高管理人员责任意识，保证管理工作规范化。部门职能梳理的基本要求业务活动的独立性业务活动的操作性避免重复业务活动的连续性职责梳理的基本要求Page5组织结构中部门职能常见的问题甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职能虚位Page6部门职能梳理步骤一——职能细化一级职能二级职能三级职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能从一级职能之下分解的职能模块，二级职能反映的是各个职能模块需要开展的管理活动的内容从二级职能分解的具体业务活动，三级职能反映的是各个职能单元为承担起相应的管理功能所需要完成的各项具体业务活动Page7部门职能细化模板一级职能二级职能三级职能通常用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能二级职能描述的主要是从一级职能之下分解的若干项子职能,这些职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作,它不具体,也很难直接操作分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作的业务项Page8部门职能梳理（示例）——一、二级职能一级职能二级职能三级职能根据集团整体发展战略，建立和完善集团人力资源管理体系，保证集团人力资源的有效提升和合理配置，满足集团发展的人才需求。人力资源规划组织管理招聘管理培训管理绩效管理薪酬福利管理人事事务管理员工关系管理Page9部门职能梳理步骤二——将二级职能按照管理功能进行细化分解为三级职能组织/实施协调/配合指导/监控履行该职能•需要做哪些计划？•制定哪些规则？履行该职能•需要组织哪些工作？•需要承担哪些工作履行该职能•需要进行哪些协调工作？•需要如何配合开展工作？履行该职能•需要做哪些指导？•需要实施怎样的监控计划/规则管理功能Page10部门职能梳理工具计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控履行该职能•需要做哪些计划？•制定哪些规则？履行该职能•需要组织哪些工作？•需要承担哪些工作？履行该职能•需要进行哪些协调工作？•需要如何配合开展工作？履行该职能•需要做哪些指导？•需要实施怎样的监控？职能模块一职能模块二职能模块三职能模块…纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述职能分解管理功能Page11部门职能梳理（示例）——三级职能一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控根据集团整体发展战略，建立和完善集团人力资源管理体系，保证集团人力资源的有效提升和合理配置，满足集团发展的人才需求。人力资源规划组织管理招聘管理培训管理•建立与完善集团培训体系，制定与修订集团培训管理制度•拓展集团外部培训机构，指导建立集团内外部培训师资队伍及课程开发体系；•组织实施培训需求调研，组织编制与审核年度和月度培训计划；•根据核准的培训计划，组织、实施集团层面专项培训工作，并建立培训台账。•协调集团内部内训资源的共享•指导与监督集团培训制度的执行及相关培训工作的实施情况。绩效管理薪酬福利管理人事事务管理员工关系管理集团总部人事管理Page12部门职能撰写要点一级职能编写要求：•用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能。二级职能编写要求：•用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。三级职能编写要求：•用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。•格式：动词+事项•避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确权责，避免歧义。具体可参见《规范动词表》。•描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。Page13规范动词表针对制度、方案、计划等文件编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估思考行为研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定管理行为评估、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为检查、核对、收集、获得、提交、制作部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：Page14示例：部门职能梳理－人力资源管理中心（梳理过程）Page15一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控履行该职能履行该职能履行该职能履行该职能•需要做哪些计划？•需要组织哪些工作？•需要进行哪些协调工作？•需要做哪些指导？•制定哪些规则？•需要承担哪些工作？•需要如何配合开展工作？•需要实施怎样的监控？