采购管理制度

..XX集团有限公司采购管理制度一、指导思想和编制原则：为规范集团公司物资采购的提报、审批、执行程序，提高物资采购的效率、降低采购成本，使物资采购工作在规范、可控条件下运行。依据《国有企业采购操作规范》《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国招投标实施条例》等政策法规,结合集团实际情况，通过对供应商和关键采购业务环节的集中管理，以集中采购、分散交付、分散发货、集中管控为原则，编制本制度。二、管理范围：集团公司各职能部门、子公司非依法必须招标项目的采购活动。（一）各部门、子公司工程项目及工程项目相关的采购包括：1、工程项目施工承包、劳务类采购，合同估算价在400万元以下；2、工程项目重要设备、材料等货物采购，单项合同估算价在200万元以下；3、工程项目勘察、设计、监理等服务类采购，单项合同估算价在100万元以下。4、工程项目中与建筑物和构筑物的新建、改建、扩建无关的单独的装修、拆除和修缮等项目采购。..（同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计超过前款规定标准的，不属于本制度采购范围。）（二）各部门、子公司非工程类采购包括：1、公司类：公司类采购包括办公用品、固定资产、工装、绿植等。2、服务类：服务类采购包括为我公司提供的项目咨询，可研报告、宣传、广告、培训、团建、会计、金融等服务项目。3、生产类：生产类采购包括生产经营所需的燃料、生产材料、药品、设施设备等。4、其他类：公司车辆的年审、保险、维修、燃油，（临时）场地租赁等。三、建立供应商库及供应商管理（一）建立供应商库1、发布建库公告供应商邀请公告：应通过在指定媒介发布公告的形式邀请不特定供应商参与入库；公告的内容包括采购邀请人的名称和地址、以及获取供应商入库文件的办法，还应注明是否接受联合体、是否采用电子方式并注明网址以及采购邀请人的联系方式。（入库的供应商需提交法人资格证书，营业执照，基本存款账户，联系方式，认证资质证书，质量、安全、环保、职业健康管理体系证..明文件，业绩以及社会信誉等公司基本信息，主营产品、技术工艺水平、质检体系、产能、销售额等产品信息。）2、结合各部门及子公司需求，建立和使用统一的供应商综合评价指标体系，由供应商评审小组对供应商进行分类分级，确定每类供应商入库名额。3、供应商资格审核、评估根据供应商所提供的相关资料，由供应商评审小组对供应商财务状况、商务能力、技术与服务能力、生产能力、质量能力、环境保护、可持续发展等能力进行审核、评估。综合考虑供应商的业绩、设备管理、人力资源、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等方面可能影响供应链合作关系的方面，确定入库供应商。（注：供应商评审小组由财务部、监察部、招投标、采购部等部门5-7人,为单数组成。）（二）供应商管理分类分级管理：根据本制度第二条管理范围的分类，对入库的供应商进行分类管理。通过对不同行业、企业、产品需求、不同环境下的供应商采取不同的评审方式，增加评审制度的灵活性和可操作性，以达到提高采购效率的目的。根据供应商评估结果对供应商进行分级管理，分级应至少包括A/B/C三个级别。不同级别的供应商，在供货量、付款方式、货物免检等方面享有不同的采购政策，以此提高供应商的配合度、积极性，确保库内供应商的有效性，进一步提高采购效率、降低采购成本。（详见：《供应商管理办法》）..动态管理：1、制定完善的资源库准入、评价、退出机制。严格入库审核，对入库企业实施日常评价与定期评价结合的办法；对入库供应商进行有效的生产周期管理（供应商效率最高的6-18个月服务周期），分期进行考评；对于确实符合退出标准的供应商，应严格执行有关制度，考评不合格的供应商给与中止交易、取消准入资格的处理。避免供应商体系固化，保证供应商库能进能出，供应商级别能上能下，切实发挥供应商资源库的作用。