主管如何建立管理模式及提高工作效率

主管如何建立管理模式及提高工作效率主管如何建立管理模式及提高工作效率•主辦單位：信益陶瓷（中國有限公司）•講師：袁明仁•培訓日期：2007年7月20日（五）•17:00～18:30•培訓地點：昆山課程大綱•主管如何建立自己的管理模式•五階段管理模式迴圈圖•六六大順的管理模式•主管如何運用系統化的管理模式•成功的經營管理模式•管理的兩手策略•如何運用PDCA管理迴圈•如何提昇總部的工作效率•如何提昇工作效率：建立完善且可操作性的SOP制度•提昇工作效率常用的表格•如何提高應收帳款管理及異常帳款催收的工作效率•建立總部與分公司管理模式的四大原則•冠軍磁磚總部與分公司管理模式自我評估•春訓結束後交辦總部工作成果驗收•春訓結束後交辦分公司工作成果驗收•如何提高提案改善的工作成效主管如何建立自己的管理模式管理理念解決所面臨的挑戰和管理問題管理系統架構管理體制（機制）管理工具和手段達成目標及績效考核、稽核、檢查、跟催、確認組成強有力的團隊建立部門組織架構及職責目標管理和過程管理結合五階段管理模式迴圈圖制定目標達成的工作計畫及行動方案六六大順的管理模式一大方向二大目標三大要領六六大順五大手法四項原則主管如何運用系統化的管理模式成功的經營管理模式•1.心態：•經營者心態：經營損益達成責任•管理者心態：業績達成責任•2.經營理念：•責任中心制V.S.利潤中心制•3.目標：•短中長期、認知、理解、深淺•業績目標V.S.綜合性經營績效目標•經營責任制V.S.業績責任制•4.經營管理過程：•管控V.S.整合•5.經營管理把握的重點及綱要：•定義：透過計畫、整合、運用、管控有形及無形•的資源，去達成經營目標的循環過程。•八個關鍵循環過程•四個名詞：有形資源、無形資源、經營目標、循環過程。•四個動詞：計畫、整合、運用、管控。•構面：業務面、內控面•組織：作戰系統、後勤系統•思路：資源打多大的戰實力盤點管理的兩手策略•壓力（施加）•動力（提升）•能力（開發）•效力（考核）•活力（發揮）•激勵（向上）如何運用PDCA管理迴圈PLAN:計畫DO:執行CHECK:查核ACTION:改善行動APCD健全的判斷擬訂計畫方案方針策略目標建立基準解決問題找出原因調整差異發現問題進行控制狀況共有工作分配如何提昇總部的工作效率•改善組織架構機制•提高總部的決策效率•提高總部的流程、表單、審核、簽呈效率•每月、每部門進行合理化改善專案•建立異常改善機制及落實異常改善成效的分析•提供做事的工作環境及氛圍•高階主管定期做好跨部門溝通及整合•目標明確，定期檢討，全力以赴，及時激勵，獎懲公平。•減少員工舞弊的機會或想法，員工把心思放在工作上，主管不必花時間在懷疑員工上•目標集中，不要散彈打鳥•提高工作效率的思路：信任、懷疑、授權、做事、人員穩定如何提昇各部門的工作效率：建立完善且可操作性的SOP制度•分公司勞動人事管理手冊•業務代表銷售能力提升培訓手冊•分公司三大通路管理手冊•分工司績效考核管理手冊•分公司目標管理手冊•分公司預算管理手冊•分公司首席管理手冊（行程計畫）•分公司內控手冊•分公司內稽手冊•銷售話術•導購員手冊•業務主管手冊•業務員培訓手冊•基層管理幹部管理手冊•中高階主管管理手冊•客戶滿意度調查手冊•市場資訊蒐集及調查手冊•市場評估及策略發展規劃手冊提昇工作效率常用的表格•工作效率提高表•時間管理表（每日）•時間管理表（每週）•時間管理表（每月）•時間管理表（每季）如何提高應收帳款管理及異常帳款催收的工作效率催收帳款績效考核確認損失控制制度信用管理安全應收帳款信用政策沒有制定合理的信用政策沒有信用管理辦法，沒有客戶的信用資料沒有對應收帳款進行分析，只是簡單的以佔用資金時間指標和貨款回籠指標進行考核沒有一套切實可行的考核制度去評價收款績效建立總部與分公司管理模式的四大原則•原則一：控制過程比控制結果更重要經常聽到某些營銷經理對業務員說：“不管你是怎麼賣的，只要你能賣出去就行，公司要的是銷售額。”