04项目管理软技术-第四章项目沟通管理(2)

项目管理软技术SoftTechnologyInProjectManagement尚德机构洪七公（红老师）[e-mail]尚德机构洪七公（红老师）[e-mail]第4章项目沟通管理ProjectCommunicationManagement项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理沟通的内容与过程必须具有真实性。沟通的信息必须至少对其中一方有用和有价值的信息，这是沟通能够存在、成立和有效的基础和前提。项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理即有效沟通必须将有意义的信息，通过适当和必要的渠道沟通，由一个主体送达另一个主体。项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理有意义、真实的信息必须由适当的主体发出，并通过适当的渠道传递给适当的另一主体接受。项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理即有效沟通必须由适当的主体发出，并通过适当的渠道，完整的传送给适当的主体接受。项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理任何沟通都是有时间限制的，整个沟通的过程必须在沟通发生的有效期内完成，否则，也会失去沟通的意义项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理即有效沟通还必须具有时间和沟通内容与方式上的连续性。项目沟通的基本理论4.1沟通(Communication)是指人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈过程，目的是实现思想的一致和感情的通畅。基本原理1真实性原理2渠道适当性原理3沟通主体共时性原理4信息传递完整性原理5时间性原理6连续性原理7目标性原理沟通目标、目的不明确，必将造成信息发送者所发信息混乱、模糊、含混不清，接受者只能靠经验和场景猜测对方的用意，从而极易导致沟通误差或沟通失败1.以下属于沟通的原理的是（）A.真实性B.渠道适当性原理C.片段性D.时间性ABD练习与思考项目沟通的基本理论4.1沟通的过程信息源（信息发送者）传递信息（信息接受者）理解信息（信息接受者）编码译码环境噪声在项目沟通中，不能忽视干扰因素对信息传递的影响。例如，模棱两可的语言、难以辨认的字迹、模糊的字迹、电话中静电的干扰、施工现场的背景噪声、信息发送者的音量大小和方言等外部因素。一般认为，沟通过程发生影响的环境因素包括心理环境、场所、社会环境和文化环境。项目沟通4.1.2项目沟通是保证项目顺利进行的润滑剂。项目沟通是以项目经理为中心。作用1项目决策和计划的依据2项目组织和控制管理过程的依据和手段3建立和改善人际关系4项目经理成功领导的重要手段2.以下属于项目沟通作用的是（）A.项目决策和计划的依据B.项目组织和控制管理过程的依据和手段C.项目经理成功领导的重要手段D.建立和改善人际关系ABCD练习与思考项目沟通4.1.2马斯洛认为成功管理来自交流。项目经理需要花费全部工作时间的75%~90%对项目实施过程中口头、书面或其他方式的沟通进行管理，保证所有项目利益相关者之间能够进行有效沟通。1准确性2及时性3完整性4有效性原则信息应以通俗易懂的方式进行信息传递与交流，避免使用生僻的、过于专业的语言和符号。1避免事必躬亲2避免过度沟通项目经理进行项目沟通的基本原则：项目沟通4.1.21个性障碍2角色障碍3职责范围不明确4组织风气不正障碍一个项目团体，由于个人所承担的角色不同、职责不同、利益和需求不同，引发沟通障碍.5语义障碍6知识水平障碍7沟通渠道选择8选择性知觉项目沟通的最大障碍项目沟通4.1.21善于倾听2重视双向沟通3精心选择语言4抑制不良情绪技巧项目沟通的类型与形式4.21正式沟通2非正式沟通根据项目沟通信息的【严肃程度】分类：通过组织明文规定的渠道进行信息的传递和交流1上行沟通2下行沟通根据项目沟通【信息交流的方向】分类：下级的意见、情况向上级反映3平行沟通3斜向沟通上层领导把有关指示、意见、决议以及组织目标、规章制度、工作程序等向下传达各平型组织之间的信息沟通信息在不同层次之间的不同部门之间流动时的传递项目沟通的类型与形式4.21单向沟通2双向沟通根据项目【沟通的路线】分类：发送者和接受者之间的角色不可互换，一方发送信息，另一方接受信息，双方不需要信息反馈，如命令、指示灯。发送者和接受者的角色不断转换，双方以协商、讨论、谈判的方式交换信息，双方在信息反馈之后，不断商谈，直到满意为止。沟通速度快准确性较差，难以掌握效果准确及时了解效果，增进双方了解，建立良好人际关系浪费时间、缺乏条理性，且容易受外界干扰项目沟通的类型与形式4.21书面沟通2口头沟通根据项目【采用的工具】分类：1言语沟通2非言语沟通根据项目沟通【语言形式】分类：采用语言、文字、图表、图画等形式进行传递和交流指通过肢体语言、面部表情、着装等非语言形式进行传递和交流眼睛睁大、嘴巴微张表示惊奇，点头表示默许或同意，摆手表示不需要或不同意，车的左灯亮表示要左转等2.根据项目沟通信息的严肃程度分类，可分为（）A.书面沟通B.口头沟通C.正式沟通D.