2、公司发展战略、管理模式发生变化时，在保持制度相对稳定的基础上适时调整供应商库相关准入、评价、退出标准，以适应公司发展变化的需求。（详见：《供应商管理办法》）四、采购流程和通用要求（一）提出采购需求需求单位提交采购申请表：需求单位根据生产销售计划、库存情况、采购周期等信息编制提交采购需求申请单，由单位负责人签字。（所有“采购需求计划”“采购订单”须写清楚需购的物料数量，品名规格及交期，如规格不明确的物料，须附文字说明或提供必要的样品。）（二）编制采购计划采购部根据采购需求，结合年度采购总规划，编制采购计划；（三）确定采购方式按照不同采购项目的分类，选择不同的采购方式。（具体采购方式及适用条件见本制度第五章）..（四）批准采购计划根据不同采购项目的审批权限，分别由（采购部门负责人→集团分管副总签字→集团总经理签字）批准后开始实施采购作业；（五）编制采购文件采购文件包括以下内容：采购公告或采购邀请书，供应商须知或谈判要点、评审或成交办法、合同草案、采购需求以及响应文件格式示范等。需缴纳采购保证金的，文件应明确收取保证金的金额、形式、退还保证金的时间和方式以及其他需要供应商了解的注意事项。采购公告：在采用具有竞争条件的采购方式时，应在供应商库中发布公告的形式邀请不特定供应商参与采购活动；采购公告的内容包括：采购项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取采购文件的办法，还应注明是否接受联合体、是否采用电子方式并注明网址以及项目负责人的联系方式。采购邀请书：在采用不具备竞争条件或有一定竞争条件但属于时间紧迫的采购方式时，宜采用邀请书直接邀请供应商参加采购活动；应要求被邀请供应商在规定时间对是否接受邀请做出回复。响应文件格式：包括响应函、响应保证金保函、报价表、响应方案等。（六）审核采购文件评审的内容应包括：1、采购文件规定的资格条件是否能满足采购主体的合格性；2、采购文件规定的评审条件能否科学评价采购内容的满足性；3、技术和商务条件是否能够满足3人以上竞争；4、技术和商务条件是否具有歧视性排他性。..（七）执行采购根据第（三）条确认的采购方式进行采购活动；除对外公告邀请不特定供应商外，应在供应商库中进行供应商选择；之前未纳入的供应商在成为成交供应商后也应纳入供应商管理库进行管理。（八）确定成交供应商公示成交供应商候选人：采购项目评审或谈判结束后，采购人应根据评审委员会提交的咨询报告和推荐的成交供应商候选人名单，及时在供应商库中进行公示。公告成交供应商：公示无异议或异议处理完毕后，采购部编制成交供应商结果公告，并经内部审核，审核无误后，在采购文件约定的时间内在供应商库中发布成交供应商结果公告。发出成交通知书：公示无异议或异议处理完毕后，应及时向成交供应商发出成交通知书，成交通知书的内容应简明扼要，应包括告知成交供应商已成交的结果（如价格、数量、单位、交付期限等）、签订合同的时间和地点。（九）采购合同的签订1、确定合同文本2、签订合同：采购部协助各职能部门、子公司在与成交供应商双方约定的期限内签订合同。其中，招标采购项目应在发出中标通知书30日内签订合同。3、退还采购保证金：采购文件要求缴纳采购保证金的，应尽快退还供应商的采购保证金，供应商发生违反法律和采购文件约定的事项，采购保证金可不予退还。..4、提交履约保证金：采购文件中要求缴纳履约保证金的，成交供应商应缴纳。（十）采购需求部门根据“采购订单上双方约定的条款进行订单追踪。”（十一）货物到达后，由采购部通知使用部门进行来料检验，检验合格后方可办理入库。（十二）将采购订单相关的资料、信息提交财务进行审核和付款。五、采购方式及适用条件采购的主要方式：比选、竞争性谈判、询价、单一来源、框架协议等。