02_第二章项目的组织和过程管理

1/142信息工程项目管理InformationEngineeringProjectManagement(IEPM)丁勇合肥工业大学管理学院第二章项目的组织和过程管理2/142第一章IT项目管理概述第二章项目的组织和过程管理第三章项目整合管理第四章项目范围管理第五章项目时间管理第六章项目成本管理第七章项目质量管理第八章项目人力资源管理第九章项目沟通管理第十章项目风险管理第十一章项目采购管理本课程主要内容☞3/1422.1组织环境2.2系统方法2.3项目阶段2.4项目组织2.5项目过程本章内容☞第二章项目的组织和过程管理4/142项目都是在一定的环境背景下规划与实施的，这些因素都会对项目产生积极或消极的影响；应该将项目置于其所处环境及其同这些环境之间的关系中进行考虑。组织：人类通过社会活动，按照一定目的、任务和形式加以编制的群体。组织环境：存在于组织外部，和组织密切联系，决定组织存在和发展的自然、经济、技术、政治、社会的各种因素和条件的集合体。2.1.1组织环境的概念2.1组织环境第二章项目的组织和过程管理5/142组织环境，包括自然环境和社会环境(经济、政治、文化)。组织环境对IT项目的效益和效率起关键作用，是IT项目管理的基础。客观性:不随组织中人们的主观意志为转移，它制约着组织的活动。系统性:组织环境是由与组织相关的各种外部事物和条件相互有机联系所组成的整体，组织的外部环境和内部环境构成了不同层次的子系统。动态性:组织环境的各种因素是不断变化的，各种组织环境因素又在不断地重新组合，不断形成新的组织环境。2.1.2组织环境的特征2.1组织环境第二章项目的组织和过程管理6/142实践证明，一个IT项目的成功，30%靠项目经理的能力，70%取决于企业项目管理的环境。组织必须建立一个良好的项目管理环境，并不断的对项目管理环境进行优化，确保IT项目的成功率。2.1组织环境——2.1.2组织环境的特征第二章项目的组织和过程管理7/142IT项目人员往往缺乏对组织的战略目标和IT战略计划的全面了解。在实施IT项目时，他们将更多地把视角放在技术层面上，忽略了对组织战略目标的理解能力和信息化的感悟能力的造就。IT项目人员应该将对组织战略计划的理解放在首要位置。2.1.3战略计划与项目的选择2.1组织环境第二章项目的组织和过程管理8/142“战略”是“战争谋略”的简称，这一概念来源于军事领域，是指战争中整体性、长期性、基本性问题的计谋。战略针对整体性问题，战术针对局部性问题；战略针对长期性问题，战术针对短期性问题；战略针对基本性问题，战术针对具体性问题。2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理9/142人们将组织的整体性、长期性、基本性计划称为战略计划。战略计划是通过对组织优势、劣势的分析，研究组织环境中存在的机会与挑战，预测未来的趋势，展望新的产品和服务需求，从而确定的长远目标规划。2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理10/142明确组织战略与IT战略的关系，并从组织战略的高度筛选和决定实施哪些IT项目。IT项目计划一般包括确定IT战略计划、分析业务、编制项目计划和项目资源分配4个过程。图2-1IT项目计划过程2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理11/142编制IT战略计划是IT项目计划过程的第一步，IT项目计划首先应从组织整体环境和战略计划角度来考虑。确定IT战略计划的主要成果是，明确IT战略满足组织战略的发展方向，识别关键业务领域。SWOT——将与研究对象密切相关的各种内部优势因素（Strengths）、劣势因素（Weaknesses）、机会因素（Opportunities）和威胁（Threats）因素，通过调查分析和罗列后按矩阵形式排列，并运用系统分析的原理，将各种因素相互匹配加以分析，从中得出一系列相应的结论。