非正式沟通CD练习与思考项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通主体】分类：1自我沟通2人际沟通包括思想情感、态度、工作方式、工作方法的自我反省。指将信息由一个人传递给另一个人或多个人，同时包括人与人之间的相互理解，如项目经理与项目团队之间的沟通。3组织沟通组织内部或组织之间的信息传递。项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道1非正式沟通渠道项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道链式沟通渠道在项目系统中，链式沟通渠道相当于一个纵向沟通渠道，信息按高低层次逐级传递，信息可以自上而下也可以自下而上地交流。项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道轮式沟通渠道再论是沟通渠道这种形式中，有一个信息的汇集点和传递中心项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道环式沟通渠道环式沟通渠道中的成员依次联络沟通项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道全通道式沟通渠道全通道式沟通渠道是一个开放式的信息沟通系统，其中每个成员之间都有一定的联系，彼此十分了解项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道Y式/倒Y式沟通渠道两位领导通过一个人或一个部门进行沟通，这个人或部门称为沟通的中心Y式沟通渠道倒Y式沟通渠道项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道单线式沟通渠道消息由一个人通过一连串的人把消息传播给最终的接受者项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道饶舌式沟通渠道又叫闲谈传播式。由一个人主动把小道消息传播给其他人，如在小组会上传播小道消息项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道随机式沟通渠道又叫机遇式传播。由一个人偶然地将消息传播给另外一个人，这个人又偶然地将信息传播给他人，并无一定的路线。项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道集束式沟通渠道又叫群集式传播。它是将信息由一个人有选择地告诉自己的朋友和有关的人，使有关的人也照此进行信息沟通的形式。这种沟通形式最为普遍。项目沟通的类型与形式4.2根据项目【沟通渠道】分类：1正式沟通渠道2非正式沟通渠道优点缺点①满足团队员工情感方面的需要②弥补正式通道渠道形式的不足③了解职工真正的心理倾向与需要④减轻管理者的沟通压力⑤防止某些管理者滥用正式通道，有效防止正式沟通中的信息“过滤现象”①沟通过程中没有约束力②信息传递的有效性降低③信息容易被歪曲和发生错误的可能性很大，由此可能带来很大麻烦3下列属于正式沟通的是（）A.Y式沟通B.轮式沟通C.链式沟通D.集束式沟通ABC练习与思考项目沟通的形式4.2.2项目沟通有很多形式，常用的两种形式为项目会议沟通和项目谈判。项目沟通的形式4.2.2项目沟通有很多形式，常用的两种形式为项目会议沟通和项目谈判。1项目情况评审会议2项目解决问题会议3项目技术评审会议定期召开，会议的基本目的就是通知情况，找出问题和制定下部的行动计划，以便及时、全面地了解项目的进展情况，及时解决问题并找出潜在的问题。随时召开，及时解决问题，是在项目实施过程中有效沟通的最好方式。在项目运作过程中，需要召开一次或多次项目技术评审会议，以确保业主方满意或批准项目承约人提出的设计方案。项目沟通的形式4.2.2项目沟通有很多形式，常用的两种形式为项目会议沟通和项目谈判。制定会议计划组织会议准备分发的材料控制会议为什么要召开会议？会议主题是什么？召开会议以期达到什么样的结果？召开会议可能会碰到什么问题？应怎样解决？确定议事日程，并告知参会人员确定参会人员、会议地点及时间确定会议主持人向与会者公布其各自所需的信息包括图形、图表、图解、图片、表格和实体模型限定会议时间专题讨论，限制跑题讨论有效总结项目进展情况项目沟通的形式4.2.2项目沟通有很多形式，常用的两种形式为项目会议沟通和项目谈判。所谓谈判，是指双方和多方项目利益相关者为实现既定的项目目标，消除分歧，改变对立关系，交换意见，相互磋商，以达成谈判者双方均可接受的协议和对某物得出解决办法。原则方式1客观性原则2求同存异原则3利益最大化原则1妥协型2原则型3强硬型委曲求全，随时准备付出沉重代价公平客观，灵活变通，各得其利寸利必争，以获得最大利益多中少让步项目沟通管理概述4.3特征1复杂性2系统性项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效管理。作用1有助于决策4有助于建立良好的人际关系2有助于降低管理成本3有助于项目少走弯路5项目经理成功领导的主要手段项目沟通管理概述4.3沟通管理计划1文件保存方式2沟通列表3工作汇报方式规定所有的邮件必须回复是否收到4统一项目文件格式5沟通计划维护人项目沟通管理概述4.3误区1重外部沟通，轻内部沟通2项目团队成员只需要执行决策有些管理者认为，决策是领导做的，部下只需执行上级决策，无需相互沟通