（一）比选采购标准采购数量、单位、交期等条件明确的单项采购，并且符合下列条件之一的适用于比选采购：1、工程项目施工承包、劳务类采购，单项合同估算价在400万元以下，50万元以上（“以上”含本数，“以下”不含本数，下同）；2、工程项目重要设备、材料等货物采购，单项合同估算价在200万元以下，30万元以上；3、工程项目勘察、设计、监理等服务类采购，单项合同估算价在100万元以下，20万元以上；4、公司生产经营所需物资类采购，单项合同估算价在30万元以上；5、公司生产经营所需服务类采购，单项合同估算价在20万元以上。..(符合比选条件的采购项目，需在集团公司网站或相关采购媒介公开发布采购信息。)（二）竞争性谈判采购标准竞争性谈判采购应符合下列条件之一：1、单项合同估算价在10万元以上，50万元以下的施工；2、单项合同估算价在15万元以上，30万元以下的设备、材料等物资类的采购；3、单项合同估算价在10万元以上，20万元以下的勘察、设计、监理、可研、广告、培训等其他服务类；(竞争性谈判采购的项目，在公司采购供应商库中发布采购信息。)（三）询价采购标准单项合同估算价在15万元以下（不含本数）的物资类，10万元以下的施工、服务类采购，可采用询价方式，询价单位不少于三家；实施询价采购的，须形成完整的询价报告并完善相关审批流程。（询价采购的项目，在公司采购供应商库中发布采购信息。）（四）单一来源采购标准所购商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造和发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。由单一来源采购的货物采购类服务，是只能从唯一供应商处采购，经集团公司审批同意后，方可采用该方式。（五）框架协议采购标准框架协议采购应符合下列条件之一：..1、对采购“标的”的需求预计将在某一特定时期内不定期（不定期是指不清楚需要的程度、时间和数量及采购频次）出现或重复出现；2、市场竞争激烈，需要定期或重复采购但数量不定的商品类采购。3、需要和特定供应商当面沟通、交流、协商长期合作的采购。（框架协议采购的项目，在公司采购供应商库中发布采购信息。）注：所有采购方式确定的供应商都应纳入供应商库进行管理。六、监督和考核采购领导小组及采购监督委员会及集团各级纪检监察部门将定期或不定期开展采购监督检查工作，提出建议。集团职能部门、各子公司和采购部应予以配合。监督检查的主要内容是：（一）各职能部门、子公司有关采购的规章制度的执行情况；（二）采购部采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；（三）采购投诉及处理情况；集团职能部门、各子公司和采购部工作人员在采购活动中有玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿等违法违纪行为的，应当按照集团公司奖惩规章制度和党纪党规处理。构成犯罪的，移交司法机关处理。七、退货管理验收不合格的产品，应及时将货物退还，并及时将检验情况报采购部，采购员负责按照购货合同的约定处理。采购部将不合格产品情况进行登记，作为供应商考核的依据。..关键供应产品应及时与供应商进行沟通和问题辅导，督促其进行改进，并对改进的结果进行追踪评价。提供不合格产品的供应商，采购部可根据实际情况实施：整改通知、减少采购量、降级、移出供应商库等处罚方式。八、附则（一）采购计划编制采购计划是各单位年内需求采购内容的总体安排。各单位应当在编制年度投资计划和年度财务预算的同时，编制年度采购计划，并上报采购部汇总。采购部在各单位采购计划的基础上编制年度采购计划草案，报集团公司总办会审议批准后实施。（二）凡列为集采范围的物资，必须通过集中采购平台进行统一管理实施。严格审核，防止标外采购、违规采购或从非正常渠道采购。（三）采购完成后，相关需求部门、子公司应按合同相关条款及时与供应生产或经营企业结清货款。逾期将采取督办、警告、通报批评、限期还款、处罚等措施。（四）集团监察部负责对采购活动的全程监督。（五）采购管理制度相关文件：《采购工作（业务）流程说明》《采购需求表》《采购计划表》《供应商管理办法》（暂行）以上各文件需经采购领导小组、采购监督委员会、集团法务审核后通过。