2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理12/142P.38SWOT分析方法的核心问题是：我们的强项是什么，在项目中如何很好的利用这些强项？我们的弱项是什么，如何减少这些弱项对项目的影响？市场提供了怎样的机会，如何在项目中利用这些机会？威胁项目成功的因素有哪些，应该如何来应对这些威胁？2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理13/142电子信息产业5个重大项目SWOT分析教材p39启示：企业战略计划与企业信息化的关系是紧密的，IT项目对企业核心战略竞争力的作用与贡献是不可代替的。SWOT分析实质上是企业核心竟争力的分析，因此对于IT项目战略计划的确定，SWOT分析具有重要作用。【案例】第二章项目的组织和过程管理14/142P.38让非IT部门的负责人参与SWOT调查与分析非常关键，他们能够帮助IT人员很好地理解组织战略，明确各部门的业务关系。IT项目计划的核心目标是建立组织的信息战略。随着IT的不断发展，信息战略已由组织的部门职能战略提升为组织的核心战略，信息系统也成为组织战略的核心。2.1组织环境——2.1.3战略计划与项目的选择第二章项目的组织和过程管理15/1422.1组织环境2.1.3战略计划与项目的选择表2-1企业投资IT项目原因分析16/1422.1组织环境2.2系统方法2.3项目阶段2.4项目组织2.5项目过程本章内容☞第二章项目的组织和过程管理17/1422.2系统方法项目必须在一个广泛的组织环境中运行，项目经理需要掌握系统原理，采用系统思维方法，在一个更大的组织视野下来考虑项目。第二章项目的组织和过程管理18/1422.2.1系统的定义系统（system)是由相互联系和相互制约的若干组成部分结合成的、具有特定功能的有机整体。系统包含有三层含义：系统由若干部分组成系统有一定的结构系统有一定的功能和目的2.2系统方法第二章项目的组织和过程管理19/1422.2.2系统的特征系统是在一个特定环境下，为着某个目标发挥作用的一系列因素的集合，它具有如下特征：集合性是系统最基本的特征系统的结构是有层次的系统具有相关性这些特征在IT项目中表现得非常突出2.2系统方法第二章项目的组织和过程管理20/1422.2系统方法2.2.2系统的特征图2-2大型铝冶炼联合企业现代集成制造系统结构图第二章项目的组织和过程管理21/1422.2.3系统的原理系统原理为认识项目管理的本质和方法提供了新的视角，其要点主要体现在如下几各方面：整体性原理动态性原理开放性原理环境的适应性原理综合性原理原理是指某种客观事物的实质及运动的基本规律。2.2系统方法第二章项目的组织和过程管理22/1422.2.4系统方法为了有效的应对复杂的环境，项目经理需要以系统的方法从整体的视角看待项目和项目运营的组织环境。在IT项目管理中采用系统思维对项目的成功具有关键的作用。系统思维所体现的系统方法是解决复杂问题的一个整体方法，包括系统观念、系统分析和系统管理。2.2系统方法第二章项目的组织和过程管理23/142系统观念是指一整套系统地思考事物的思维模式：任何事物都是作为系统而存在的，都是按照一定结构组成的有机整体；系统思维要求人们必须把研究和处理的对象看作是一个完整的系统，要辩证地对待它的整体与部分、部分与部分、系统与环境等的相互联系和相互作用；从整体的角度把系统中的各种因素进行协调和处理，以求达到对问题做出最佳地处理。2.2系统方法——2.2.4系统方法第二章项目的组织和过程管理24/142系统分析是一种解决问题的方法。通过确定系统的研究范围，将其分解为各个组成要素；然后识别和评价各要素存在的问题、机会、约束、需求；对提出的解决方案站在系统的高度进行比较，筛选一个最优的方案。