《零星后勤物资采购管理制度》

上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD【零星后勤物资采购管理制度】制度概况制度编号版本编号生效日期2015-01-01密级程度■普通□秘密□机密□绝密目的为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。版本优化原因与内容新制订主送抄送主送抄送部门/区域岗位部门/区域岗位总部各中心/负责人总部各中心/全体人员各省公司、各分拨中心负责人各省公司、各分拨中心全体人员相关制度或流程拟制部门人力行政中心--行政部拟制人邓亦云上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD目录一、制度正文··································································1第一章总则·······························································11.0目的·······························································12.0范围·······························································13.0定义·······························································13.1采购·······························································13.2供应商··························································13.3零星后勤物资····················································14.0职责·······························································14.1使用部门····························································14.2采购专员···························································1第二章具体内容···························································11.0采购申请······················································12.0采购审核····························································23.0采购办理···························································24.0入库办理··························································25.0物品领用··························································26.0盘点·······························································3第三章授权事项·························································21.0零星后勤物资采购事项授权··········································32.0采购费用报销授权···················································4第四章附则·····························································4二、例外·····································································4三、解释·····································································4四、引用································································4五、附录······································································5上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD零星后勤物资采购管理制度一、制度正文第一章总则1.0目的为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。2.0范围适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。3.0定义3.1采购：指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以满足自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、安装、调试以及售后服务等多个环节。3.2供应商：指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、个人或以其他形式存在的机构。3.3零星后勤物资：在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。4.0职责：4.1使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。4.2采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务报销手续等。第二章具体内容1.0采购申请1.1使用部门有后勤物资需求时，首先在SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到物料仓库领取。一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统统一配发。1.2对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写《后勤物资采购申请单》（须注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部）申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。1.3对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申请流程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD1.4原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。2.0采购审核2.1总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（《关于人力行政费用申请与报销对分子公司授权的通知》）。2.2审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的，应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。3.0采购办理3.1采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。3.2在实施采购时，应本着5R（适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资质量可靠、物美价廉。3.3对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货方式、供货周期、售后服务等多个方面。3.4合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。3.5对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行再评估。3.6对单个金额≥500元、或批量金额≥3000元的后勤采购事项，应以比价表的形式进行会签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。4.0入库办理4.1所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。4.2入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。4.3办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。5.0物品领用5.1所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。5.2在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。5.3对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD6.0盘点6.1所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。6.2对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额≥1000元时，必须上报中心负责人。6.3对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。第三章授权事项1.0零星后勤物资采购事项授权申请事项采购要求流程审批节点1.伙食类(含食材/调味品/燃气)1.各省每月10日前提交伙食费计划总额，按11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总审批，报总部备案；2.超标/例外情况提交总部审批；3.采取备用金形式(按11元/人/天*用餐人数*3天)。分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案省/分拨：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总超标准/例外情况：省总-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁2.福利及员工奖品类(含部门活动经费类物品采购)1.制度标准内由省总批；2.超标准提交总部批准(最高需副总裁或以上领导批准)。3.员工奖品类别：文娱颁奖、体育竞技奖、培训(评优)达标、其他；4.奖品单笔≤2000元由省总批准，全年不超出四次，超额或超次数向总部申请。福利及活动经费类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）员工奖品类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁3.后勤基建维修类(含工具、配件)1.单笔≤1500元由省总批准；2.1500单笔≤5000元由人力行政中心负责人批准；3.总价超出5000元的按流程提交至“工程项目部”或管理工程中心“办理；4.总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(≤1500)-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人(1500M≤5000)-工程项目部或管理工程中心办理（M5000）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）4.消防类配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公司综合管理部批准备案。（消防配备标准：25平米1组灭火器2个，4KG干粉）分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（备案）总部分子公司综合管理部5.后勤物资