這是典型“結果導向”的營銷管理，在目前的市場營銷環境中，上述觀念不僅沒道理，而且已失去了市場。如果哪個營銷經理對業務員是如此要求的話，他最終肯定得不到市場，也得不到他所希望的銷售額。這是一種典型的只管結果不管過程的營銷管理觀念。現代營銷觀念認為：營銷管理重在過程，控制了過程就控制了結果。結果只能由過程產生，什麼樣的過程產生什麼樣的結果。現代營銷管理中最可怕的現象是“黑箱操作”和“過程管理不透明”，並因此而導致過程管理失控，過程管理失控最終必然表現為結果失控。•對營銷人員的過程管理，最基本的要求是控制到“每個營銷人員每天的每件事”。•將營銷人員的過程管理發揮到極致的企業是海爾集團，他們對營銷人員控制稱為“三E管理”，即管理到每個營銷人員（Everyone）每一天（Everyday）的每一件事（Everything）。•海爾集團下屬的某公司，雖然僅有四十多名駐外營銷人員，但其總部的營銷管理人員卻多達四名，這四名營銷管理人員的任務就是對營銷人員的全部營銷過程進行控制。•每天早晨八點鐘，總部的管理人員都要打電話對大多數營銷人員進行檢查，看他們是否準時到達指定客戶（或工作地點）開展營銷工作；每天傍晚五點至六點，營銷人員都要準時與總部管理人員聯繫，彙報當日工作，包括到什麼地方，拜訪什麼客戶，商談什麼問題，解決了什麼問題，還存在什麼問題，需要公司提供何種幫助，客戶的姓名、位址、電話等，以及明天的工作計畫。•總部管理人員將彙報的所有資訊記錄在公司的“日清單”上。公司總部將根據彙報的資訊，定期或不定期進行抽查，調查彙報資訊的真實性。•營銷人員每天也要填寫“日清單”（相當於行銷日記）。營銷人員回公司報銷、述職時，管理人員要對照“日清單”核定票據的真實性，然後才予以報銷。•海爾公司對營銷人員進行全過程管理的“三E管理”，起到了下列五大作用：•第一，它使所有營銷人員的工作都處於受控狀態，使很多企業管理人員常常感歎的營銷人員“將在外，君命有所不受”的狀態徹底改觀；•第二，人都是有惰性的，有些營銷人員取得一點小小的成績後，業績難以再提高，往往是惰性使然，由於採取“三E管理”，營銷人員時時感受到工作的壓力，這種壓力可以變為動力，可以克服惰性，當然也有助於營銷人員提高銷售業績；•第三，“三E管理”通過營銷人員記“日清單”，不斷反省自己，總結經驗教訓，從而使營銷人員的工作能力大大提高，每天都有進步；•第四，通過“三E管理”，總部掌握了營銷人員的銷售進展情況，使公司能夠在營銷人員最需要的時候向他們提供最及時的銷售支持；•第五，公司通過分析“日清單”，能夠掌握市場總體狀況，能夠及時調整營銷政策和營銷思路。•對經銷商的過程管理，其基本要求是管理到“每件產品以什麼價格流向哪個市場”。•對經銷商的過程管理，難度要比對營銷人員的過程管理大得多。因為營銷人員屬於“內部人”，是“可控因素”，而經銷商屬於“外部人”，是“不可控因素”。•正是因為對經銷商的管理不好管，很多經銷商不服管，對很多有實力有談判地位的經銷商不敢管，才導致眾多企業對經銷商管理失控，並最終表現為市場失控。•對經銷商的過程管理，急需解決的有兩個問題：一是敢不敢管的問題；二是管理手段和管理工具問題。•原則二：該說的要說到，說到的要做到，做到的要見到。“該說的要說到，說到的要做到，做到的要見到”，這是ISO9000質量保證體系的精髓，這三句話同樣可以有效用於營銷管理，而且應該成為營銷管理的精髓。“該說的要說到”，它的基本涵義是指營銷管理必須制度化、規範化、程序化，對營銷管理的對象、管理內容、管理程序都必須以文件和制度的形式予以規範，避免營銷管理過程的隨意性，實行“法治”而不是“人治”。•在營銷管理中必須樹立“法”的權威性而不是人的權威性，營銷管理的“法”就是營銷管理制度。因此，成功的營銷管理首要任務是建立營銷管理制度，依法管理，依制度管理。•“說到的要做到”這句話的涵義要容易理解得多，但執行的難度也大得多。“說到的要做到”指的是，凡是制度化的內容，都必須不折不扣地執行。