2.2系统方法——2.2.4系统方法第二章项目的组织和过程管理25/142系统管理是在一个系统进行变革的过程中，运用系统的原理来管理和解决相关的问题。在管理一个具体的IT项目时，人们很容易将主要精力放到项目的一些细节上，而忽视了项目对更大系统或组织运营和需求的影响。明确IT项目的关键业务、技术和组织以及各个项目间的相关性，是对高层管理人员和项目经理的基本要求和系统管理的首要任务。2.2系统方法——2.2.4系统方法26/1422.1组织环境2.2系统方法2.3项目阶段2.4项目组织2.5项目过程本章内容☞第二章项目的组织和过程管理27/1422.3.1项目阶段性特征人们将项目划分成不同的阶段，以简化项目的复杂度和可控性，更好的处理项目与组织的日常运营之间的关系，提高项目的成功率。2.3项目阶段第二章项目的组织和过程管理28/142项目阶段的划分根据项目和行业的不同有所不同，但几个基本的阶段包括定义、开发、实施和收尾。项目定义阶段和开发阶段的主要工作是形成项目计划，称为项目可行性阶段。项目实施阶段和收尾阶段的主要工作是根据项目计划开展实际工作，称为项目获取阶段。2.3项目阶段——2.3.1项目阶段性特征第二章项目的组织和过程管理29/142图2-3项目阶段总体架构2.3项目阶段——2.3.1项目阶段性特征为什么要做？做什么？怎么做？谁来做？执行、监督、控制验收、总结第二章项目的组织和过程管理30/142定义阶段的主要任务是制定项目建议书，它主要描述为什么要做？做什么？对于项目目标来说，项目建议书决定着其未来的蓝图与框架。开发阶段的主要任务是规划项目怎么做？谁来做？项目组要根据项目建议书，制定出更为详细的项目计划。实施阶段的主要工作是执行项目计划，并进行项目的监督和控制。其目的就是把项目的内容完成。收尾阶段的主要任务是完成项目的验收与工作总结,为后续的项目提供经验、教训和帮助。2.3项目阶段——2.3.1项目阶段性特征第二章项目的组织和过程管理31/142项目的阶段进程是一个从无到有的过程，在这一过程中，每个阶段都以工作成果的完成为标志，这种工作成果应该是有形的、可评审的和可回溯的。项目阶段的结束通常以通过工作成果的评审标志，阶段评审的目的主要有二个，一是决定该项目是否可以进入下一个阶段；二是尽可能以较小的代价查明和纠正错误。每一个阶段产生的成果，不但应该包括项目的技术成果，还应该包括项目的管理成果以及形成这些成果的过程。这些成果应该成为项目下一个阶段和组织与个人的宝贵财富。2.3项目阶段——2.3.1项目阶段性特征第二章项目的组织和过程管理32/1422.3.2项目的生命周期与世界上的任何事物一样，项目也有一个孕育、诞生、成长、成熟、衰亡的过程，这就是项目的生命周期。2.3项目阶段33/142实施/执行阶段1)团队形成：关键人员2)任务/工作/目标3)编制WBS4)总体规划/预算/程序5)规划组织结构6)进行风险评估7)确认项目验证8)后续工作的许可1)建立组织与沟通2)项目团队的开发3)细化项目技术要求4)绩效报告编写5)采购管理6)跟踪管理7)过程控制8)指挥调度协调1)审查和验收2)项目结果形成文件3)项目移交4)项目评估5)解除项目资源6)解散项目团队概念/启动阶段开发/计划阶段结束/收尾阶段新的项目设想1)收集数据2)识别需求3)产品/服务描述4)确定目标、干系人5)项目论证6)建议书/可行性报告7)项目章程8)选择项目经理一般项目生命周期的阶段划分2.3项目阶段第二章项目的组织和过程管理34/1422.3熟悉项目阶段2.3.2项目的生命周期P.44表2-3项目的生命周期及其主要工作35/142——项目干系人对项目的影响随着时间的推移变得越来越微弱。——成功的概率随着时间的推移越来越大。——每个阶段的结束以预先定义的可交付成果为标志。项目生命周期的特性（I）时间人员风险&机会开始结束成本费用或人力投入36/142项目生命周期的特性（II）冲突的变化——概念阶段冲突最多、收尾阶段次之。项目初期投入直接影响整个项目的成败（需求的变化）—