根据集团整体发展战略，建立和完善集团人力资源管理体系，保证集团人力资源的有效提升和合理配置，满足集团发展的人才需求。人力资源规划组织制定与修订集团中长期人力资源规划；指导与监督人力资源规划执行情况；审核与监督人力资源预算执行情况。组织管理建立与优化集团整体组织结构；指导与监督集团组织架构与岗位配置情况；督导集团各部门职责、岗位的“岗位说明书”的编制及修订工作。示例：部门职能梳理－人力资源管理中心（梳理后）Page16一、人力资源规划1、组织制定与修订集团中长期人力资源规划，指导与监督人力资源规划执行情况；2、审核与监督人力资源预算执行情况。二、组织管理1、建立与优化集团整体组织结构；2、指导与监督集团组织架构与岗位配置情况；3、督导集团各部门职责、岗位的“岗位说明书”的编制及修订工作。Page17一、理清部门岗位根据部门未来6个月-1年的业务发展需求、资源配置情况，对当前部门设置的岗位进行梳理：还需要哪些岗位？哪些岗位可以兼任？哪些岗位需要合并或分拆？与部门负责人或直接上级确认梳理部门岗位。二、部门岗位按级别从高到低排列，形成《部门组织结构架构及人员配置情况表》部门岗位设置人力资源总监薛斌招聘培训主管袁振霞薪酬绩效主管姚晴兼人力资源副总监姚晴人事助理专员（房产）段潇怡人事专员查未佼示例：12协作原则：实现岗位明确分工的同时，又要兼顾岗位间的有效协作，使各岗位职责既明确又能上下左右之间同步协调，以发挥最大效益。3规范化原则：岗位名称及职责范围应明确和规范，但不宜过细，应留有创新的余地。4最少职位数原则：既考虑最大限度地节约人力成本，又要尽可能地缩短岗位之间信息传递时间，提高组织的战斗力和市场竞争力。5强度原则：应考虑一般情况下的工作情况，而不能基于个别情况设置岗位。在90%情况下这个岗位的工作量是饱和的（超过80%的时间都有事情可做）因事设岗原则：从“理清该做的事”开始，“以事定岗、以岗定人”。设置岗位既要着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围划定岗位，而不应因人设岗；岗位和人应是设置和配置的关系。部门岗位设置原则Page18部门职责分解Page19部门职责分解是将上级组织详细职责不断分解到下级组织和岗位，直到组织所有的详细职责都全部分解到岗位为止。部门职责分解1、明确指出部门每个详细职责都分布在哪些岗位，这些岗位的角色各是什么（如执行、审核、审批等）；2、分析、理清组织各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责关系、工作分配关系，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。同时，解决岗位本身定位和职责不清晰的问题，避免工作职责在岗位上的重叠和断点。部门职责分解作用Page20部门职责分解工具部门职责分解表部门名称：二级职能三级职能岗位名称：岗位名称：岗位名称：在岗人姓名（或待聘）：在岗人姓名（或待聘）：在岗人姓名（或待聘）：职责模块工作内容职责模块工作内容职责模块工作内容示例：Page21部门职责分解分解原则：逐级分解：先部门负责人（正/副），再主管/高级岗，最后到每个岗位，每级分解都将职责分解穷尽而不遗漏，各个职责之间互不交叉和重叠。分解检查原则：1、部门职责是否有遗漏？2、是否有些职责没有岗位负责，或分解到各岗位的具体职责不连续？3、某一部门职责在涉及的不同岗位上的角色是否清晰（上下级、左右等），各个职责之间互不交叉和重叠？4、岗位职责名称和工作内容书写是否规范性？注意事项1、详细职责全部分解到岗位后，将性质、内容相类似的工作内容整合、汇总，每个岗位的关键工作内容不宜多于8个。2、发现部门每个岗位的关键职责多于10个时，说明部门职责梳理时，详细职责需整合、提炼不够，建议重新整合部门职责。岗位说明书Page22岗位说明书是明确岗位职责、任职要求的说明性文件，也是最基本的管理工具之一。通俗讲，就是这个岗位是做什么的，告诉这个岗位的人要做哪些事情;明确工作岗位所代表的任务和责任；◆明确岗位任职人员具备怎样的知识、技能和能力；◆岗位说明书是对岗位的说明，不是对任职的人的说明岗位说明书岗位说明书Page23主要包括：1、岗位名称2、所在部门3、工作关系4、岗位目的5、岗位职责6、任职资格岗位说明书内容岗位职责的描述要点岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作岗位说明书Page24它是决定工作内容的基本出发点之一；它是薪酬发放、绩效考核的基准之一；它是衡量员工是否适岗的标准条件之一；它是培训组织的重要依据之一；它为员工指出轮岗、晋升等职业发展方向。岗位说明书的作用工作推进计划及要求Page25样稿示例：人力资源管理中心（初稿）建议时间工作内容责任人9月21日-10月25日组织部门职责及岗位说明书编写和修订；分管领导审核、调整部门/项目负责人、相关负责人10月26日-11月5日部门职责及岗位说明书初稿汇总、审核调整；人事部门、子公司负责人11月-12月后续工作推进（部门职责及岗位说明书定稿、2015年定岗定编、招聘计划等）人事部门要求：1、上报材料包括：《部门职责》、《部门组织架构及人员配置情况》、《岗位说明书》、《部门职责分解表》；2、请各部门高度重视本次修订工作，确保本次修订工作按计划高质量完成，同时保证后续工作顺利推进。谢谢！Page26