•企業管理最可怕的不是沒有制度，而是制度沒有權威性。有制度而不能有效執行或有制度不執行，比沒有制度對企業管理的危害更大。“做到的要見到”是營銷管理中普遍存在的盲區，它的涵義是指：凡是已經發生的營銷行為都必須留下記錄，沒有記錄就等於沒有發生。•營銷人員每天的工作要通過《行銷日記》留下記錄，理貨員的理貨工作要通過《理貨記錄》留下記載，與客戶的交易要通過《客戶交易卡》留下記錄，營銷人員發生的營銷費用要通過《費用控制卡》留下記錄，對客戶的考察要通過《客戶信用評估卡》留下記錄，對市場的考察要通過《市場考察報告》留下記錄，營銷人員每月（季、年）的工作要通過月（季、年）度業績報告留下記錄，客戶（營銷人員）的來電要通過《電話記錄卡》留下記錄，現場促銷要通過《促銷報告》留下記錄。•“沒有記錄就沒有發生”是營銷管理的一個重要理念。•它對營銷管理有三大作用：•一是建立了責任（業績）追蹤制度，當每件事都留下記錄時，就很容易對事件的責任進行追訴；•二是使營銷過程透明化，能夠有效避免營銷過程中的“黑箱操作”現象和營銷人員工作中不負責任的現象；•三是營銷人員可以通過營銷記錄進行總結提高。•原則三：預防性的事前管理重於問題性的事後管理。營銷管理人員通常有兩種典型的管理方式，一種人習慣於“問題管理”，另一種人習慣於“預防管理”。習慣於“問題管理”的管理者，他們管理特點是哪里發生問題，就到哪里解決問題，“問題管理”屬於事後糾錯式的管理，這種管理只能解決已經發生的問題，而不能預防問題的發生。習慣於“預防性管理”的管理者，他們的管理特點是在問題發生之前就已經預料到問題可能會發生，並採取相應的措施預防問題的發生。•一個企業的營銷管理，不可能沒有事後的“問題管理”，但問題管理太多，只能說明管理的失敗。•一個習慣於問題管理的管理人員，不管他解決問題的能力有多強，不管他曾經解決的問題難度有多大，不管他曾經做出過多麼轟轟烈烈的事，這樣的管理者總是很難成為最優秀的營銷管理人員。•最優秀的管理者總是由於他們的遠見和洞察力，由於他們的調研能力，把問題消滅在萌芽之前。習慣于預防性管理的營銷管理者，可能並沒有習慣於問題性管理者那樣津津樂道的故事，他們的管理經歷由於預防了問題的發生而顯得平平淡淡。凡事預則立，不預則廢。凡是沒有做好預防性營銷管理的企業，必然會由於問題成堆而不得不花大量的時間去解決問題，這又使得他們缺乏時間和精力去預防問題，從而形成惡性循環。•要做營銷管理的預防性工作，就必須加強調研，通過調研發現問題的苗頭，發現問題的規律，發現可能發生的問題。•一個成天坐在辦公室裏的營銷管理人員是很難做好預防管理工作的，每個營銷管理人員必須明白：他的工作場所在銷售一線，只有深入一線才能發現真正的問題，才能提前發現問題。•在生產領域，最優秀的生產管理人員最有效的管理方式是“走動管理”。在營銷管理領域，最優秀的營銷管理人員最有效的管理方式還是“走動管理”，即要經常到市場上去走一走，去發現問題，現場解決問題。普遍的管理者，解決問題後就完了。而優秀的管理者還得思考問題的性質，是例外問題還是例常問題。例外問題是偶然發生的問題，而例常問題是重複發生的問題。優秀的管理者解決例常問題後，需要建立一種規則、一種政策、一種原則，以後發生類似的問題，根據原則處理就行了。•原則四：營銷管理的最高境界是標準化長期發來，我們更多地把營銷當作一種藝術，經驗、悟性、靈感和個人的隨機應變佔有更重要的地位，因此，大多數企業的銷售可以稱為“精英銷售”或“英雄主義的銷售”。•那些企業擁有了幾個優秀的營銷人員，靠這些優秀營銷人員個人的傑出能力，就能為企業在市場上打出一片天下。營銷經理們總是千方百計從各種渠道挖掘優秀的營銷人才。•遺憾的是，“營銷精英”們的跳槽頻率極高（他們總是競爭對手挖牆角的對象），管理起來難度也極大。•他們既能為企業開發市場，也最容易毀掉企業的市場，甚至將客戶帶往競爭對手。“精英銷售”體制還給企業帶來一個問題：當企業沒有找到或沒有培養出銷售精英時，企業只有通過那些普通的營銷